Centralisez la communication, évitez les malentendus et gardez vos fournisseurs alignés en temps réel
Coordonner les entreprises externes peut être une tâche compliquée : appels manqués, messages sans réponse, confusions d'horaires.
Avec l'Intranet de Fournisseurs d'Avantio, tout cela change. Désormais, vos fournisseurs ont leur propre accès au VRMS, peuvent voir leurs tâches instantanément et communiquer directement avec vous. Vous gagnez en contrôle, eux en autonomie, et tout le monde en efficacité.
Voyons en quoi consiste cet outil et comment il peut transformer votre façon de travailler avec les fournisseurs.
Qu'est-ce que l'Intranet de Fournisseurs ?
C'est un outil intégré au VRMS qui permet à vos fournisseurs d'accéder aux informations de leurs services (nettoyage, linge de lit, lits bébé, packs de bienvenue, lits supplémentaires, etc.) de manière sécurisée et en temps réel.
Une solution conçue pour donner à vos collaborateurs externes le même niveau d'information et d'agilité que vous gérez depuis le VRMS.
Depuis leur propre Intranet, ils pourront consulter les tâches en attente, marquer celles réalisées et discuter avec vous sans intermédiaires.
Principaux avantages
Plus qu'un outil de communication, l'intranet de fournisseurs est un système qui optimise le temps, réduit les erreurs et vous donne un contrôle opérationnel.
Contrôle total : visualisez quels services sont en attente et lesquels ont déjà été réalisés.
Communication directe : un chat intégré évite les malentendus.
Flexibilité : changez de fournisseurs, d'états ou de dates à tout moment.
Accès mobile : disponible comme application web sur appareils mobiles et tablettes.
Comment activer l'Intranet de Fournisseurs ?
La mise en place est simple : il suffit d'activer l'accès depuis la fiche du fournisseur et de définir les autorisations appropriées.
Étape par étape : donner accès à vos fournisseurs
Étape par étape : donner accès à vos fournisseurs
Accédez au module VRMS et dans le menu latéral gauche, sélectionnez « Fournisseurs ». Ensuite, cliquez sur « Liste ».
Sélectionnez le fournisseur auquel vous souhaitez donner accès, ou créez-en un nouveau.
Ajoutez une adresse e-mail valide.
Cochez la case « Envoyer les informations de connexion à l'email du fournisseur » pour qu'il configure son mot de passe.
Autorisations et niveaux d'accès pour les fournisseurs
Autorisations et niveaux d'accès pour les fournisseurs
Par défaut, les fournisseurs ne verront pas les données des invités. Si nécessaire, vous pouvez leur donner accès à :
Fournisseur basique : voir les services assignés, changer l'état des tâches et envoyer des messages.
Voir l'adresse de l'hébergement : voir l'adresse où séjourne le touriste.
Voir l'horaire du touriste : voir l'heure d'arrivée et de départ fournie par le touriste et l'état du check-in online.
Voir les informations du touriste : voir les données principales du touriste (nom, mail, langue, etc.)
Voir les notes supplémentaires : voir les notes supplémentaires de l'hébergement.
Ce que voient vos fournisseurs sur leur Intranet
L'interface est conçue pour que tout fournisseur puisse gérer son travail en temps réel.
Tableau de bord principal
Filtres rapides : tâches d'aujourd'hui, de demain et des 7 prochains jours.
Filtres avancés : pour des recherches plus détaillées.
Liste des services : avec date, heure, tâche, hébergement et lien direct vers Google Maps.
Colonne de chat : messages lus/non lus et nouvelles conversations avec vous.
État du service : en attente ou réalisé (se marque d'un simple clic).
Informations détaillées
En cliquant sur une ligne de service, le fournisseur peut consulter :
État de la réservation (en attente d'arrivée, en cours, départ effectué).
Messages en attente de lecture.
Données de la réservation : date d'arrivée et de départ, localisateur, état, nuits et occupants.
Informations de la réservation précédente et suivante.
Informations sur l'hébergement : nom, adresse avec accès à Google Maps, répartition des chambres et salles de bains.
Actions rapides
En cliquant sur les trois points à droite, ils pourront :
Marquer le service comme en attente ou réalisé.
Voir les détails de la tâche.
Envoyer un message à l'agence (même une photo).
Exemple d'utilisation réelle
Le réfrigérateur ne fonctionne plus et il y a de l'eau dans la cuisine. Il est urgent qu'un technicien vienne car un invité arrive cet après-midi.
Bonnes pratiques
En adoptant ces simples habitudes, vous pourrez optimiser l'Intranet et améliorer la communication avec vos collaborateurs.
Vérifiez régulièrement les autorisations de chaque fournisseur.
Encouragez vos fournisseurs à utiliser les filtres rapides pour gagner du temps.
Utilisez le chat intégré au lieu de WhatsApp ou d'appels dispersés : tout est ainsi enregistré en un seul endroit.
L'Intranet de fournisseurs vous offre plus de contrôle, une communication directe et une flexibilité pour coordonner les services de votre agence.
Maintenant que vous savez comment l'activer et comment il fonctionne, la prochaine étape est d'encourager vos fournisseurs à installer l'application web sur leur mobile ou tablette pour travailler de manière plus agile.
Questions fréquentes
Quels fournisseurs peuvent utiliser l'intranet ?
Quels fournisseurs peuvent utiliser l'intranet ?
Tout fournisseur de services externes, comme les entreprises de nettoyage, linge de lit, lits bébé, packs de bienvenue ou lits supplémentaires auxquels l'accès a été donné.
Est-il nécessaire que chaque fournisseur ait un email ?
Est-il nécessaire que chaque fournisseur ait un email ?
Oui, une adresse email valide est requise pour lui envoyer les identifiants d'accès.
Les fournisseurs peuvent-ils voir les données de mes clients ?
Les fournisseurs peuvent-ils voir les données de mes clients ?
Par défaut, non. Ce n'est que si vous leur attribuez des autorisations spécifiques qu'ils pourront voir les contacts, adresses ou l'heure d'arrivée/départ.
Peut-on exporter les données des services ?
Peut-on exporter les données des services ?
Oui, depuis le tableau de gestion, vous pouvez exporter les informations en Excel ou CSV.