¿Qué aprenderás en este artículo?
En este artículo aprenderás:
Qué es una solicitud Request to Book de Vrbo.
Qué diferencia hay entre gestionarla desde el portal de Vrbo o desde un PMS integrado como Avantio.
Qué ocurre si una solicitud se cancela como Cancelled by owner.
Cómo utilizar las normas del alojamiento para gestionar correctamente una solicitud que no puedes aceptar.
Qué buenas prácticas seguir para proteger el anuncio y evitar penalizaciones.
Antes de empezar
En Vrbo, la opción Request to Book funciona de forma diferente según cómo se gestione la reserva:
Directamente desde el portal de Vrbo.
A través de un PMS integrado, como Avantio.
Importante:
Esta diferencia no depende de Avantio ni de un PMS concreto, sino de las opciones que Vrbo ofrece a través de su API para todos los PMS integrados. Es decir, cualquier PMS conectado a Vrbo trabaja con las mismas limitaciones de API para este flujo.
Avantio, como PMS integrado, permite gestionar la conexión con Vrbo y aporta los beneficios propiosde una integración, pero el comportamiento de Request to Book viene determinado por lasposibilidades que Vrbo habilita a través de su API.
Gestión de Request to Book desde el portal de Vrbo
Cuando gestionas una Request to Book directamente desde el portal de Vrbo, dispones de más opciones para responder a la solicitud del viajero.
Las opciones son:
Confirmar la solicitud
Cancelar
Declinar o rechazar la solicitud
La opción Declined es especialmente relevante porque permite rechazar una solicitud sin que se trate como una cancelación de una reserva ya confirmada. Por tanto, cuando una solicitud no puede aceptarse, esta suele ser la opción más adecuada dentro del portal de Vrbo.
Gestión de Request to Book desde un PMS integrado, como Avantio
Cuando una Request to Book se gestiona desde un PMS integrado vía API, el funcionamiento es diferente.
Por limitación de la API de Vrbo, la solicitud puede entrar en el PMS como una reserva generada. En este escenario, las opciones disponibles desde el PMS suelen ser más limitadas:
Confirmar
Cancelar
La opción Declined, disponible en el portal de Vrbo, no está disponible del mismo modo a través de la API para PMS integrados.
Por eso, si no puedes aceptar la solicitud, la acción disponible puede ser cancelar. Esta diferencia es una limitación del flujo API de Vrbo y aplica a todos los PMS integrados,no únicamente a Avantio.
Penalizaciones y efectos sobre el listing
Es importante distinguir entre una cancelación realizada por el viajero y una cancelación realizada por el propietario o Property Manager:
Cancelled by traveller: Si la cancelación se registra como Cancelled by traveller, significa que la cancelación la realiza el viajero. Dentro de las primeras 24 horas, no debería generar penalización para el anuncio.
Cancelled by owner: Si la cancelación se registra como Cancelled by owner, significa que la cancelación se atribuye al propietario o al Property Manager.
En este caso, sí puede haber consecuencias para el anuncio. La consecuencia no es una penalización económica directa. La consecuencia habitual es operativa dentro de Vrbo: El listing puede quedar desactivado durante 7 días por el portal.
Durante ese periodo, el anuncio puede dejar de estar visible o disponible para recibir reservas. El listing estará activo de manera automática tras los 7 días, no tenemos que modificar nada.
Además, esta desactivación puede afectar negativamente al posicionamiento del listing en Vrbo, ya que el anuncio pierde visibilidad, actividad y oportunidades de conversión.
Importante:
Es importante evitar, siempre que sea posible, que una solicitud termine registrada como Cancelled by owner.
Buenas prácticas: Usa las normas para evitar penalizaciones
Para reducir el riesgo de penalizaciones, es fundamental que las normas y restricciones del alojamiento estén correctamente configuradas y sean visibles para el viajero.
Estas normas no solo informan al viajero: también ayudan a proteger al Property Manager cuando una solicitud que no puede aceptarse. Si el viajero no cumple una condición publicada previamente, el Property Manager podrá apoyarse en esa norma para explicar que no es posible aceptar la petición.
