Définir comment vos invités paient leurs réservations
Avec le module Conditions de réservation, vous pouvez facilement gérer comment les réservations sont confirmées et payées sur votre site web et sur certains portails, quels modes de paiement vous acceptez et quelles sont vos règles d'annulation. De cette façon, vous offrez de la transparence à vos invités, renforcez la confiance et augmentez les chances de conversion.
Principaux avantages
Ce module permet de :
Définir quel pourcentage du montant demander comme acompte.
Définir les modes de paiement disponibles sur votre site et sur certains portails.
Déterminer qui reçoit les paiements, y compris leurs informations fiscales et numéro de compte.
Configurer les conditions d'annulation.
Appliquer des règles différentes par hébergement ou par groupe d'hébergements.
Options de configuration
Le système offre deux modes de gestion :
Une seule règle pour tous les hébergements. Pour l'appliquer, vous devez assigner tous les hébergements à une même règle de conditions de paiement.
Une règle spécifique pour chaque hébergement. Elle est assignée individuellement et permet de personnaliser la configuration selon vos besoins.
Attention aux détails
Notez que les nouveaux hébergements créés adoptent automatiquement la règle par défaut.
Comment configurer vos conditions de paiement
Étape 1. Créer une règle de paiement
Étape 1. Créer une règle de paiement
Accédez à VRMS → Réservations → Conditions de réservation → Liste.
Cliquez sur «Nouvelle condition de paiement et d'annulation».
Dans «Nom / Référence», écrivez un nom qui identifie facilement la règle.
Dans «Sélectionnez les hébergements», cochez les hébergements auxquels elle s'appliquera.
Cliquez sur «Suivant».
Dans la section «Comment les réservations sont confirmées et payées», configurez les étapes de paiement :
Étape 1 (moment de la réservation) : sélectionnez le pourcentage à facturer et le mode de paiement. Si vous utilisez Avantio Payments avec carte de crédit, vous pouvez configurer un 0 % à la réservation.
Étapes 2 et 3 : ajoutez les paiements restants jusqu'à compléter le montant total. Pour chacun :
Sélectionnez «Avant l'arrivée» et indiquez les jours précédents et le pourcentage à facturer.
Ou bien sélectionnez «À l'arrivée», où aucun pourcentage n'est spécifié.
Sélectionnez les modes de paiement acceptés (carte, virement, PayPal, etc.).
Indiquez le bénéficiaire et le numéro de compte par défaut, ou configurez-en d'autres spécifiques par hébergement.
Cliquez sur «Enregistrer».
Attention aux détails
Si la réservation est effectuée avec moins de préavis que prévu pour le second paiement, l'invité paiera 100 % de la réservation.
Les pourcentages sont calculés uniquement sur le montant de la location, pas sur les extras (ceux-ci se configurent séparément dans l'onglet des extras).
Étape 2. Configurer des options supplémentaires (si applicable)
Étape 2. Configurer des options supplémentaires (si applicable)
Règles personnalisées (étapes de paiement 1, 2 et 3) :
À l'Étape 1, la section «Configuration avancée» apparaît par défaut.
Aux étapes 2 et 3, cette section n'apparaît que si vous sélectionnez l'option «Avant l'arrivée».
De là, vous pouvez cocher :
«Configuration selon le montant de la réservation».
«Configuration selon la durée de la réservation».
Exemple : si le montant est inférieur à 100 €, 100 % est facturé.
Options lors de la sélection d'un mode de paiement :
Vous pouvez cocher «Masquer les options selon les jours» pour limiter les modes de paiement en fonction des jours restants avant l'arrivée.
Vous pouvez cocher «Masquer les options selon le montant» pour restreindre les paiements par carte en fonction du montant de la réservation.
Étape 3. Définir les conditions d'annulation
Étape 3. Définir les conditions d'annulation
Dans la section «Conditions d'annulation», vous pouvez :
Définir des règles selon le temps restant avant le check-in.
Établir la pénalité applicable en cas de non-présentation.
Exemple : annulation entre 0 et 2 semaines avant l'arrivée → pénalité de 80 % du montant de la location.
Bonnes pratiques : définissez clairement les conditions d'annulation et communiquez-les sur votre site pour éviter les malentendus et les rétrofacturations.
Maintenant, comme prochaine étape, nous vous invitons à revoir vos conditions actuelles et à décider si vous préférez appliquer une seule règle générale ou plusieurs règles spécifiques.
Configurez-les dans le système pour que vos invités sachent dès le début comment effectuer leur réservation et ce qui se passe en cas d'annulation.
Foire aux questions
Puis-je configurer des conditions de réservation et d'annulation par saison ?
Puis-je configurer des conditions de réservation et d'annulation par saison ?
Oui, en sélectionnant le bouton «Nouvelle saison», vous pourrez choisir les dates des saisons pour différencier entre les périodes.
Pourquoi ne vois-je pas l'option de paiement par carte ?
Pourquoi ne vois-je pas l'option de paiement par carte ?
Il est possible que vous n'ayez pas encore intégré une plateforme de paiement avec Avantio Payments. Consultez votre spécialiste de l'implémentation pour savoir quelles sont les plateformes de paiement que nous proposons.
Comment sont calculés les pourcentages d'acompte ?
Comment sont calculés les pourcentages d'acompte ?
Toujours sur le montant de la location, sans compter les extras. Les extras se configurent dans leur propre onglet.
Les politiques de paiement et d'annulation configurées sur d'autres portails, comme Airbnb et Booking, vont-elles changer ?
Les politiques de paiement et d'annulation configurées sur d'autres portails, comme Airbnb et Booking, vont-elles changer ?
Non, chaque portail suit ses propres politiques de paiement et d'annulation. VRBO est le seul portail qui suit actuellement les politiques de paiement et d'annulation configurées dans notre système.