Ahorra tiempo en recepción y recibe a tus viajeros con todo listo
Haz que tus huéspedes se registren de forma sencilla antes de llegar, ahorrando tiempo en la recepción de tu agencia y mejorando su experiencia desde el primer momento.
Cuando gestionas reservas, cada minuto cuenta. El Check-in Online te permite completar todo el proceso de registro y reducir la carga administrativa. Además, garantiza tranquilidad: los huéspedes llegan con todo preparado y tú dispones de la información validada y organizada antes de su llegada.
¿Qué es el Check-in Online?
El Check-in Online es una funcionalidad exclusiva para clientes con página web o sistema de reservas contratados con Avantio. Permite que los turistas completen su registro antes de llegar al alojamiento, dándote la posibilidad de solicitar datos, documentos y firma digital. Tú decides cómo configurar tu proceso de Check-in Online.
Beneficios principales
Ahorro de tiempo: menos esperas en la recepción.
Experiencia fluida para el huésped: registro anticipado, rápido y cómodo.
Flexibilidad: campos personalizables según tus necesidades.
¿Dónde encontrar el módulo de Check-in Online?
Accede desde el menú Web → Check-in Online. Luego, haz clic en «Editar».
Desactiva el Check-in por alojamiento
Tendrás la opción de desasignar o desactivar el Check-in Online a nivel de alojamiento específico. De esta manera, cada propiedad puede gestionar de manera independiente si habilita o no el registro digital para sus huéspedes, ofreciendo un control granular sobre la disponibilidad de la herramienta.
Esta opción facilita la adaptación de la herramienta a distintos escenarios operativos, cumpliendo con los requerimientos internos de gestión de cada propiedad sin afectar al resto del portafolio de alojamientos.
Configuración general
Mostrar precio de la reserva: decide si mostrar o no el precio de la reserva. Útil para reservas procedentes de colaboradores como tour operadores o agencias de viajes que añaden su comisión. Aplica tanto al Check-in Online como al Área del Huésped (si lo tienes activado en tu VRMS).
Mostrar componente tarjeta de crédito: permite la vinculación de tarjeta desde el Check-in Online (disponible solo con PCI Wallet o Avantio Payments). Para usarlo, activa el Paso 5 – Tarjeta de Crédito en la configuración.
Especificar tipo de ocupantes: opción disponible únicamente para empresas italianas o con alojamientos en Italia.
Límite para realizar el check-in online: establece hasta cuándo puede completarse (hasta la salida, hasta la entrada, hasta X días antes o después).
Mostrar opción «Otro» en el selector de país: permite añadir este campo manualmente en la validación del viajero.
Notificaciones
Tú decides si quieres activarlas. Se enviarán al ocupante principal y a los delegados de tu agencia:
Check-in online validado: cuando el estado general de la reserva pase a Validado.
Check-in online invalidado: cada vez que se invalide el check-in de un ocupante.
Check-in online compartido: siempre que el ocupante principal comparta el check-in.
Puedes configurar la plantilla vinculada a cada notificación.
Avisos al ocupante
El ocupante principal recibirá un correo días antes de la entrada para recordarle que debe completar el Check-in Online. Puedes configurar hasta dos recordatorios y elegir los estados de las reservas que el sistema debe tener en cuenta.
En las plantillas personalizadas, debes insertar el enlace del check-in online con la función Insertar campo → #checkInOnlineLink#.
El recordatorio se enviará solo a reservas en el estado configurado, salvo en el caso de reservas procedentes del portal Muchosol, donde solo se enviarán si están en estado Confirmada en el momento del envío.
Paso a paso: configuración del Check-in Online
En la misma pantalla dirígete a la sección «Proceso de registro de los ocupantes» y ejecuta los pasos que se detallan a continuación:
Paso 1 – Selección del método de validación de identidad
Elige una de las siguientes opciones de validación:
No mostrar
Fotografía del documento → Captura y lectura del MRZ.
Fotografía del documento + selfie → Captura y lectura del MRZ, más verificación con selfie.
Actualización de términos y condiciones (GDPR)
Las empresas que elijan las opciones Fotografía del documento o Fotografía del documento + selfie, deben actualizar los términos y condiciones de su web conforme al Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
Ejemplo de texto para los Términos y Condiciones
Para garantizar y agilizar el proceso de check-in, se solicitará al turista la imagen de su documento de identidad y un selfie, los cuales serán tratados de acuerdo con la normativa vigente (GDPR). Ambas imágenes serán eliminadas hasta 24h después del día de la salida del alojamiento.
Configuración del límite de conservación de imágenes
La herramienta de Check-in Online incorpora una nueva funcionalidad que permite definir, de forma personalizada, el periodo de retención de las imágenes capturadas durante el registro.
