Asigna responsables a cada tarea para ganar claridad, eficiencia y comunicación fluida en tu equipo

Cuando gestionas tareas e incidencias en tu día a día, no basta con registrarlas: necesitas saber quién se encargará de resolver cada una.

Configurar responsables no solo te da claridad, también aporta tranquilidad y agilidad a todo tu equipo.

Veamos qué son los responsables dentro del sistema y cómo ajustarlos correctamente.

¿Qué son los responsables?

Son las personas a las que confías la ejecución de cada tarea o incidencia, dentro del módulo de Operaciones. Según la naturaleza del trabajo, estos pueden ser usuarios internos o proveedores externos.

Tipos de responsables

Proveedor: persona contratada externamente, como un servicio de mantenimiento o limpieza.
Interno: miembro de tu equipo o empleado de la empresa.

Cada responsable tiene su propio acceso al sistema para gestionar lo que se le ha asignado.

Beneficios de configurar responsables

Mayor transparencia: cada tarea tiene un responsable asignado.
Comunicación directa: los responsables pueden dejar comentarios y adjuntar fotos.
Seguimiento en tiempo real: sabes en todo momento qué está pendiente, en proceso o ya resuelto.

Configuración inicial

Para empezar a trabajar con responsables, primero debes darlos de alta en el VRMS. Tienes dos formas de hacerlo:

Paso a paso: crear un usuario interno y darlo de alta

En VRMS, accede a Configuración → Usuarios → Crear.
Rellena los datos básicos del usuario y pulsa «Guardar».
Para asignarle un servicio, ve a Alojamientos → Corta estancia → Listado de propiedades.
Selecciona el alojamiento correspondiente y haz clic en «Editar».
En la ficha del alojamiento, abre «Extra/Servicios» y elige el servicio o extra que quieras configurar.
Guarda los cambios.
También puedes asignar el servicio o extra directamente desde su propio apartado. Para ello, ve a Alojamientos → Corta estancia → Extras, selecciona el extra o servicio, haz clic en «Editar» y configura el campo «Responsable».

Paso a paso: crear y dar de alta a un proveedor externo

En VRMS, accede a Configuración → Usuarios y haz clic en «Crear».
Introduce la información del proveedor.
Pulsa «Guardar» para confirmar.

Consejo útil

Si trabajas con varios proveedores de confianza, centraliza su gestión aquí. Así podrás asignarles tareas de forma rápida sin tener que registrar sus datos una y otra vez.

Funcionamiento en el día a día

Una vez que el responsable está dado de alta, así es como interactúa con el sistema:

Accede a sus tareas o incidencias desde la aplicación.
Deja comentarios para mantener la comunicación fluida.
Adjunta fotos o pruebas relacionadas.
Marca una tarea o incidencia como resuelta para mantener la agencia siempre informada.

Buenas prácticas

Pon en práctica estas acciones sencillas para mantener el sistema ordenado y actualizado:

Define si la persona es proveedor o usuario interno antes de darla de alta.
Revisa periódicamente los accesos para mantener actualizada la lista de responsables.

Dar acceso sin control puede generar descuidos que afecten la operativa. Evítalos siguiendo estas recomendaciones.

Errores frecuentes

Dar de alta un proveedor en el apartado de usuarios: revísalo antes de confirmar. Este apartado está destinado únicamente a usuarios internos de la empresa que gestionan un servicio.
Olvidar activar el acceso al sistema: el responsable no podrá gestionar sus servicios hasta que lo habilites.
Asignar tareas sin responsable: complica el seguimiento y puede generar retrasos. Es recomendable asignar siempre un responsable a cada servicio.

Configurar responsables en el Gestor de Operaciones te permite organizar las tareas con mayor eficiencia y mantener una comunicación fluida tanto con tu equipo como con los proveedores.

Ahora que conoces el proceso, da de alta a tus primeros responsables y empieza a asignar tareas con claridad y control.

Preguntas frecuentes

¿Puedo asignar más de un responsable a la misma tarea?

No, cada tarea/incidencia debe tener un único responsable principal.

¿Qué pasa si un proveedor ya no trabaja conmigo?

Puedes desactivar el acceso a su intranet para que no aparezca disponible al asignar tareas.

¿Es obligatorio que los responsables usen la aplicación?

Es recomendable que la utilicen, para poder gestionar comentarios, fotos y cambios de estado necesitan acceder al sistema.

¿Los responsables reciben notificaciones automáticas?

Sí, recibirán alertas cuando se les asigne una nueva tarea o incidencia.

Configura responsables en VRMS y organiza mejor tus operaciones