Maîtrisez la marge commerciale
La marge commerciale se définit comme la différence entre le montant total de la réservation et les paiements effectués à des tiers (propriétaire, fournisseur, taxes et intermédiaires) selon ce qui est stipulé dans le contrat. Elle peut différer de la commission d'agence, car certains éléments (extras, impôts ou frais spécifiques) ne sont pas inclus dans le calcul de la marge commerciale, même s'ils font partie de la commission.
Régler les propriétaires n'est pas seulement une obligation comptable, c'est aussi un acte qui renforce la confiance. Dans Avantio, ce processus est simplifié à condition d'utiliser les bons outils et de suivre le bon ordre.
Qu'est-ce qu'un compte rendu de gestion ?
Un compte rendu de gestion est le bilan entre les paiements que l'agence doit effectuer au propriétaire (revenus des réservations) et les déductions à appliquer (commission d'agence, frais du propriétaire et acomptes). Dans le compte rendu de gestion, les paiements au propriétaire sont enregistrés au « crédit » et les frais assumés par l'agence en son nom au « débit ». Considérez le compte rendu de gestion comme une photo instantanée de la relation économique entre l'agence et le propriétaire.
Identifier les comptes rendus de gestion en attente
Avant de créer un nouveau compte rendu de gestion, vérifiez les logements avec des réservations non encore réglées :
Accédez à VRMS.
Rendez-vous dans la section « Logements en attente de règlement ».
Vous verrez une liste avec le propriétaire, le logement et la date du dernier compte rendu de gestion.
Cliquez sur « Régler » pour ouvrir l’aperçu, qui inclura :
Réservations prêtes à être réglées.
Frais à la charge du propriétaire (s'il y en a).
Acomptes enregistrés (s'il y en a).
Vous pouvez choisir de régler toutes ou seulement certaines réservations/frais, et laisser les autres pour le prochain compte rendu de gestion.
Comment créer un nouveau compte rendu de gestion
Vous avez deux façons de le lancer : depuis « Nouveau compte rendu de gestion » ou depuis « Logements en attente de règlement ». Dans les deux cas, le résultat apparaîtra dans la même liste finale.
Étapes :
Définissez les filtres : propriétaire ou logement, période de règlement et état des réservations à inclure.
Le système inclura par défaut les réservations confirmées et payées. Si vous le souhaitez, vous pouvez inclure les réservations annulées et en conflit.
Vérifiez l’aperçu avant de confirmer.
Erreurs fréquentes
Une erreur courante est d'essayer de régler des pré-réservations, mais celles-ci ne sont pas incluses dans le processus de règlement.
Comment le compte rendu de gestion est-il calculé ?
En confirmant le compte rendu de gestion, le système calculera automatiquement selon ce qui est configuré dans le contrat :
Total des réservations à régler.
Moins les frais à la charge du propriétaire.
Moins (ou plus) les acomptes enregistrés.
Le résultat est le montant net que l'agence doit verser au propriétaire.
Vous pouvez laisser le compte rendu de gestion marqué comme « non payé » même après l’avoir clôturé dans le système, et le mettre à jour en « payé » lorsque vous effectuez le virement.
Liste des comptes rendus de gestion effectués
Une fois le compte rendu de gestion généré, le logement disparaît de la liste des « En attente » et passe automatiquement dans « Comptes rendus de gestion déjà effectués ». Cela permet de garder un contrôle clair entre ce qui reste à traiter et ce qui est déjà clôturé. Consultez cette section régulièrement pour vérifier l’état des règlements et détecter rapidement d’éventuelles erreurs.
Avec ce processus, vous gardez un contrôle total : vous repérez facilement quels logements sont prêts à être réglés, vous créez des comptes rendus de gestion en quelques clics et vous gardez un historique organisé pour de futures consultations.
La transparence et l’ordre sont un atout supplémentaire dans votre relation avec les propriétaires.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si je règle un logement mais que je n’effectue pas encore le paiement au propriétaire ?
Que se passe-t-il si je règle un logement mais que je n’effectue pas encore le paiement au propriétaire ?
Le compte rendu de gestion sera enregistré comme « non payé ». Vous pourrez le mettre à jour en « payé » plus tard, lorsque vous effectuerez le virement.
Puis-je régler seulement certaines des réservations en attente ?
Puis-je régler seulement certaines des réservations en attente ?
Oui. Vous pouvez sélectionner les réservations à régler et laisser les autres pour plus tard.
Peut-on inclure des réservations annulées dans un compte rendu de gestion ?
Peut-on inclure des réservations annulées dans un compte rendu de gestion ?
Oui, à condition de les filtrer explicitement lors du processus de règlement.
Où apparaît l’historique des comptes rendus de gestion clôturés ?
Où apparaît l’historique des comptes rendus de gestion clôturés ?
Dans la section « Comptes rendus de gestion déjà effectués », où sont enregistrés tous les comptes rendus de gestion confirmés.