Objetivo de esta funcionalidad
Esta mejora permite:
Ajustar los tiempos de almacenamiento de imágenes según las necesidades operativas o normativas.
Asegurar la eliminación automática de las imágenes al finalizar el periodo configurado.
Reforzar el control sobre los datos sensibles tratados en el sistema.
Cumplir fácilmente con las obligaciones legales y los requisitos de auditoría o regulación.
Cuándo se muestra la opción de configuración
El campo de configuración del límite de conservación de imágenes solo aparece cuando se selecciona una de las siguientes opciones de validación de identidad:
Fotografía del documento
Fotografía del documento y selfie
Opciones disponibles de conservación
Una vez habilitada la opción, podrás elegir entre tres periodos de retención:
Escenario | Finalidad declarada | Periodo de retención |
A. Hasta la verificación del check-in online | Validar/verificar la identidad del huésped al registrarse en la plataforma. | Solo hasta que se complete la validación/verificación en el check-in online. |
B. Hasta el día de check-in (entrega de llaves) | Confirmar que la persona que llega al alojamiento es la misma que completó el check-in online. | Desde el envío del check-in online hasta la entrega de lalves/verificación física. |
C. Hasta el check-out | Prevenir suplantaciones durante toda la estancia y permitir verificaciones adicionales si fuese necesario. | Desde el envío del check-in online hasta el check-out. |
Cláusula de exención de responsabilidad
Las ejemplos de finalidad declarada mencionados anteriormente tienen únicamente carácter ilustrativo. En este sentido:
Corresponde exclusivamente a la empresa contratante definir la finalidad declarada para el tratamiento de las imágenes, así como establecer y configurar el periodo de conservación que corresponda en función de dicha finalidad.
Asimismo, será responsabilidad de la empresa contratante mantener actualizada su política de privacidad y garantizar que las operaciones de tratamiento de datos se ajusten en todo momento a la normativa aplicable en materia de protección de datos.
Avantio no asume responsabilidad alguna derivada de una definición inadecuada de la finalidad, de una configuración incorrecta de los plazos de conservación o de la falta de actualización de la política de privacidad por parte de la empresa contratante.
Se recomienda a la empresa contratante contar con el asesoramiento de una consultora o profesional especializado en materia de protección de datos para la correcta definición, implementación y mantenimiento de estos aspectos.
Paso 2 – Datos
Configura los datos que deseas solicitar al ocupante principal y acompañantes.
Arrastra campos de Campos disponibles a Campos seleccionados.
Marca los campos como obligatorios u opcionales.
Diferencia entre adultos y niños, y especifica la edad de los menores si lo deseas.
En reservas de alojamientos en España, el sistema solicitará automáticamente los datos requeridos por el Anexo I del Real Decreto 933/2021.
Paso 3 – Información del viaje
Solicita de forma obligatoria u opcional:
Hora de llegada.
Hora de salida.
Medio de transporte.
Paso 4 – Firma
Selecciona los documentos sobre los que se pedirá la firma:
Parte de viajeros (obligatorio en algunos países).
Contrato de alquiler.
Otros documentos importantes para tu agencia.
En las plantillas configuradas, incluye el campo de firma para que pueda importarse desde el Check-in Online.
El parte de viajeros dispone de dos plantillas:
Versión oficial A5: formato estándar exigido por las autoridades, no editable.
Versión A4: incluye información adicional y es editable.
Recuerda que, según el Decreto 196/1976, es obligatoria la firma del parte de viajeros para todos los mayores de 14 años.
Paso 5 – Tarjeta de crédito
(Disponible solo con PCI Wallet o Avantio Payments). Si deseas solicitar los datos de tarjeta como campo obligatorio, activa este paso.
Haz clic en «Guardar» para aplicar los cambios.
Buenas prácticas
Revisa y personaliza con antelación las plantillas de correo.
Activa recordatorios para el ocupante principal y aumenta la tasa de check-ins completados.
Mantén actualizados tus términos y condiciones, especialmente en lo relativo a la GDPR si solicitas fotografía de documento o selfie.
El Check-in Online te ayuda a optimizar tiempo, cumplir con la normativa y ofrecer una experiencia más ágil a tus huéspedes.
Ahora que conoces cómo configurarlo y personalizarlo, el siguiente paso es activarlo y comenzar a automatizar tus registros.
Preguntas frecuentes
¿El Check-in Online está incluido en todos los planes?
¿El Check-in Online está incluido en todos los planes?
No. Si deseas más información, contacta con tu Project Manager Web (si estás en proceso de creación de tu proyecto) o con tu Account Manager.
¿Es obligatorio solicitar la tarjeta de crédito en el proceso?
¿Es obligatorio solicitar la tarjeta de crédito en el proceso?
No. Es opcional y solo está disponible para clientes con PCI Wallet o Avantio Payments.