Optimiza tus procesos de entrada y salida
Un check-in organizado y un check-out claro marcan la diferencia en la experiencia del viajero. Con este módulo puedes configurar instrucciones precisas de entrada, recogida de llaves y salida para cada alojamiento. Así ofreces información completa a tus huéspedes y reduces dudas o malentendidos en la comunicación.
Beneficios de configurar reglas de check-in y check-out
Facilita la comunicación con el turista: todos los detalles se envían de forma automática.
Reduce incidencias y preguntas repetitivas.
Centraliza horarios, direcciones y contactos en un único lugar.
Garantiza coherencia en todos tus alojamientos.
¿Qué puedes definir en las reglas?
Al configurar el check-in y el check-out, podrás indicar:
Horario de atención al cliente.
Horarios de entrada y penalizaciones por llegada tardía.
Horario de salida.
Idiomas disponibles.
Dirección de entrada o recogida de llaves.
Datos de contacto del día de la llegada.
Notas adicionales (por ejemplo, tasa turística o instrucciones especiales).
Paso a paso para configurar el check-in y el check-out
1. Accede al módulo y crea tu regla
Accede a
VRMS → Alojamientos → Check-in y check-out.Haz clic en «Nueva instrucción».
2. Selecciona el modo de check-in
Elige entre distintas opciones:
Recepción (las llaves están en la recepción).
Personal presencial (alguien recibirá al huésped).
Código de puerta.
Caja de seguridad.
Instrucciones enviadas por correo.
Contacto directo para instrucciones.
Otro método personalizado.
Consejo útil
Utiliza imágenes claras del lugar de recogida (mínimo 300 × 300 px y máximo 50 MB).
3. Configura el horario de atención
Define temporadas con fecha de inicio y fin.
Pueden existir múltiples temporadas.
Establece horarios por días de la semana. Elige entre:
24 horas.
Ininterrumpido (con inicio y fin).
Partido (por ejemplo, mañana y tarde).
4. Establece el horario de entrada y salida
Para empezar, haz clic en «Añadir» al lado de Temporadas.
Sí, se puede configurar por temporadas. Aunque sean los mismos horarios durante todo el año, asegúrate de configurar la temporada del 1 de enero al 31 de diciembre.
Existen tres tipos de horario entre los que puedes elegir:
Horario 24 horas.
Horario ininterrumpido (para configurar un rango de horarios durante el día).
Horario partido.
El horario de salida y la penalización por llegada tardía son generales para cada regla.
Atención a los detalles
Booking.com, a través de Content API, solo permite una temporada de horario de entrada (por ejemplo: enero–diciembre, de 9 a 18 h). Si usas varias en VRMS, deberás replicar la regla manualmente en la extranet de Booking.com.
5. Añade direcciones alternativas
Puedes registrar hasta dos direcciones adicionales para la recogida de llaves (útil si utilizas una oficina central).
Datos necesarios:
Nombre de la agencia.
País, provincia y población.
Dirección completa (tipo de vía, número, puerta, planta y código postal).
Coordenadas GPS (latitud y longitud).
6. Completa los datos de contacto
Incluye la persona responsable, los idiomas en los que puede atender, los correos electrónicos y los teléfonos (con prefijos internacionales).
Estos datos también aparecen en las plantillas de confirmación enviadas al huésped.
7. Agrega información adicional
Cómo llegar: texto libre, visible solo en webs (no en portales).
Notas adicionales: instrucciones especiales, tasa turística o recomendaciones.
Idiomas: traduce siempre a todos los idiomas con los que trabajas; de lo contrario, el campo aparecerá en blanco para el huésped.
Buenas prácticas
Traduce siempre tus instrucciones a todos los idiomas que utilices.
Adjunta imágenes o mapas que ayuden al huésped a encontrar fácilmente la ubicación.
Centraliza la recogida de llaves en una regla por defecto si solo tienes un punto de entrega.
Actualiza las notas cuando cambien condiciones locales (por ejemplo, tasa turística).
Con un check-in y check-out bien configurados, tus huéspedes se sentirán acompañados desde el primer momento y tú ganarás en eficiencia y profesionalidad.
Preguntas frecuentes
¿Puedo configurar varios puntos de recogida de llaves?
¿Puedo configurar varios puntos de recogida de llaves?
Sí. Puedes definir una regla por defecto y, si lo necesitas, varias reglas adicionales.
¿Qué ocurre si no traduzco el texto de las instrucciones?
¿Qué ocurre si no traduzco el texto de las instrucciones?
El campo aparecerá vacío para el huésped en ese idioma, lo que puede generar confusión.
¿Puedo usar imágenes para guiar al huésped en el check-in?
¿Puedo usar imágenes para guiar al huésped en el check-in?
Sí. Se pueden subir imágenes (máximo 50 MB), muy recomendables para indicar accesos o ubicaciones.
¿Cómo afectan los horarios configurados a Booking.com?
¿Cómo afectan los horarios configurados a Booking.com?
Booking.com solo permite una temporada de entrada a través de Content API. Para horarios más complejos, deberás configurarlos manualmente en su Extranet.