Centraliza la comunicación, evita malentendidos y mantén a tus proveedores alineados en tiempo real
Coordinar a las empresas externas puede ser una tarea complicada: llamadas que se pierden, mensajes sin responder, confusiones con horarios.
Con la Intranet de Proveedores de Avantio todo esto cambia. Ahora tus proveedores tienen su propio acceso al VRMS, pueden ver sus tareas al instante y comunicarse contigo de manera directa. Tú ganas en control, ellos en autonomía, y todos en eficiencia.
Veamos en qué consiste esta herramienta y cómo puede transformar tu forma de trabajar con proveedores.
¿Qué es la Intranet de Proveedores?
Es una herramienta integrada en el VRMS que permite a tus proveedores acceder a la información de sus servicios (limpieza, ropa de cama, cunas, packs de bienvenida, camas supletorias, etc.) de forma segura y en tiempo real.
Una solución diseñada para dar a tus colaboradores externos el mismo nivel de información y agilidad que manejas desde el VRMS.
Desde su propia Intranet, podrán revisar las tareas pendientes, marcar las realizadas y chatear contigo sin necesidad de intermediarios.
Beneficios principales
Más que una herramienta de comunicación, la intranet de proveedores es un sistema que optimiza tiempos, reduce errores y te da control operativo.
Control total: visualiza qué servicios están pendientes y cuáles ya se han realizado.
Comunicación directa: un chat integrado evita malentendidos.
Flexibilidad: cambia proveedores, estados o fechas en cualquier momento.
Acceso móvil: disponible como aplicación web en dispositivos móviles y tablets.
¿Cómo activar la Intranet de Proveedores?
La puesta en marcha es sencilla: solo necesitas habilitar el acceso desde la ficha del proveedor y definir los permisos adecuados.
Paso a paso: dar acceso a tus proveedores
Paso a paso: dar acceso a tus proveedores
Accede al módulo VRMS y en el menú lateral izquierdo selecciona «Proveedores». Luego, haz clic en «Listado».
Selecciona el proveedor al que quieres dar acceso, o bien crea uno nuevo.
Añade un correo electrónico válido.
Marca la casilla «Enviar datos de conexión al email del proveedor» para que configure su contraseña.
Permisos y niveles de acceso para proveedores
Permisos y niveles de acceso para proveedores
Por defecto, los proveedores no verán los datos del huéspedes. Si lo necesitas, puedes darles acceso a:
Proveedor básico: ver servicios asignados, cambiar estado de tareas y enviar mensajes.
Ver dirección del alojamiento: ver dirección donde se aloja el turista.
Ver horario del turista: ver la hora de entrada y de salida que proporciona el turista y el estado del check-in online.
Ver información del turista: ver datos principales del turista (nombre, mail, idioma, etc.)
Ver notas adicionales: ver las notas adicionales del alojamiento.
Lo que ven tus proveedores en su Intranet
La interfaz está pensada para que cualquier proveedor pueda gestionar su trabajo en tiempo real.
Panel principal
Filtros rápidos: tareas de hoy, mañana y próximos 7 días.
Filtros avanzados: para búsquedas más detalladas.
Listado de servicios: con fecha, hora, tarea, alojamiento y enlace directo a Google Maps.
Columna de chat: mensajes leídos/no leídos y nuevas conversaciones contigo.
Estado del servicio: pendiente o realizado (se marca con un solo clic).
Información ampliada
Al hacer clic en una línea de servicio, el proveedor puede consultar:
Estado de la reserva (pendiente de llegada, en curso, salida realizada).
Mensajes pendientes de leer.
Datos de la reserva: fecha de entrada y salida, localizador, estado, noches y ocupantes.
Información de la reserva anterior y de la siguiente.
Información del alojamiento: nombre, dirección con acceso a Google Maps, distribución de dormitorios y baños.
Acciones rápidas
Al pulsar en los tres puntos de la derecha, podrán:
Marcar el servicio como pendiente o realizado.
Ver detalles de la tarea.
Enviar un mensaje a la agencia (incluso foto).
Ejemplo de uso real
La nevera ha dejado de funcionar y hay agua en la cocina. Es urgente que venga un técnico porque hay un huésped entrando esta tarde.
Buenas prácticas
Si adoptas estos sencillos hábitos, podrás optimizar la Intranet y mejorar la comunicación con tus colaboradores.
Revisa regularmente los permisos de cada proveedor.
Anima a tus proveedores a usar los filtros rápidos para ahorrar tiempo.
Usa el chat integrado en lugar de WhatsApp o llamadas dispersas: así queda todo registrado en un único lugar.
La Intranet de proveedores te da más control, comunicación directa y flexibilidad para coordinar los servicios de tu agencia.
Ahora que conoces cómo activarla y cómo funciona, el siguiente paso es animar a tus proveedores a instalar la aplicación web en su móvil o tablet para trabajar de forma más ágil.
Preguntas frecuentes
¿Qué proveedores pueden usar la intranet?
¿Qué proveedores pueden usar la intranet?
Cualquier proveedor de servicios externos, como empresas de limpieza, ropa de cama, cunas, packs de bienvenida o camas supletorias a los cuales se le a dado acceso.
¿Es necesario que cada proveedor tenga un email?
¿Es necesario que cada proveedor tenga un email?
Sí, se requiere un correo electrónico válido para enviarle las credenciales de acceso.
¿Los proveedores pueden ver los datos de mis clientes?
¿Los proveedores pueden ver los datos de mis clientes?
Por defecto no. Solo si les asignas permisos específicos podrán ver contactos, direcciones o la hora de llegada/salida.
¿Se pueden exportar los datos de los servicios?
¿Se pueden exportar los datos de los servicios?
Sí, desde el panel de gestión puedes exportar la información a Excel o CSV.