Qu'est-ce qu'une dépense à la charge du propriétaire ?

Lorsque l'agence assume une dépense qui incombe au propriétaire (comme des réparations, un nettoyage supplémentaire ou le remplacement de matériel), celle-ci doit être enregistrée dans le système pour apparaître dans le règlement correspondant.

Avantages de les enregistrer correctement

Contrôle précis des dépenses qui incombent au propriétaire.
Inclusion automatique dans le règlement approprié.
Possibilité de gérer des dépenses récurrentes ou partagées entre plusieurs logements.

Étapes pour créer une dépense à la charge du propriétaire

Dans VRMS, choisissez l'une de ces options :
- Propriétaires → Contrôle des dépenses et acomptes → Dépenses à la charge du propriétaire → Nouveau.
- Logements → fiche du logement → Dépenses à la charge du propriétaire → Nouvelle dépense (le logement est attribué automatiquement).
- Réservations → fiche de la réservation → Actions → Nouvelle dépense (la dépense est liée à cette réservation).
Complétez le bloc « Données générales » :
- Nom de la dépense : sélectionnez un existant ou créez-en un nouveau.
- Date d'enregistrement : le jour actuel apparaît par défaut.
- Logements associés : choisissez un ou plusieurs.
- Description de la dépense.
Complétez le bloc « Données de charge / Montants » :
- Montant hors taxes.
- Date de charge (définit dans quel règlement elle sera affichée).
- Taux applicable.
- Méthode de paiement.
- Paiement au fournisseur (optionnel).
Options dans « Configuration avancée » :
- Activer la retenue et indiquer le pourcentage.
- Configurer la répétition jusqu'à une date finale pour les dépenses récurrentes.
- Diviser le montant entre plusieurs logements (si applicable).
Enregistrez la dépense pour qu'elle soit enregistrée.

Dépenses automatiques dans les réservations

Si dans le contrat du logement vous cochez l'option « Soustraire les dépenses du paiement du propriétaire », le système générera automatiquement une dépense pour chaque réservation et l'ajoutera au règlement.

Inclusion dans le règlement

Les dépenses apparaîtront dans l'aperçu du règlement selon la date de charge. Si vous souhaitez en exclure une, il suffit de décocher la case à côté du concept : elle sera en attente pour le règlement suivant.

Conseil utile

Définissez des catégories de dépenses claires pour éviter les confusions.
Vérifiez la date de charge avant d'enregistrer.
Utilisez l'option de dépenses récurrentes pour des montants fixes.
Vérifiez bien la répartition lorsqu'une dépense concerne plusieurs logements.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si je me trompe dans la date de charge de la dépense ?

Elle sera incluse dans le règlement erroné. Vous devez éditer la dépense et corriger la date pour qu'elle soit reflétée dans le règlement approprié.

Puis-je modifier ou supprimer une dépense après l'avoir créée ?

Oui, vous pouvez toujours accéder à l'enregistrement de la dépense et la modifier ou la supprimer.

Comment enregistrer une dépense qui concerne plusieurs logements ?

Sélectionnez les logements impliqués et le système divisera automatiquement le montant entre eux.

Comment fonctionnent les dépenses récurrentes ?

Le système génère un nouvel enregistrement de la dépense de manière périodique jusqu'à la date finale que vous indiquez.

Que se passe-t-il si j'exclus une dépense dans l'aperçu du règlement ?

Elle ne sera pas incluse dans le règlement actuel et sera en attente pour le suivant.

Puis-je créer mes propres catégories de dépense ?

Oui, vous pouvez définir les types de dépense dont vous avez besoin pour mieux organiser votre comptabilité.

Quelle est la différence entre une dépense et un acompte ?

La dépense est un montant que l'agence couvre au nom du propriétaire et qui est déduit de son règlement ; l'acompte est une avance qui peut être ajoutée ou déduite selon qui l'effectue.