Lista de verificación para preparar una factura
☐ Asegúrate de tener los campos de facturación predefinidos en tus Reglas de facturación
☐ Revisa que todos los datos que aparecerán sean correctos en el Nombre de la entidad legal
Si aún no has configurado tus reglas de facturación, aquí tienes más información.
Si quieres cambiar algún dato en tu Nombre de la entidad legal, recuerda que puedes hacerlo desde Configuración - Empresa - Razón social, lo encontrarás al final de la página, aquí tienes más información.
¿Desde dónde puedo emitir facturas de reservas?
En nuestro sistema hay 2 secciones desde donde puedes emitir tus facturas:
a) Directamente en la Página de la reserva.
b) Desde la sección de Cuenta - Contabilidad > Facturación > Emitir facturas desde reservas.
a) Desde la página de la reserva
Abre la reserva correspondiente. Puedes encontrar una reserva específica yendo a la sección Reservas y seleccionando Lista de reservas. Desde ahí, puedes abrir la página de la reserva.
Haz clic en
Acciones → Facturaque encontrarás en la esquina superior derecha de la página.Elige una de estas opciones:
“Facturar esta reserva”: la factura se emite a nombre de tu agencia.
“Facturar como propietario”: la factura se emite a nombre del propietario.
El sistema cargará automáticamente la regla de facturación predeterminada (IVA, nombre de la empresa, serie, etc.).
Si lo necesitas, selecciona otra regla en el menú desplegable o edita los datos manualmente antes de emitir.
b) Emitir facturas desde la sección de Contabilidad
Para acceder a esta sección, debes ir a Contabilidad, seleccionar Facturación y luego Emitir facturas desde reservas en el submenú.
Desde aquí puedes emitir facturas de una lista más amplia de reservas.
Selecciona la reserva que deseas.
Haz clic en Acciones y selecciona Factura.
Revisa los parámetros y haz clic en “Crear”.
Desde este apartado, además de emitir facturas individuales, tienes la posibilidad de generar facturas múltiples o facturas agregadas seleccionando varios registros a la vez; puedes consultar el funcionamiento detallado de estas opciones en la sección 'Gestión de Facturación Masiva: Múltiple y Agregada' de esta misma guía.
Asegúrate de que tu factura se emite correctamente
Antes de que se genere la factura, el sistema muestra los campos predefinidos que has configurado en tus reglas de facturación.
Aquí puedes revisar que toda la información sea correcta, ya que una vez emitida, la factura no se puede modificar (aunque luego cambies algún dato del cliente). Si necesitas hacer cambios, deberás emitir una nota de crédito y luego emitir una nueva factura.
Ten en cuenta que el idioma en el que se emite la factura es el idioma configurado en tu entidad legal.
Campo destinatario
Cliente (Particular): Se emiten facturas simplificadas; no es necesario el domicilio completo ni el número de identificación.
Empresa o autónomo: Las facturas estándar requieren datos completos (nombre, número de identificación y dirección). Si falta algún dato, aparecerá un aviso para que lo corrijas.
Corrección de facturas
Si necesitas cambiar algún dato de la factura emitida, por ejemplo, nombre de la empresa, número de identificación, nombres mal escritos, etc., debes emitir una nota de crédito:
Primero, emite una nota de crédito con los datos originales.
Si lo haces desde la página de la reserva, puedes encontrar la factura haciendo clic aquí:
Luego actualiza la información del cliente en su perfil.
Por último, emite la nueva factura correcta.
Consejo importante
Las notas de crédito solo se emitirán con los mismos datos exactos de la factura original.
Mejores prácticas
Configura bien tus reglas de facturación desde el principio. Te evitará correcciones después.
Revisa siempre la vista previa antes de confirmar.
Utiliza la factura agregada solo cuando todas las reservas pertenezcan al mismo cliente.
Gestión de Facturación Masiva: Múltiple y Agregada
Facturación múltiple vs. facturación agregada
Nuestro sistema permite gestionar la facturación de varias reservas de forma simultánea, distinguiendo entre dos modalidades según tus necesidades contables:
Emitir facturas múltiples: Se generan varios documentos independientes, cada uno con su propia serie y número correlativo. Es la opción ideal para procesar reservas de distintos clientes en un solo paso.
Emitir facturas agregadas: Se emite una única factura que agrupa diversas reservas. Esta opción solo debe utilizarse cuando todas las reservas pertenecen al mismo cliente o propietario.
Nota importante: No es posible utilizar estas funciones si tu agencia tiene activos los módulos de exportación SAF-T, Fatturazione Elettronica o TicketBai.
Funcionamiento de la emisión en lote - Multifactura
Dentro de la sección “Emitir facturas desde reservas”, puedes generar múltiples facturas individuales simultáneamente siguiendo estos pasos:
Seleccione más de una reserva de la lista.
Haz clic en Acciones → Crear factura(s).
El sistema mostrará una interfaz de vista previa para configurar los parámetros antes de la emisión definitiva:
Fecha de operación: Campo editable para ajustar el registro contable.
Fecha de factura: Campo fijo basado en la fecha de emisión (no editable).
Reglas de facturación: Por defecto, el sistema aplica la opción de valores múltiples llamada "Se aplicará la de cada alojamiento" aunque si se desea es posible modificarla.
Método de pago: Permite seleccionar la forma de cobro para el lote completo.
Comportamiento de las Reglas de Facturación
Al realizar una emisión múltiple, se puede decidir cómo se aplican las reglas de facturación:
Opción "Se aplicará la de cada alojamiento" (Valores múltiples): Cada reserva utilizará la regla de facturación configurada en su alojamiento, manteniendo la configuración individual aunque las reglas sean diferentes entre las reservas seleccionadas.
Selección manual: Puedes elegir una regla de facturación específica en el desplegable. Al hacerlo, esta regla se aplicará a todas las reservas seleccionadas, ignorando las reglas originales de cada alojamiento.
Revisión y ajustes: Antes de confirmar, podrás revisar la vista previa de cada reserva y ajustar los importes manualmente si es necesario. Recuerda que, una vez emitida, la factura no se puede modificar; en caso de error, deberás emitir una nota de crédito.
Opción por defecto regla de facturación - valores múltiples
Opción selección manual de la regla de facturación y previsualización de cada documento
Funcionamiento de la emisión en lote - Factura Agregada
Dentro de la sección “Emitir facturas desde reservas”, es posible generar una única factura que agrupe los importes correspondientes a varias estancias.
Para ello:
Selecciona varias reservas pertenecientes al mismo destinatario (cliente o propietario).
Haz clic en Acciones → Generar factura agregada.
El sistema mostrará una pantalla de vista previa con:
Los campos predefinidos configurados en las reglas de facturación
Un desglose de reservas dentro de la sección Conceptos, donde se listarán todas las reservas incluidas junto con sus respectivos IDs.
Antes de emitir la factura definitivamente, revisa todos los datos y parámetros mostrados en la vista previa.
