Simplifica el envío obligatorio de partes de viajeros y altas de reservas
El parte de entrada de los viajeros es un documento obligatorio en España que recoge los datos de los ocupantes de una reserva junto con sus firmas. Debe conservarse durante tres años para posibles inspecciones.
Con la integración entre Avantio y la plataforma SES.Hospedajes (Secretaría de Estado de Seguridad), ahora puedes enviar automáticamente las altas de reserva y los partes de viajeros sin necesidad de imprimir ni archivar documentos en papel.
La exportación a SES.Hospedajes reemplaza las exportaciones anteriores a las fuerzas de seguridad (Policía/Guardia Civil), que dejaron de estar operativas oficialmente desde el 2 de diciembre de 2024.
Desde esa fecha, todos los sujetos obligados deben reportar los partes de hospedaje exclusivamente a través de la plataforma de la Secretaría de Estado de Seguridad.
Según el Real Decreto 933/2021, el artículo 6 establece que los sujetos obligados deben comunicar la información de su actividad en un plazo máximo de 24 horas a partir de:
La realización o anulación de una reserva o contrato (envío de alta de reservas).
El inicio de los servicios contratados, es decir, el check-in del alojamiento (envío de parte de viajeros).
¿Qué debes enviar y cuándo?
Existen dos tipos de exportaciones obligatorias:
Alta de reservas
Se envía cuando una reserva pasa a estado confirmada o pagada.
Incluye únicamente los datos del titular de la reserva.
Debe enviarse en un máximo de 24 horas desde la confirmación.
Parte de viajeros
Se envía a partir de la fecha del check-in.
Incluye los datos de todos los ocupantes de la reserva.
Es obligatorio enviarlo en un máximo de 24 horas desde la entrada.
Datos requeridos
Según el Real Decreto 933/2021, los datos mínimos que deben recogerse son:
Nombre*Primer apellido*Segundo apellido* (obligatorio si el viajero es de nacionalidad española)Sexo*Número de documento de identidad*Número de soporte del documento* (obligatorio si es DNI o NIE)Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE)*Nacionalidad*Fecha de nacimiento*Lugar de residencia habitual*Dirección completa*Localidad*País*Teléfono fijoTeléfono móvil*Correo electrónico*Relación de parentesco entre viajeros* (obligatorio si alguno es menor de edad)
¿Cómo visualizar los datos registrados de los viajeros?
Abre la ficha de la reserva.
Haz clic en
Acciones → Parte del viajero.Verás una plantilla con los datos del cliente y de los ocupantes (introducidos manualmente o mediante el check-in online).
Si tienes activo el check-in online, la firma quedará registrada automáticamente en el parte de viajero.
Notas
Existen dos plantillas relacionadas con el parte de viajero:
«Parte de entrada de viajeros versión oficial»: formato A5, cumple los requisitos de las autoridades y no es editable.
«Parte de entrada de viajeros A4»: formato A4, editable e incluye información adicional.
Según el Decreto 196/1976, es obligatoria la firma del parte de viajeros de todos los mayores de 14 años.
Configuración en el sistema
Para configurar la exportación a SES.Hospedajes:
Ve a
VRMS → Exportaciones → Hospedajes.Completa las credenciales obtenidas en la sede del Ministerio del Interior:
Certificado y contraseña (proporcionados por SES.Hospedajes para comunicaciones por servicio web).
Código de arrendador.
Código de establecimiento o alojamiento.
Usuario y contraseña de SES.Hospedajes (para comunicaciones por servicio web).
Elige si deseas realizar la exportación de forma manual o automática.
Atención a los detalles
Un mismo código de arrendador puede tener asociados varios alojamientos.
Deberás registrar en Avantio tantos códigos de establecimiento como hayas dado de alta en SES.Hospedajes, y asociarlos a su alojamiento correspondiente.
Aunque configures la exportación automática, es recomendable revisar diariamente el listado de exportaciones y enviar manualmente los registros con datos faltantes.
