Define tus plantillas de comunicación según el estado de la reserva
Una comunicación clara y automatizada con tus huéspedes te permite reducir incidencias y mejorar su experiencia desde el primer momento.
Desde Avantio puedes configurar plantillas que se envían automáticamente según el estado de la reserva. Además, al utilizar campos dinámicos, el contenido se adapta automáticamente a cada reserva sin necesidad de editarlo manualmente.
A continuación, tienes los correos esenciales que deberías tener configurados en tu sistema.
Confirmación de reserva
Este es el primer punto de contacto tras una reserva y tiene un impacto directo en la confianza del huésped.
Cuándo enviarlo: automáticamente al recibir una nueva reserva, ya sea directa o desde un canal.
Objetivo: confirmar que la reserva está registrada y transmitir seguridad.
Contenido recomendado:
Nombre del alojamiento, mediante «CAMPO: Alojamiento»;
Fechas de entrada y salida, número de huéspedes, mediante «BLOQUE: Información de la reserva»;
Importe total y resumen de pagos, mediante «BLOQUE: Planificación de pagos»;
Política de cancelación, mediante texto plano o «CAMPO: Reserva (condiciones de reserva)»;
Datos de contacto, mediante «BLOQUE: Recepción y recogida llaves»;
Información personalizada del alojamiento, mediante «CAMPO: Alojamiento (notas adicionales)».
Buenas prácticas
Configura este email como envío automático en el estado «Reserva confirmada». Así garantizas una comunicación inmediata sin intervención manual.
Cancelación de reserva
Cuando una reserva se cancela, es importante comunicar los detalles de forma transparente.
Cuándo enviarlo: automáticamente tras recibir una cancelación.
Contenido recomendado:
nombre del alojamiento;
fechas originales de la reserva;
número de reserva;
política de cancelación aplicada;
importe retenido, si aplica;
importe reembolsado, si aplica;
plazo estimado de devolución;
datos de contacto para dudas.
Buenas prácticas
Configura este email como automático en el estado «Reserva cancelada» para mantener informados a tus huéspedes en todo momento.
Solicitud de pago pendiente por transferencia bancaria
Este correo es especialmente útil cuando trabajas con pagos manuales.
Cuándo enviarlo: cuando exista un pago pendiente, ya sea anticipo o saldo restante, con método de pago «Transferencia bancaria».
Objetivo: recordar el importe pendiente y la fecha límite de pago.
Contenido recomendado:
importe pendiente, mediante «CAMPO: Reserva (pago pendiente)»;
fecha límite, mediante «BLOQUE: Planificación de pagos»;
información adicional personalizada en texto plano.
Puedes programarlo unos días antes de la llegada y limitar su envío únicamente a las reservas con este método de pago.
Solicita los datos del huésped con el check-in online
Recopilar la información del huésped antes de su llegada te permite agilizar la operativa y cumplir con la normativa.
Cuándo enviarlo: entre 7 y 3 días antes de la llegada.
Objetivo: recoger datos obligatorios y preparar el check-in.
Contenido recomendado:
enlace al formulario de check-in online, mediante «CAMPO: Check-in Online (link)»;
recordatorio de documentación obligatoria, en texto plano.
Puedes configurar este correo tanto desde la sección «Harmony» como desde Web → Check-in online, según tu operativa.
Información previa a la llegada llegada
Este mensaje reduce dudas y evita llamadas de última hora.
Cuándo enviarlo: entre 1 y 3 días antes del check-in.
Objetivo: proporcionar toda la información necesaria para la llegada.
Contenido recomendado:
dirección exacta, mediante «BLOQUE: Mapa»;
cómo llegar, mediante «CAMPO: Alojamiento (Dirección Google Maps)»;
instrucciones de acceso, mediante «CAMPO: Alojamiento (Notas adicionales o código de puerta)»;
teléfono de contacto, mediante «BLOQUE: Recepción y recogida llaves»;
horarios de check-in y check-out, mediante el mismo bloque;
normas básicas del alojamiento, mediante «BLOQUE: Notas adicionales».
La configuración de este mensaje depende de dos factores:
el tipo de check-in: en check-in autónomos, se recomienda automatizar el envío, ya que la información suele ser estándar;
el horario de llegada: si la operativa es flexible o personalizada, puedes optar por un envío manual o combinado, incluyendo un contacto telefónico para coordinar la entrega de llaves.
Atención a los detalles
Revisa que toda la información de acceso esté actualizada y sea clara. Esto evita incidencias el día de llegada y mejora la experiencia del huésped.
Correo de bienvenida - día de llegada
Este correo es opcional, pero aporta cercanía y mejora la percepción del servicio.
Cuándo enviarlo: el mismo día del check-in.
Objetivo: transmitir disponibilidad y acompañamiento.
Contenido recomendado:
mensaje de bienvenida en texto plano;
recordatorio del contacto, mediante «CAMPO: Recogida de llaves (Teléfono)»;
mensaje deseando una buena estancia;
invitación a confirmar que todo está correcto.
En estancias largas, puedes complementar este envío con un mensaje de seguimiento durante la estancia.
Solicitud de reseña tras la salida
Este correo te ayuda a aumentar la visibilidad y generar confianza en futuros huéspedes.
Cuándo enviarlo: entre 1 y 2 días después de la salida.
Objetivo: fomentar valoraciones positivas.
Contenido recomendado:
agradecimiento por la estancia;
enlace para dejar una reseña, ya sea en Google, el canal o tu web;
invitación a volver;
código promocional para una próxima estancia, si lo deseas.
Buenas prácticas
Incluir este correo en tu flujo automático contribuye directamente a mejorar tu reputación online y aumentar futuras reservas.
Ahora que tienes definidos los correos clave, puedes configurarlos en tu sistema y automatizar tu comunicación para ahorrar tiempo y ofrecer una experiencia más profesional en cada etapa del viaje del huésped.
Preguntas frecuentes
¿Puedo automatizar todos los correos según el estado de la reserva?
¿Puedo automatizar todos los correos según el estado de la reserva?
Sí. Puedes configurar envíos automáticos en función del estado de la reserva, como «Reserva confirmada» o «Reserva cancelada», para que el sistema envíe los correos sin intervención manual.
¿Es necesario usar campos dinámicos en las plantillas de comunicación?
¿Es necesario usar campos dinámicos en las plantillas de comunicación?
No es obligatorio, pero es muy recomendable. Los campos dinámicos permiten adaptar automáticamente el contenido a cada reserva y evitan errores o ediciones manuales.
¿Cuándo debería enviar el correo de instrucciones de check-in?
¿Cuándo debería enviar el correo de instrucciones de check-in?
Lo habitual es enviarlo entre 1 y 3 días antes de la llegada. En check-in autónomos se recomienda automatizarlo, mientras que en operativas personalizadas puede combinarse con envíos manuales.
¿Qué beneficios tiene enviar un correo de solicitud de reseña?
¿Qué beneficios tiene enviar un correo de solicitud de reseña?
Te ayuda a mejorar tu reputación online, aumentar la visibilidad de tus alojamientos y generar confianza en futuros huéspedes.