Pourquoi centraliser les propriétaires fait la différence
Gérer plusieurs propriétaires dans une agence n'est pas une tâche facile. Centraliser toutes les informations en un seul endroit n'est pas un luxe, mais une nécessité : cela permet de garder le contrôle, de faciliter la communication et de gérer les contrats et les paiements sans surprises. Cet article explique de manière claire et ordonnée comment créer un nouveau propriétaire dans le système, quels avantages cela offre et comment tirer le meilleur parti des outils disponibles.
Définitions clés
Intranet de propriétaires : plateforme en ligne qui offre aux propriétaires un accès sécurisé et personnalisé pour gérer leur logement, avec des fonctions de consultation et de mise à jour des réservations, et différents niveaux d'accès et de permissions.
Tags : étiquettes qui permettent de segmenter l'envoi de courriels à des groupes spécifiques de clients, logements, propriétaires ou portails.
Créer un propriétaire
L'objectif de créer un propriétaire dans le système est de centraliser et d'organiser les informations de la personne ou de l'entreprise qui possède des logements gérés par l'agence. En enregistrant un propriétaire, vous pourrez :
Enregistrer ses coordonnées et informations fiscales en un seul endroit.
Définir les permissions d'accès à l'intranet de propriétaires.
Faciliter la gestion des contrats, comptes rendus de gestion et facturation.
Classer chaque propriétaire à l'aide d'étiquettes pour une gestion plus agile.
En d'autres termes, créer un propriétaire signifie construire un point de contrôle unique qui connecte données, contrats, paiements et communication au sein du système.
Cela s'adresse à :
Agences de location de vacances avec plusieurs propriétaires.
Gestionnaires de propriétés qui ont besoin de centraliser les données.
Équipes administratives chargées de la facturation et de la communication.
Comment créer un nouveau propriétaire
Suivez ces étapes pour générer un enregistrement complet :
1. Dans le menu latéral du VRMS, accédez à l'une des routes suivantes :
Allez à
Propriétaires → Liste des propriétaires. Cliquez sur « Créer » dans l'interface.Allez à
Logements → Liste des logements. Sélectionnez le logement souhaité pour ouvrir la Fiche de logement. Ensuite, cliquez sur « Modifier » et dans le champ Propriétaire, sélectionnez « Nouveau ».
Avec l'une ou l'autre des options (a ou b), la fiche du propriétaire s'ouvrira dans un nouvel écran.
2. Remplissez les champs demandés avec les informations du propriétaire. Portez une attention particulière aux données suivantes :
Nom et prénom.
Langue (cela détermine la langue de communication avec le propriétaire, par exemple, lors de l'envoi de modèles).
Adresse e-mail valide (pour recevoir et envoyer des communications).
Téléphone.
Données comptables (celles-ci seront prises en compte en cas d'émission de factures).
3. Si vous utilisez ou souhaitez utiliser l'intranet du propriétaire, configurez l'accès et accordez les permissions correspondantes.
4. Facultativement, assignez des tags pour catégoriser le propriétaire, comme « VIP », « Conflictuel » ou « Spécial ».
Liste des propriétaires
La liste des propriétaires centralise les informations de contact et fiscales de tous les propriétaires qui collaborent avec votre agence.
À quoi ça sert ?
Gérer les contrats, comptes rendus de gestion et facturation.
Donner accès à l'Intranet avec des permissions spécifiques.
Accès
Route : Accueil → Propriétaires → Liste des propriétaires
Que peut-on faire depuis là ?
Créer un nouveau propriétaire.
Exporter la liste en Excel ou CSV.
Filtrer les propriétaires à l'aide d'étiquettes.
Exportation de la liste
Le système permet d'extraire les informations pour travailler en dehors de la plateforme :
Excel : données en colonnes, utiles pour les tableaux croisés dynamiques.
CSV : format simple à importer dans d'autres systèmes.
Cela est pratique pour partager des informations avec l'administration ou la comptabilité, générer des rapports personnalisés et analyser des données dans des feuilles de calcul externes.
Suivre ce guide vous permettra de créer des propriétaires dans Avantio de manière complète et organisée, centralisant les données de contact et fiscales.
De plus, vous pourrez attribuer des permissions, classer à l'aide d'étiquettes et exporter des listes, assurant une gestion centralisée, sécurisée et efficace pour votre agence.
Questions fréquentes
Puis-je créer plusieurs propriétaires à la fois ?
Puis-je créer plusieurs propriétaires à la fois ?
Non, chaque propriétaire doit être enregistré individuellement pour garantir la correction des informations et des permissions.
Que se passe-t-il si je n'assigne pas de tag ?
Que se passe-t-il si je n'assigne pas de tag ?
Vous ne pourrez pas segmenter le propriétaire ni utiliser certaines actions automatiques ou filtres.
Comment mettre à jour les permissions d'un propriétaire déjà créé ?
Comment mettre à jour les permissions d'un propriétaire déjà créé ?
Accédez à la liste des propriétaires, sélectionnez l'enregistrement et modifiez les permissions dans l'Intranet.
Puis-je exporter seulement certains propriétaires ?
Puis-je exporter seulement certains propriétaires ?
Oui, utilisez des filtres d'tags ou d'état pour sélectionner les enregistrements avant d'exporter.
Est-il obligatoire de donner accès à l'Intranet ?
Est-il obligatoire de donner accès à l'Intranet ?
Ce n'est pas obligatoire ; cependant, sans accès, le propriétaire ne pourra pas consulter des informations clés telles que les réservations, la facturation ou les statistiques. En activant cet outil, les contacts directs sont réduits au minimum, optimisant ainsi la gestion et la communication.