Gestion efficace des services avec le module de prestataires

Lorsque vous gérez des nettoyages, des maintenances ou tout autre service externe, disposer de données bien organisées est essentiel. Avec la section Prestataires, vous pouvez centraliser toutes les informations, attribuer automatiquement les tâches et configurer les paiements sans perdre de temps dans des processus manuels. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel : que chaque service soit effectué à temps et avec qualité.

Pour centraliser et automatiser toutes ces tâches, vous disposez du module de Prestataires.

Qu’est-ce que le module de prestataires ?

Le module de prestataires vous permet d’ajouter et de gérer des entreprises externes (comme des sociétés de nettoyage) ou des personnes employées directement par votre entreprise qui s’occupent des nettoyages, maintenances ou autres services.

En plus d’organiser l’information, le module de prestataires vous offre plusieurs avantages pratiques :

Gagner du temps dans la gestion quotidienne.
Attribuer automatiquement des tâches dès qu’une réservation est enregistrée.
Notifier les prestataires en cas de nouvelle tâche, de modification ou d’annulation.
Configurer des paiements automatiques pour les services effectués.

Comment créer un prestataire

Voyons comment enregistrer un prestataire et commencer à travailler avec lui dans le système.

Étape par étape : configurer la fiche du prestataire

Accédez au menu « Prestataires » et sélectionnez « Liste ».
Cliquez sur « Nouveau ».
Complétez la fiche avec les informations suivantes :
- Nom du prestataire.
- Langue du prestataire.
- Observations internes (notes privées).
Renseignez les coordonnées et, si nécessaire, ajoutez l’adresse, les documents d’identité et les informations bancaires du prestataire.
Si vous le souhaitez, vous pouvez activer l’accès à l’Intranet des prestataires :
- Cochez la case correspondante.
- Indiquez l’adresse email.
- Sélectionnez les permissions.
- Envoyez les identifiants au prestataire afin qu’il configure son mot de passe.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Comment attribuer des services à un prestataire

Une fois le prestataire créé, vous pouvez le lier aux services qu’il devra gérer.

Étape par étape : attribuer des services

Dans la fiche du prestataire, cliquez sur « Attribuer ».
Un panneau latéral s’ouvrira avec la liste des services disponibles.
Sélectionnez le service et confirmez.

Attention aux détails

Si le service était déjà attribué à un autre responsable, le système vous en informera avant de mettre à jour les données.
Les nouvelles réservations seront automatiquement affectées au nouveau responsable.
Les anciennes réservations conserveront le responsable initial. Pour les modifier, vous devrez le faire manuellement depuis la liste des opérations.
Seuls les hébergements avec services par défaut seront affectés. Les services personnalisés ne seront pas modifiés.

Bonnes pratiques

Pour tirer le meilleur parti de cet outil, suivez ces recommandations :

Avant d’attribuer un prestataire, assurez-vous que toutes ses coordonnées et informations bancaires sont complètes.
Centralisez dans la fiche du prestataire toute la documentation pertinente (contrats, licences, etc.).
Utilisez l’intranet pour faciliter la communication et le suivi des tâches.

Configurer correctement vos prestataires vous permet de gagner du temps, d’automatiser les tâches et de garantir la qualité du service.

Une fois la configuration terminée, vérifiez les services qui leur sont attribués et activez l’intranet pour améliorer la communication.

Foire aux questions

Puis-je notifier automatiquement un prestataire lorsqu’une tâche lui est attribuée ?

Oui. Le système envoie des notifications automatiques lorsqu’une tâche est créée, modifiée ou annulée.

Que se passe-t-il si je change le responsable d’un service déjà attribué ?

Les nouvelles réservations seront attribuées au nouveau prestataire. Les précédentes conserveront l’ancien responsable, sauf si vous les modifiez manuellement.

Puis-je payer mes prestataires automatiquement ?

Oui, vous pouvez configurer des paiements automatiques pour les services terminés ou générer des paiements manuels pour des cas ponctuels (ces informations restent internes, les paiements étant effectués en externe par l’agence).

Quelle est la différence entre services par défaut et personnalisés ?

Les changements de responsable n’affectent que les hébergements disposant de services par défaut. Les services personnalisés restent inchangés.

Comment un prestataire accède-t-il à son intranet ?

Vous devez cocher la case d’accès, ajouter son email et lui envoyer les identifiants de connexion. Le prestataire recevra un email lui permettant de créer son mot de passe.