Configurez la caution de manière flexible et inspirez confiance à vos invités
La caution est un outil clé pour protéger vos logements contre les dommages ou les manquements. Cependant, une gestion inadéquate peut entraîner des erreurs comptables, de la confusion ou même des conflits avec les invités. Le VRMS vous offre la possibilité de configurer la caution de manière flexible, de l'adapter à chaque propriété et d'automatiser son remboursement, améliorant ainsi l'efficacité et inspirant une plus grande confiance à vos clients.
Où configure-t-on la caution ?
Selon vos besoins opérationnels, vous pouvez définir la caution à deux niveaux :
Configuration globale (pour tous les logements)
Chemin : Tarif → Extra → Caution (remboursable)Utilisez-la si le montant et l'opération sont identiques pour toutes vos propriétés.
Configuration individuelle (par logement)
Chemin : Fiche du logement → ExtraIdéal si vous souhaitez appliquer des montants, méthodes de paiement ou délais différents selon le logement.
Comment se paie la caution ?
Moment du paiement
Chemin: Fiche du logement → Quand se paieOptions disponibles :
Lors de la réservation.
À l'arrivée.
Avec le dernier paiement avant l'arrivée.
Conseil utile
Il est recommandé de configurer le paiement de la caution « à l'arrivée » pour une meilleure expérience client.
Méthode de paiement
Chemin : Fiche du logement → Méthode de paiement
Options disponibles :
Virement bancaire
Chèque
Chèque vacances
Espèces
Carte (TPV physique ou virtuel)
Prélèvement sur carte
PayPal (uniquement pour le premier paiement depuis le web)
Attention aux détails
Si vous travaillez avec prélèvement ou retenue sur carte, le remboursement doit également se faire sur carte.
Si vous utilisez Avantio Payments, assurez-vous d'utiliser toujours une seule méthode de paiement pour prélèvement et remboursement :
Prélèvement et remboursement sur carte
Retenue et libération sur carte
Prélèvement ou retenue de la caution avec carte
Lorsque vous utilisez des cartes de crédit ou de débit, le système propose deux modes de gestion :
Prélèvement sur carte : le montant est directement débité sur la carte de l'invité comme tout autre paiement.
Retenue sur carte (préautorisation) : le montant est temporairement bloqué sans être débité. L'argent n'est pas transféré, il est simplement retenu jusqu'à sa libération ou autorisation.
Comment fonctionne la retenue sur carte ?
La préautorisation a ces caractéristiques :
Le montant n'est pas débité, il est seulement bloqué.
La durée est limitée (entre 5 et 30 jours, selon la banque ou la plateforme).
Si elle n'est pas capturée, la banque libère automatiquement le montant.
Attention aux détails
La durée est principalement déterminée par la banque émettrice de la carte ;
En l'absence de configuration spécifique, la durée de la plateforme acquéreuse s'applique ;
Pour les cartes VISA et MasterCard, elle est généralement entre 7 et 14 jours ;
Il est uniquement possible de libérer ou capturer le montant total, pas partiellement.
Conseil utile
Configurez le remboursement dans le délai permis par la plateforme de paiement pour éviter les incidents.
Quand la caution est-elle remboursée ?
Vous pouvez définir le délai de remboursement en fonction du départ de l'invité :
le jour même du départ,
entre 1 et 6 jours après,
entre 1 et 2 semaines après.
Chemin : Extra → Caution remboursable → Méthode de remboursement
En cas de retenue, elle est libérée automatiquement selon le délai permis par la banque ou la plateforme de paiement :
Le montant est retenu entre 5 et 30 jours, selon la plateforme de paiement ou la banque.
Si la transaction n'est pas capturée (autorisée), la banque libère automatiquement le montant.
La durée est principalement déterminée par la banque émettrice de la carte (de l'invité).
En l'absence de configuration spécifique, la durée de l'acquéreur (ex. plateforme de paiement ou banque) s'applique.
Pour les cartes VISA et MasterCard, elle est généralement entre 7 et 14 jours.
Attention aux détails
Il est uniquement possible de libérer ou capturer le montant total de la caution préautorisée. Il n'est pas possible de le faire partiellement
Conseil utile
Si vous travaillez avec retenue sur carte, assurez-vous que le délai de remboursement ne dépasse pas la limite permise par la plateforme de paiement.
Personnalisation du délai de préautorisation
Adaptez le comportement des retenues selon la plateforme de paiement et améliorez la gestion des cautions.
Le système inclut une fonctionnalité avancée pour personnaliser le délai de retenue de la caution, adaptable selon la plateforme de paiement.
Exigences
Avoir configuré l'extra de caution remboursable ;
Choisir entre deux comportements possibles :
Logique combinée
s'applique ce qui est configuré dans l'extra comme minimum ;
s'applique la valeur maximale autorisée par la plateforme comme limite.
Si le délai de l'extra est respecté → l'extra s'applique.
Si ce n'est pas respecté → le maximum de la plateforme s'applique.
Exemple :
Plateforme : préautorisation jusqu'à 30 jours ;Extra de caution : remboursement 14 jours après le check-out ;Réservation :Check-in : 1/10/2025Check-out : 22/10/2025Date de retenue : 1/10/2025Disponibilité de préautorisation selon plateforme : jusqu'au 30/10/2025
Date de libération selon extra : 5/11/2025
Dans ce cas, en dépassant la date de libération de la caution le maximum autorisé par la plateforme, la configuration personnalisée s'appliquera.
Logique par défaut
Le délai établi par la plateforme de paiement s'applique toujours, sans tenir compte de la configuration définie dans l'extra.
C'est l'option idéale pour les administrateurs qui recherchent une gestion standardisée et automatique, sans ajustements spécifiques par propriété.
Gérer la caution dans le VRMS te permet de combiner contrôle opérationnel et flexibilité, que ce soit en la configurant de manière globale ou individuelle, en définissant différents modes de paiement ou en automatisant le remboursement.
Avec les options de prélèvement, de retenue et de personnalisation des délais, ton agence gagne en efficacité, sécurité et transparence, tout en offrant à tes invités une expérience plus claire et fiable.