Centraliza gastos, organiza condiciones de pago y gana una visión clara del margen real de tus reservas
Gestionar los pagos a proveedores puede parecer una tarea compleja, pero con esta herramienta en Avantio el proceso se simplifica y se vuelve más claro.
Desde el registro de los gastos hasta el control de las condiciones de pago, tendrás la posibilidad de organizar toda la información en un único lugar.
Esto te permitirá conocer el margen real de tus reservas y evitar confusiones en la contabilidad.
¿Qué son los pagos a proveedores y por qué configurarlos?
Este módulo funciona como un asistente que automatiza tareas repetitivas: calcula costes, registra pagos y centraliza la información en el VRMS.
Las ventajas son claras:
Visualizar con precisión el margen de beneficio de cada reserva.
Comparar fácilmente lo que pagan los turistas con los gastos reales.
Acceder a listas organizadas de pagos pendientes y realizados.
Crear o editar pagos individuales de acuerdo con cada servicio.
Es una solución especialmente útil para agencias que gestionan múltiples proveedores, ya que concentra toda la información en un único entorno.
Atención a los detalles
El listado de Pagos a proveedores actúa como agenda interna. No permite realizar pagos directamente, solo registrar y gestionar la información.
Cómo crear una regla de pago
Paso 1. Accede a la configuración de pagos
Paso 1. Accede a la configuración de pagos
Accede al módulo VRMS, ve a la sección «Proveedores» y abre el apartado «Listado».
Abre la ficha de un proveedor ya configurado.
En «Configuración de servicios», selecciona el apartado «Pagos».
Haz clic en «Configurar» junto al extra asociado.
Paso 2. Define los detalles básicos
Paso 2. Define los detalles básicos
Asigna un nombre a la regla.
Selecciona el tipo de pago: porcentaje o importe fijo.
Elige el método de pago en el desplegable.
Aplica el IVA correspondiente.
Indica la fecha de pago.
Establece la condición para la generación automática del pago.
Asocia los alojamientos
Decide si incluir todos los alojamientos del proveedor o solo algunos.
Utiliza filtros (clase, etiquetas, localización o edificio) para realizar una selección precisa.
Revisa el resumen
Verifica toda la configuración en la vista previa.
Realiza los ajustes necesarios antes de guardar.
Paso 3. Determina el alcance de la regla
Paso 3. Determina el alcance de la regla
Decide si la regla se aplicará solo a las reservas futuras o también de forma retroactiva, generando pagos para las reservas ya registradas.
Ver imagen
Crear regla → se generarán pagos únicamente para las reservas que entren a partir de la fecha de creación de la regla.
Crear regla y pagos → se generarán pagos de forma retroactiva, tanto para las nuevas reservas como para las reservas futuras que ya estuvieran registradas antes de crear la regla de pago.
Atención a los detalles
Los usuarios deben tener activado el permiso «Gestión de Pagos a proveedores».
Consejo útil
Usa nombres claros y descriptivos para las reglas, como «Limpieza – Porcentaje fijo». Así será más fácil identificarlas en el futuro.
Cómo editar una regla existente
Ve a la ficha del proveedor en
Configuración de servicios → Pagos.Haz clic directamente en el servicio que quieras modificar o utiliza el icono con los tres puntos verticales
.
Tras modificar aparecerán dos opciones:
Modificar solo la regla: los pagos pendientes conservarán la configuración anterior y pasarán a ser personalizados. Los nuevos pagos se generarán con la regla actualizada.
Modificar regla y pagos: los pagos pendientes se actualizarán con la nueva configuración, incluyendo reservas futuras registradas antes del cambio.
Atención a los detalles
Los pagos ya marcados como «Pagados» no se pueden editar.
Eliminar una regla o un proveedor
Al eliminar, el sistema muestra un aviso sobre los pagos asociados:
Eliminar solo la regla: los pagos pendientes pasan a ser personalizados y se editan desde la lista de pagos.
Eliminar regla y pagos: los pagos pendientes se eliminan por completo.
Si se elimina la ficha de un proveedor:
Eliminar solo el proveedor: las tareas se desasignan y los pagos pendientes se convierten en personalizados.
Eliminar proveedor y pagos: los pagos pendientes se eliminan por completo.
Errores frecuentes
Olvidar revisar los pagos pendientes antes de eliminar una regla o proveedor. Para evitar la pérdida de datos, selecciona siempre la opción que preserve el historial si tienes dudas.
Configurar pagos a proveedores en Avantio permite centralizar la gestión, reducir errores y simplificar el control financiero de tu agencia.
Con reglas claras, permisos adecuados y revisiones periódicas, tendrás siempre una visión precisa de los costes y un mejor control sobre cada operación.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si creo una regla retroactiva?
¿Qué pasa si creo una regla retroactiva?
Se generan pagos para reservas futuras, incluidas las registradas antes de la creación de la regla, pero no afecta a reservas pasadas.
¿Puedo editar pagos individuales después de configurar una regla?
¿Puedo editar pagos individuales después de configurar una regla?
Sí, siempre que no estén marcados como «Pagados».
¿Qué ocurre con las tareas si elimino un proveedor?
¿Qué ocurre con las tareas si elimino un proveedor?
Se desasignan automáticamente. Los pagos pendientes se convierten en editables o se eliminan, según la opción elegida.
¿Necesito permisos especiales para esto?
¿Necesito permisos especiales para esto?
Sí, el permiso «Gestión de Pagos a proveedores» debe estar activado para crear o editar reglas.
¿Cómo filtro alojamientos al asociarlos a una regla?
¿Cómo filtro alojamientos al asociarlos a una regla?
Puedes usar filtros como clase, etiquetas, localización o edificio.