Mantén a tus proveedores informados en tiempo real y asegura una comunicación fluida
La comunicación con los proveedores es un pilar fundamental en la gestión diaria de una agencia. Cuando esta se interrumpe por falta de información, pueden aparecer retrasos, errores o malentendidos que afectan tanto al huésped como al negocio. Para evitarlo, el VRMS ofrece un sistema de notificaciones automáticas que mantiene a todos los responsables informados en tiempo real, sin esfuerzo extra por tu parte.
Notificaciones automáticas
Imagina esos momentos en que un cambio de última hora en un servicio deja a tu proveedor sin la información necesaria, generando confusiones y retrasos.
Con las notificaciones automáticas, todos se mantienen informados sin esfuerzo adicional. Es como contar con un asistente que envía alertas precisas en el momento justo, dándote tranquilidad y permitiendo que la comunicación fluya sin necesidad de llamadas ni correos improvisados.
Descubre las notificaciones a proveedores
Con esta funcionalidad puedes enviar correos electrónicos automáticos a tus proveedores cada vez que se asigna, modifica o cancela un extra o servicio. Así evitas malentendidos y mantienes un flujo de trabajo ágil y ordenado en tu agencia.
Los beneficios son claros:
Refuerzas la relación con tus proveedores.
Reduces errores en la gestión diaria.
Ganas tiempo para enfocarte en tareas más estratégicas.
Imagina que, en lugar de buscar confirmaciones, tus colaboradores reciben actualizaciones claras y oportunas, lo que enriquece tanto su experiencia como la tuya.
Configura las notificaciones paso a paso
La configuración se gestiona desde la ficha del proveedor. Para ello:
Entra en el módulo VRMS y accede a la sección «Proveedores».
Abre el apartado «Listado» y selecciona el proveedor para acceder a su ficha.
Dentro de la sección «Configuración de servicios», abre el apartado «Notificaciones».
Haz clic en «Crear» para añadir una nueva regla de notificación.
Allí podrás:
Consultar los servicios asignados a cada proveedor.
Definir reglas específicas para cada servicio.
Configurarlas de manera sencilla con un solo clic en «Configurar».
Paso a paso
La configuración de notificaciones se organiza en tres pasos simples, diseñados para que revises cada detalle antes de activarlas. Así, evitarás ajustes apresurados que puedan generar envíos incorrectos.
Paso 1. Define la regla
Paso 1. Define la regla
Al pulsar el botón «Crear» se abrirá una ventana lateral. En la primera sección, «Configurar», completa los siguientes campos:
Nombre interno: asigna un nombre de referencia (solo visible para ti, no para el proveedor).
Plantillas predefinidas: en cada uno de los tres eventos principales; Aviso de nuevo servicio, Aviso de modificación de servicio y Aviso de cancelación de servicio; haz clic en los tres puntos verticales de la derecha y selecciona la plantilla correspondiente.
Recordatorios opcionales: activa el recordatorio con el botón de encendido/apagado
, define la antelación en el desplegable «Fecha del recordatorio» y, si lo necesitas, haz clic en «Añadir recordatorio» para configurar un segundo (puedes tener hasta dos en total).
Paso 2. Asocia los alojamientos
Paso 2. Asocia los alojamientos
Después de definir la regla, haz clic en «Siguiente» para acceder a la sección «Asociar alojamientos».
En «Alojamientos asociados» utiliza los filtros disponibles para facilitar la búsqueda.
Más abajo, selecciona los alojamientos a los que se aplicará la regla.
El sistema mostrará todos los alojamientos disponibles y te avisará si alguno ya tiene una configuración activa.
Paso 3. Revisa y activa
Paso 3. Revisa y activa
Tras asociar los alojamientos, haz clic en «Siguiente» para acceder a la sección «Resumen». En esta sección podrás:
Revisar el detalle completo de la configuración.
Pulsar «Finalizar» para activar la regla.
Buenas prácticas
Crea reglas específicas por servicio en lugar de generalizar.
Gestiona proveedores en alojamientos concretos para evitar duplicaciones.
Comprueba siempre que los alojamientos asociados sean correctos.
Una vez guardada la configuración, el alojamiento quedará registrado en la ficha del proveedor, dentro del extra o servicio correspondiente que este gestione.
Esto sucede porque, al asignar un servicio a un proveedor, este queda vinculado por defecto a todas las propiedades. Por ello, es fundamental verificar que cada proveedor tenga asociados únicamente los servicios y alojamientos correctos.
Errores frecuentes
Un error habitual es intentar habilitar únicamente una parte de las notificaciones. El sistema no lo permite, ya que estas se gestionan siempre como un bloque completo. Para evitarlo:
Revisa con atención el Paso 3 y realiza los ajustes necesarios antes de finalizar.
Si la regla ya está activa, edítala de forma íntegra desde la ficha del proveedor.
¿Cómo se envían las alertas?
Proveedores externos: reciben notificaciones por correo electrónico mediante plantillas fijas, diseñadas para asegurar consistencia. Ten en cuenta que, si una tarea está asociada a varios alojamientos (por ejemplo, 20), recibirán un correo independiente por cada uno.
Usuarios internos: reciben alertas directamente en la campana de notificaciones del VRMS. De forma análoga, si una tarea está vinculada a múltiples alojamientos, se generará una alerta individual por cada caso.
Atención a los detalles
El método de notificación depende del tipo de responsable y se adapta a su rol para garantizar la máxima eficiencia.
Preguntas frecuentes
¿Puedo configurar notificaciones solo para cancelaciones?
¿Puedo configurar notificaciones solo para cancelaciones?
No. Las tres notificaciones (nuevo, modificación y cancelación) se activan en bloque. Si necesitas mayor control, crea reglas separadas por servicio.
¿Cómo edito una regla ya creada?
¿Cómo edito una regla ya creada?
Accede a la ficha del proveedor y selecciona la configuración activa para modificarla siguiendo los tres pasos iniciales.
¿Qué pasa si un alojamiento ya tiene una regla asignada?
¿Qué pasa si un alojamiento ya tiene una regla asignada?
El sistema te avisa en el paso dos. Puedes sobreescribir la regla o elegir otro alojamiento, pero revisa siempre para no interrumpir procesos existentes.
¿Los recordatorios son obligatorios?
¿Los recordatorios son obligatorios?
No. Puedes configurar ninguno, uno o dos, según la urgencia del servicio.
¿Las plantillas son personalizables?
¿Las plantillas son personalizables?
No. Son plantillas predefinidas. Si necesitas algo específico, revisa la documentación de plantillas y Harmony.