Comprueba por qué necesitas este módulo de facturación
Cuando gestionas propiedades, no siempre eres tú quien asume los gastos. A veces corresponde repercutirlos al propietario. Para que este proceso no consuma tiempo ni genere errores, VRMS ofrece un módulo dedicado que permite facturar dichos gastos de forma ágil, precisa y centralizada.
¿Quién puede beneficiarse del módulo de gastos a propietario?
Este módulo está diseñado para Property Managers que necesitan repercutir uno o varios gastos a los propietarios, ya sea porque dichos gastos están contemplados en los contratos o porque han sido introducidos manualmente.
Importante: el módulo está activado por defecto en tu sistema VRMS, bajo el menú Propietarios → Gastos a cargo del propietario. No es compatible con Fatturazione Elettronica (Italia), Contaplus (España) ni E-factura Portugal – SAF-T.
Cómo crear y gestionar un gasto a propietario
1. Detalle de un gasto
Desde VRMS → Propietarios → Control de gastos y pagos a cuenta hay un botón «Gastos» que permite generar un nuevo gasto. Al abrir dicho gasto, puedes:
Emitir una factura.
Generar un recibo.
Emitir una factura rectificativa.
Los datos aparecen prellenados en el sistema, aunque puedes modificar cualquiera usando el icono de lápiz.
2. Panel de acciones (columna derecha)
En el lado derecho se ofrecen opciones para editar o ajustar:
Fecha de emisión.
Razón social.
Número y serie de factura (con verificación de disponibilidad).
Plantilla a usar.
Idioma.
El sistema alerta sobre restricciones o errores, explicando la causa para que puedas solucionarlo.
Atención a los detalles
No es posible facturar nuevamente un gasto que ya ha sido facturado.
3. Documentos relacionados
Cada gasto incorpora un bloque denominado Documentos relacionados, donde puedes:
Visualizar el documento.
Imprimirlo.
Cómo funciona el listado de gastos a propietario
En la vista principal se muestran campos como:
Tipo, detalle, importe del gasto y alojamiento asociado.
Fecha de alta y de cargo.
Estados: si está pagado al proveedor, si está liquidado al propietario, si ya ha sido facturado al propietario.
Resultado de importaciones automáticas.
Columna de acciones: modificar o eliminar el gasto.
Botón de acciones disponibles
Al seleccionar uno o varios gastos, se activa un menú de opciones rápidas:
Emitir factura.
Generar recibo.
Emitir factura rectificativa.
Eliminar gasto.
Listado general de facturas
Dentro de VRMS → Contabilidad → Facturación y Pagos → Facturación → Listado de Facturas se visualizan todos los documentos generados:
Factura de gastos.
Recibo de gastos.
Factura rectificativa de gastos.
Plantillas de facturación
La plantilla predeterminada para facturas de gastos a propietarios se encuentra en Documentos contables. Aunque es editable, se recomienda duplicarla antes de modificarla para conservar una versión original.
Nota: no se puede cambiar el estado de una factura de gasto (solo el de un recibo).
Ventajas principales
El módulo de facturación de gastos a propietario permite:
Ahorrar tiempo en tareas repetitivas.
Tener un mayor control sobre los gastos.
Evitar errores o descuadres contables.
Ahora que conoces la herramienta, ponla en práctica y dedica tu tiempo a lo que realmente importa: gestionar tus propiedades.
Preguntas frecuentes
¿Se puede volver a facturar un gasto que ya fue facturado?
¿Se puede volver a facturar un gasto que ya fue facturado?
No. El sistema lo impide y mostrará un aviso indicando el motivo.
¿Dónde se encuentran los documentos generados?
¿Dónde se encuentran los documentos generados?
En el bloque Documentos relacionados del gasto y también en el Listado de facturas dentro del área de Contabilidad.
¿Qué hago si necesito cambiar el número de factura?
¿Qué hago si necesito cambiar el número de factura?
Puedes editar la serie y numeración desde el panel derecho, siempre que el número esté disponible.
¿Puedo utilizar este módulo si tengo Fatturazione Elettronica, Contaplus o SAF-T?
¿Puedo utilizar este módulo si tengo Fatturazione Elettronica, Contaplus o SAF-T?
No, ya que no es compatible con esas integraciones.
¿Cómo personalizo la plantilla de facturación?
¿Cómo personalizo la plantilla de facturación?
Desde «Documentos contables», duplicando siempre la plantilla original antes de hacer cambios.