Envía los datos de viajeros y evita sanciones automáticamente desde el VRMS
La normativa vigente (Real Decreto 933/2021) obliga a las agencias con alojamientos en el País Vasco a comunicar a la Ertzaintza los datos de viajeros mediante el Parte de Viajero (A19).
Con el módulo de exportación del VRMS, este proceso puede realizarse de forma manual o automática, garantizando el cumplimiento legal y simplificando la gestión.
A partir del 1 de enero de 2025, es obligatorio el uso de la nueva exportación Ertzaintza A19, totalmente compatible con el Real Decreto 933/2021. La versión anterior quedará deprecada.
Beneficios del módulo
Evita duplicados: solo se envían los registros pendientes.
Control avanzado de errores: el sistema avisa si falta algún dato antes de exportar.
Histórico disponible: permite consultar y gestionar exportaciones pasadas.
Exportaciones anulables: puedes corregir y volver a generar el envío.
Automatización: posibilidad de programar exportaciones diarias.
Acceso al módulo
Accede desde VRMS → Reportes → Exportaciones y selecciona la pestaña «Ertzaintza A19».
Desde allí podrás configurar, crear y consultar tus exportaciones.
Configuración inicial
En la actualización a la nueva exportación Ertzaintza A19 se han migrado automáticamente los datos de configuración existentes, para evitar que los Property Managers deban reconfigurarlos.
Elementos migrados desde la exportación anterior:
Certificado: se mantiene el mismo que la exportación anterior de Ertzaintza.
Envío automático: funciona igual que en la exportación a SES.Hospedajes; puede activarse desde la sección «Configuración».
Configuración por defecto y personalizada: los datos se han trasladado desde la configuración anterior.
Datos a verificar
Código de arrendador: este campo debe actualizarse, ya que es un requisito nuevo.
Códigos de establecimiento: deben comprobarse en la plataforma de la Ertzaintza para confirmar que siguen siendo válidos.
Certificado digital y contraseña asociada
Para realizar los envíos del Parte de Viajero (Ertzaintza A19) es imprescindible disponer de un certificado digital a nombre de la agencia.
Este certificado permite realizar trámites telemáticos, como los de Hacienda, y debe tener la extensión .pfx.
En caso de no disponer de uno, la Ertzaintza recomienda solicitarlo en alguno de los siguientes organismos:
Izenpe
FNMT
Camerfirma
Configuración por defecto y personalizada
Código único para todos los alojamientos
Introduce el código en la configuración por defecto.
Códigos diferentes por alojamiento
En la sección «Por defecto», introduce un código común para los alojamientos que compartan credenciales.
En la sección «Personalizado», completa el código de arrendador, el código de establecimiento y el nombre del alojamiento para los casos individuales.
Asegúrate de que cada código de establecimiento tenga al menos un alojamiento asignado.
Tipos de exportación Ertzaintza A19
Existen dos tipos de envíos:
Alta de reserva de hospedaje (RH)
Se genera cuando una reserva pasa a estado confirmada o pagada.
Incluye los datos del establecimiento, la reserva y la información mínima del cliente principal.
Alta de parte de viajero (PV)
Se genera en la fecha de check-in.
Incluye los datos completos de la reserva y de todos los viajeros.
En el menú del módulo encontrarás dos secciones diferenciadas:
Ertzaintza A19 (Alta de reservas)
Ertzaintza A19 (Parte del viajero)
Cada sección dispone de las opciones: «Nueva exportación», «Listado de exportaciones» y «Configuración».
Exportación manual
Parte de viajero (Ertzaintza A19):
Selecciona las fechas de entrada a exportar (Desde–Hasta).
Indica las regiones de los alojamientos.
Alta de reserva (Ertzaintza A19):
Selecciona las fechas de alta (Desde–Hasta).
Indica las regiones de los alojamientos.
Si gestionas múltiples cuentas, el sistema generará un archivo por cada una.
Cada archivo incluirá las reservas que cumplan los filtros aplicados.
En caso de errores, podrás omitirlos y enviar solo las reservas que pasen la validación.
Las reservas con errores deberán corregirse antes de volver a exportar.
Exportación automática
Parte de viajero (Ertzaintza A19):
Se realiza diariamente, enviando las reservas en estado confirmada o pagada con fechas de check-in anteriores a la fecha de exportación.
El sistema verifica que los partes de cada viajero estén completos. Si alguno no lo está, su envío quedará pendiente y deberá completarse manualmente.
Alta de reserva (Ertzaintza A19):
También se ejecuta de forma diaria, enviando todas las reservas confirmadas o pagadas que no se hayan enviado previamente.
Cada reserva se exporta individualmente, permitiendo que los errores en una no bloqueen el envío de las demás.
Atención a los detalles
Las exportaciones automáticas se realizan dentro de las 24 horas siguientes a la fecha de check-in de la reserva. Si la exportación falla o no llega a ejecutarse por falta de datos, deberás revisar la información, corregir los errores y efectuar el envío de forma manual, siempre dentro de ese mismo plazo de 24 horas desde el check-in.
Transcurrido dicho plazo, ya no podrás realizar la exportación por ninguna de las vías que ofrece el sistema, ni manual ni automática.
Revisa a diario el listado de exportaciones para asegurarte de que no existan errores pendientes.
Errores y validaciones
Comprobaciones previas en el VRMS:
Si falta un campo obligatorio, aparecerá el aviso «Nombre del campo: No especificado».
Si el formato es incorrecto, se mostrará «Nombre del campo: Formato no válido».
Estos errores deben corregirse en el VRMS antes del envío.
Validaciones posteriores de Ertzaintza:
Si existe un error de validación, el mensaje de respuesta incluirá un código y su descripción.
Si los datos son correctos, se devolverá el código de estado 0-ok y un número de lote que identificará la petición.
El organismo solo confirma si el archivo es válido o no; el estado final del parte puede consultarse directamente en la plataforma de la Ertzaintza.
Para corregir errores:
Realiza un nuevo envío manual con la información corregida, o
Accede a la plataforma de Ertzaintza y corrige el formulario correspondiente.
Listado de exportaciones
El listado muestra todos los archivos generados e indica si los envíos se realizaron de forma automática o manual.
Si un parte no se ha enviado correctamente, aparecerá marcado con errores. Deberás eliminar el archivo, corregir los datos y reenviarlo manualmente.
Fechas de alta y confirmación
En los envíos manuales, el sistema busca las reservas confirmadas o pagadas según la fecha de alta.
En los automáticos, se incluyen todas las reservas que cambien a estado confirmada o pagada y no se hayan enviado aún.
El listado de exportaciones realizadas incluye una columna con la fecha de alta o confirmación, dependiendo del tipo de envío.
Buenas prácticas
Revisa y mantén la configuración actualizada para garantizar el cumplimiento normativo:
Revisa a diario el listado de exportaciones, incluso si usas la opción automática.
Mantén actualizado el certificado digital y su contraseña.
Verifica que cada alojamiento esté asociado a un código de establecimiento válido.