Exportaciones
Exportación manual
Para partes de viajero: selecciona fechas de entrada (Desde–Hasta) y regiones de los alojamientos.
Para altas de reserva: selecciona fechas de alta (Desde–Hasta) y regiones de los alojamientos.
Si tienes múltiples cuentas, se generará un archivo por cada una.
Si hay errores, podrás omitirlos y enviar solo las reservas válidas; las que tengan errores deberán corregirse y reenviarse manualmente.
Exportación automática
La exportación automática del parte de viajero se realiza diariamente.
Envía las reservas en estado confirmada o pagada con fechas de check-in anteriores a la fecha de exportación.
El sistema revisa los partes completados y envía solo los que cumplen los requisitos; los incompletos quedan pendientes hasta su corrección y envío manual.
La exportación automática de altas de reserva también se realiza cada día, enviando todas las reservas confirmadas o pagadas que aún no se hayan enviado.
Cada reserva se exporta individualmente: si una presenta errores, las demás se enviarán sin problema.
Revisa siempre el listado de exportaciones para asegurarte de que no haya errores.
Importante: Notificación de exportaciones automáticas fallidas.
Ésta se genera cuando la "creación" de la exportación falla. Desde esta notificación el sistema te lleva a crear una "nueva exportación".
Podemos decir que las exportaciones se conforman de dos partes:
La 'generación' de la exportación.
El 'envío' de esta exportación.
→ La notificación de error ocurre con la parte 1, es decir que la exportación no se ha generado y por ello la notificación te lleva a una nueva.
→ La parte 2 no genera notificación.
Errores y validaciones de Hospedajes
Una vez el servicio de SES.Hospedajes recibe la petición, realiza validaciones de los datos enviados. Pueden ocurrir dos situaciones:
Si existe algún error de validación: SES.Hospedajes devuelve un mensaje con el código y la descripción del error. Podrás corregir la información y volver a enviar el registro manualmente o editarlo directamente en la plataforma SES.Hospedajes.
Si los datos son correctos: el mensaje de respuesta devuelve el código de estado 0-ok y un número de lote que identifica la petición.
Listado de exportaciones
En el listado podrás ver todos los archivos generados y comprobar si los envíos se realizaron automáticamente o de forma manual.
Si un parte no se ha enviado correctamente, aparecerá con errores. Deberás eliminar el archivo, corregir los datos y reenviarlo manualmente.
Importante sobre las fechas de alta o confirmación
En los envíos manuales, el sistema busca las reservas confirmadas o pagadas por fecha de alta que aún no se hayan enviado.
En los envíos automáticos diarios, el sistema identifica las reservas que pasen a estado confirmada o pagada y no se hayan exportado previamente.
El listado de exportaciones muestra una columna con la fecha de alta o confirmación, según el método de envío utilizado.
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si una reserva se cancela?
¿Qué ocurre si una reserva se cancela?
Por ahora, solo se exportan las altas de reserva. Las cancelaciones o modificaciones deben gestionarse directamente en SES.Hospedajes.
¿Es obligatorio el uso de SES.Hospedajes para todos los alojamientos en España?
¿Es obligatorio el uso de SES.Hospedajes para todos los alojamientos en España?
Sí. Desde el 1 de octubre de 2024, todos los Property Managers están obligados a enviar las altas de reservas y los partes de viajeros a través de esta plataforma.
¿Qué plantillas están disponibles para el documento Parte de viajero?
¿Qué plantillas están disponibles para el documento Parte de viajero?
Existen dos versiones: la versión oficial (A5), no editable y exigida por las autoridades, y la versión A4, editable y con información adicional.
¿Qué debo hacer si un huésped no completa el check-in online?
¿Qué debo hacer si un huésped no completa el check-in online?
El Property Manager debe introducir manualmente los datos del viajero en VRMS antes de realizar la exportación.