Configurez la caution de façon flexible et inspirez confiance à vos clients
La caution est un outil clé pour protéger vos hébergements contre les dommages ou les manquements. Cependant, une mauvaise gestion peut entraîner des erreurs comptables, de la confusion ou même des litiges avec les clients. Le VRMS vous permet de configurer la caution de manière flexible, de l'adapter à chaque propriété et d'automatiser son remboursement, améliorant ainsi l'efficacité et renforçant la confiance de vos clients.
Où configure-t-on la caution ?
Selon vos besoins opérationnels, vous pouvez définir la caution à deux niveaux :
Configuration globale (pour tous les hébergements)
Configuration globale (pour tous les hébergements)
Chemin : Tarif → Extra → Caution (remboursable)
Utilisez-la si le montant et la procédure sont identiques pour toutes vos propriétés.
Configuration individuelle (par hébergement)
Configuration individuelle (par hébergement)
Chemin : Fiche de l'hébergement → Extra
Idéal si vous souhaitez appliquer des montants, des méthodes de paiement ou des délais différents selon l'hébergement.
Comment la caution est-elle payée ?
Moment du paiement
Chemin : Fiche de l'hébergement → Quand payer
Options disponibles :
Au moment de la réservation.
À l'arrivée.
Avec le dernier paiement avant l'arrivée.
Conseil utile
Il est recommandé de configurer le paiement de la caution « à l'arrivée » pour une meilleure expérience client.
Méthode de paiement
Chemin : Fiche de l'hébergement → Méthode de paiement
Options disponibles :
Virement bancaire
Chèque
Chèque vacances
Espèces
Carte (TPE physique ou virtuel)
Empreinte bancaire
PayPal (uniquement pour le premier paiement depuis le site web)
Points importants
Si vous travaillez avec un encaissement ou une empreinte bancaire par carte, le remboursement doit également être effectué par carte.
Si vous utilisez Avantio Payments, veillez à toujours utiliser une seule méthode de paiement pour l'encaissement et le remboursement :
Encaissement et remboursement par carte
Empreinte et libération par carte
Encaissement ou empreinte de la caution par carte
Lorsque vous utilisez des cartes de crédit ou de débit, le système propose deux modes de gestion :
Encaissement par carte : le montant est débité directement sur la carte du client comme tout autre paiement.
Empreinte bancaire (préautorisation) : le montant est temporairement bloqué sans être encaissé. L'argent n'est pas transféré ; il est simplement retenu jusqu'à sa libération ou sa capture.
Comment fonctionne l'empreinte bancaire ?
La préautorisation présente les caractéristiques suivantes :
Le montant n'est pas encaissé, seulement bloqué.
Le délai est limité (entre 5 et 30 jours, selon la banque ou la plateforme).
Si la capture n'est pas effectuée, la banque libère automatiquement le montant.
Points importants
Le délai est déterminé principalement par la banque émettrice de la carte ;
En l'absence de configuration spécifique, le délai de la plateforme acquéreuse s'applique ;
Pour les cartes VISA et MasterCard, il est généralement de 7 à 14 jours ;
Il n'est possible de libérer ou de capturer que le montant total — aucune libération ou capture partielle n'est possible.
Conseil utile
Configurez la date de restitution dans la limite autorisée par la plateforme de paiement afin d'éviter tout incident.
Quand la caution est-elle restituée ?
Vous pouvez définir le délai de restitution en fonction de la date de départ du client :
le jour même du départ,
entre 1 et 6 jours après,
entre 1 et 2 semaines après.
Chemin : Extra → Caution remboursable → Méthode de restitution
En cas d'empreinte, elle est libérée automatiquement selon le délai autorisé par la banque ou la plateforme de paiement :
Le montant est bloqué entre 5 et 30 jours, selon la plateforme de paiement ou la banque.
Si la transaction n'est pas capturée (autorisée), la banque libère automatiquement le montant.
Le délai est déterminé principalement par la banque émettrice de la carte (du client).
En l'absence de configuration spécifique, le délai de l'acquéreur s'applique (ex. plateforme de paiement ou banque).
Pour les cartes VISA et MasterCard, il est généralement de 7 à 14 jours.
Points importants
Seul le montant total de la caution préautorisée peut être libéré ou capturé. Une libération ou capture partielle n'est pas possible.
Conseil utile
Si vous travaillez avec des empreintes bancaires, assurez-vous que le délai de restitution ne dépasse pas la limite autorisée par la plateforme de paiement.
Personnalisation du délai de préautorisation
Adaptez le comportement des empreintes à votre plateforme de paiement et améliorez la gestion des cautions.
Le système inclut une fonctionnalité avancée permettant de personnaliser le délai de blocage de la caution, adaptable selon la plateforme de paiement.
Prérequis
Avoir configuré l'extra de caution remboursable ;
Choisir entre deux comportements possibles :
Logique combinée
la configuration définie dans l'extra est appliquée comme minimum ;
la valeur maximale autorisée par la plateforme est appliquée comme limite.
Si le délai de l'extra est respecté → la configuration de l'extra s'applique.
Si le délai n'est pas respecté → le maximum de la plateforme s'applique.
Exemple :
Plateforme : préautorisation jusqu'à 30 jours ;
Extra de caution : restitution 14 jours après le check-out ;
Réservation :
Check-in : 01/10/2025
Check-out : 22/10/2025
Date de blocage : 01/10/2025
Disponibilité de la préautorisation selon la plateforme : jusqu'au 30/10/2025
Date de libération selon l'extra : 05/11/2025
Dans ce cas, la date de libération de la caution dépassant la limite autorisée par la plateforme, la configuration personnalisée sera appliquée.
Logique par défaut
Le délai défini par la plateforme de paiement est toujours appliqué, sans tenir compte de la configuration définie dans l'extra.
Il s'agit de l'option idéale pour les administrateurs souhaitant une gestion standardisée et automatique, sans ajustements spécifiques par propriété.
Gérer la caution dans le VRMS vous permet de combiner contrôle opérationnel et flexibilité, que ce soit en la configurant de manière globale ou individuelle, en définissant différentes méthodes de paiement ou en automatisant la restitution.
Grâce aux options d'encaissement, d'empreinte et de personnalisation des délais, votre agence gagne en efficacité, en sécurité et en transparence, tout en offrant à vos clients une expérience plus claire et plus fiable.