Découvrez pourquoi vous avez besoin de ce module de facturation
Lorsque vous gérez des propriétés, ce n’est pas toujours vous qui prenez en charge les dépenses. Parfois, elles doivent être refacturées au propriétaire. Pour que ce processus soit rapide, fiable et centralisé, VRMS propose un module dédié qui permet de facturer ces frais de manière simple et précise.
Qui peut bénéficier du module de frais à propriétaire ?
Ce module est conçu pour les Property Managers qui doivent refacturer un ou plusieurs frais aux propriétaires, que ces frais soient prévus dans les mandats ou saisis manuellement.
Important : le module est activé par défaut dans votre système VRMS, sous le menu Propriétaires → Dépenses à la charge du propriétaire. Il n’est pas compatible avec Fatturazione Elettronica (Italie), Comptabilité Contaplus (Espagne) ni E-factura Portugal – SAF-T.
Comment créer et gérer une dépense à propriétaire
1. Détail d’une dépense
Depuis VRMS → Propriétaires → Contrôle des dépenses et acomptes, un bouton « Dépenses » permet de générer une nouvelle dépense. En ouvrant cette dépense, vous pouvez :
Émettre une facture.
Générer un reçu.
Émettre une facture rectificative.
Les données sont préremplies dans le système, mais vous pouvez modifier n’importe quel champ à l’aide de l’icône crayon.
2. Panneau d’actions (colonne de droite)
Sur la droite, vous disposez d’options pour modifier ou ajuster :
Date d’émission.
Raison sociale.
Numéro et série de facture (avec vérification de disponibilité).
Modèle à utiliser.
Langue.
Le système signale toute restriction ou erreur, en expliquant la cause pour que vous puissiez la corriger.
Attention aux détails
Il n’est pas possible de refacturer une dépense déjà facturée.
3. Documents associés
Chaque dépense comprend un bloc appelé Documents associés, où vous pouvez :
Afficher le document.
L’imprimer.
Comment fonctionne la liste des dépenses à propriétaire
Dans la vue principale, vous retrouvez des champs tels que :
Type, détail, montant de la dépense et hébergement associé.
Date de création et date de prélèvement.
Statuts : payé au fournisseur, soldé au propriétaire, déjà facturé au propriétaire.
Résultat des importations automatiques.
Colonne d’actions : modifier ou supprimer la dépense.
Bouton d’actions disponibles
En sélectionnant une ou plusieurs dépenses, un menu d’options rapides s’active :
Émettre une facture.
Générer un reçu.
Émettre une facture rectificative.
Supprimer la dépense.
Liste générale des factures
Dans VRMS → Comptabilité → Facturation et Paiements → Facturation → Liste des factures, vous retrouvez tous les documents générés :
Facture de dépenses.
Reçu de dépenses.
Facture rectificative de dépenses.
Modèles de facturation
Le modèle par défaut pour les factures de dépenses à propriétaires se trouve dans Documents comptables. Il est modifiable, mais il est conseillé d’en faire une copie avant toute modification pour conserver la version originale.
Remarque : il n’est pas possible de changer le statut d’une facture de dépense (seulement celui d’un reçu).
Principaux avantages
Le module de facturation des dépenses à propriétaire permet :
De gagner du temps sur les tâches répétitives.
D’avoir un meilleur contrôle sur les dépenses.
D’éviter les erreurs ou écarts comptables.
Maintenant que vous connaissez l’outil, mettez-le en pratique et consacrez votre temps à ce qui compte vraiment : la gestion de vos propriétés.
Questions fréquentes
Peut-on refacturer une dépense déjà facturée ?
Peut-on refacturer une dépense déjà facturée ?
Non. Le système l’empêche et affiche un message expliquant la raison.
Où se trouvent les documents générés ?
Où se trouvent les documents générés ?
Dans le bloc Documents associés de la dépense et aussi dans la Liste des factures de la section Comptabilité.
Que faire si je dois modifier le numéro de facture ?
Que faire si je dois modifier le numéro de facture ?
Vous pouvez modifier la série et la numérotation depuis le panneau de droite, à condition que le numéro soit disponible.
Puis-je utiliser ce module si j’ai Fatturazione Elettronica, Contaplus ou SAF-T ?
Puis-je utiliser ce module si j’ai Fatturazione Elettronica, Contaplus ou SAF-T ?
Non, car il n’est pas compatible avec ces intégrations.
Comment personnaliser le modèle de facturation ?
Comment personnaliser le modèle de facturation ?
Depuis « Documents comptables », en dupliquant toujours le modèle original avant d’y apporter des modifications.