Por ejemplo:
No se aceptan niños.
No se aceptan mascotas.
No se permiten fiestas o eventos.
Existe una edad mínima para reservar.
La ocupación máxima es estricta.
En estos casos, si la solicitud ha entrado a través de un PMS integrado y no existe la opción de Declined vía API, la mejor práctica es contactar con el huésped y explicarle de forma clara y amable que lapetición no puede aceptarse porque no cumple las normas publicadas del alojamiento.
Esto permite pedir al huésped que cancele la reserva desde su lado, especialmente si está dentro de lasprimeras 24 horas. De esta forma, la cancelación puede registrarse como Cancelled by traveller y no como Cancelled by owner, evitando que el listing se vea afectado por una desactivación temporal o pérdida de posicionamiento.
Recomendaciones si utilizas Instant Book
En alojamientos con restricciones especiales, es importante revisar cuidadosamente si conviene activar Instant Book.
Instant Book puede mejorar la conversión, pero reduce la revisión previa de cada solicitud.
Si se activa Instant Book, es fundamental que la disponibilidad, tarifas, restricciones y normas del alojamiento estén correctamente configuradas y sean visibles para el viajero.
Esto es especialmente importante en propiedades con condiciones concretas, como villas, alojamientos premium o propiedades donde no se aceptan niños, mascotas o eventos.
Si las normas no están bien configuradas o no son suficientemente visibles, el Property Manager puede quedar más expuesto a tener que cancelar reservas que no cumplen sus condiciones.
Resumen
La diferencia principal no está en Avantio ni en el PMS utilizado, sino en el flujo que ofrece Vrbo:
Desde el portal de Vrbo, la Request to Book puede gestionarse con opciones como
confirmar, cancelar o declinar:
Desde un PMS integrado vía API, como Avantio, Vrbo ofrece un flujo más limitado, normalmentecon opciones de confirmar o cancelar.
Esta limitación aplica a todos los PMS integrados.
Una cancelación registrada como Cancelled by owner puede provocar que el listing quededesactivado durante 7 días.
Esa desactivación puede afectar negativamente al posicionamiento del anuncio en Vrbo.
Para evitar penalizaciones, es clave tener normas claras, visibles y bien configuradas.
Si el huésped no cumple las normas publicadas, lo recomendable es explicárselo y pedirle quecancele desde su lado, especialmente dentro de las primeras 24 horas.
Siempre que sea posible, debe evitarse una cancelación registrada como
Cancelled by owner.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no veo la opción Declined en Avantio?
¿Por qué no veo la opción Declined en Avantio?
Porque la opción Declined no está disponible del mismo modo a través de la API que ofrece Vrbo para PMS.
¿La limitación depende de Avantio?
¿La limitación depende de Avantio?
No. Esta diferencia depende de las opciones que Vrbo ofrece a través de su API. Aplica a todos los PMS integrados, no solo a Avantio.
¿Por qué la Request to Book entra como reserva?
¿Por qué la Request to Book entra como reserva?
Porque, a través del flujo API de Vrbo para PMS integrados, la solicitud puede entrar en el PMS como una reserva generada.
¿Qué hago si no puedo aceptar la solicitud?
¿Qué hago si no puedo aceptar la solicitud?
Revisa si el huésped incumple una norma publicada del alojamiento. Después, contacta con él y pídele que cancele desde su lado, especialmente dentro de las primeras 24 horas.
¿Qué significa Cancelled by traveller?
¿Qué significa Cancelled by traveller?
Significa que la cancelación se ha registrado como realizada por el propietario o Property Manager. Este tipo de cancelación puede afectar al listing.
¿Instant Book es recomendable para alojamientos con muchas restricciones?
¿Instant Book es recomendable para alojamientos con muchas restricciones?
Depende del caso. Instant Book puede mejorar la conversión, pero reduce la revisión previa. Si el alojamiento tiene muchas condiciones específicas, es fundamental que las normas, restricciones, tarifas y disponibilidad estén correctamente configuradas antes de activarlo. Esto nos permitirá tener un mayor control de las reservas canceladas sin tener penalizaciones ya que podremos solicitar al huesped que la cancele.