Punto de partida
Gestionar los cobros de forma manual puede aumentar el tiempo dedicado a cada reserva y generar más puntos de seguimiento con el huésped. Avantio Payments permite automatizar buena parte de este proceso y gestionar pagos con tarjeta de reservas procedentes de portales, de tu propia web o creadas manualmente.
Desde su configuración puedes definir cómo se procesan determinados cobros, qué nivel de autenticación aplicar, qué sucede cuando un pago falla, cuándo debe cambiar el estado de una reserva y qué comunicaciones recibe el huésped durante el proceso.
Además, Avantio Payments permite gestionar de forma segura solicitudes de tarjeta, reintentos de cobro y determinadas operaciones relacionadas con las fianzas.
¿Qué aprenderás en este artículo?
Aprenderás a configurar las principales automatizaciones de Avantio Payments, aplicar medidas de seguridad en los cobros, definir qué ocurre ante un pago fallido y gestionar las notificaciones que recibe el huésped.
Ventajas
Reduce tareas manuales automatizando cobros, reintentos y determinados cambios en las reservas.
Refuerza la seguridad de los pagos mediante opciones de autenticación y protección frente a posibles chargebacks.
Mejora la comunicación con el huésped gracias a notificaciones automáticas sobre cobros, incidencias, autorizaciones y fianzas.
Centraliza la gestión de pagos dentro de la reserva y facilita el seguimiento de cada operación.
¿Cuándo deberías usar esta funcionalidad?
Deberías usar esta funcionalidad cuando quieras automatizar y estandarizar la gestión de los cobros con tarjeta, reducir intervenciones manuales y definir de antemano cómo debe actuar el sistema ante distintos escenarios de pago.
También resulta especialmente útil si quieres reforzar la seguridad de determinadas operaciones o mantener al huésped informado automáticamente durante todo el proceso.
Antes de empezar
Conviene revisar previamente:
Que Avantio Payments esté disponible y correctamente configurado en tu cuenta.
Cómo quieres gestionar los cobros de reservas procedentes de la web, portales y reservas manuales.
Qué comportamiento quieres aplicar cuando un pago falle.
Si necesitas solicitar autenticación reforzada en determinadas operaciones.
Qué notificaciones quieres que reciba el huésped.
Para utilizar correctamente los flujos de solicitud, autorización o actualización de tarjeta, es necesario disponer de una web, un motor de reservas integrado o un entorno seguro que permita mostrar el formulario de pago y tokenizar los datos de la tarjeta.
También es recomendable revisar previamente las condiciones de pago y cancelación de tu negocio para que la configuración de Avantio Payments sea coherente con ellas.
Sigue estos pasos
Accede a
Configuración → Avantio Payments.Entra en «Configuración Avantio Payments» y haz clic en «Editar».
Revisa la configuración de seguridad de pagos (PSD2) y selecciona el comportamiento que quieras aplicar:
Sin doble autenticación: el huésped no realiza una validación adicional durante el pago.
Con doble autenticación (SCA)*: se solicita autenticación reforzada para aumentar la seguridad de la transacción (solo es necesario configurar esta opción para los pagos procedentes del Channel Manager, ya que las reservas manuales y las realizadas desde tu página web se procesan con SCA por defecto)
Configura las automatizaciones de pago según la operativa de tu negocio.
Define qué debe ocurrir en caso de cobro fallido:
Marcar reserva como fallida.
Cancelar la reserva.
Configura, si lo necesitas, el cambio automático del estado de la reserva:
De «Pre-reserva» a «Confirmada» cuando se realice el primer pago.
A «Pagada» cuando se haya completado correctamente el importe total.
Accede al apartado «Avisos al turista» y revisa las notificaciones disponibles:
Aviso de cobro.
Autorización.
Cobro realizado.
Cobro fallido.
Reintento.
Cancelación de reserva.
Revisa también los avisos relacionados con la fianza, si utilizas esta funcionalidad.
Guarda la configuración y comprueba su comportamiento con una reserva de prueba o con el siguiente flujo de cobro que corresponda.
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* Prevención de chargebacks: un chargeback es una solicitud de devolución que un cliente presenta a su banco para recuperar un cargo que considera desconocido, duplicado o fraudulento en su tarjeta. En el caso de las tarjetas procedentes de portales como Booking o Vrbo, la normativa establece que los cobros se procesen sin autorización previa del cliente. Esto incrementa el riesgo de chargebacks.
Con la configuración PSD2 ( Payment Services Directive 2) en Avantio Payments puedes solicitar al cliente que autorice el cargo, reforzando así la seguridad de tus transacciones.
Resultado esperado
Al finalizar la configuración, Avantio Payments podrá gestionar automáticamente distintos pasos del proceso de cobro según las reglas definidas.
Dependiendo de tu configuración, el sistema podrá:
Procesar pagos automáticamente.
Solicitar autorizaciones al huésped.
Informar de próximos cobros.
Gestionar reintentos cuando una operación falle.
Modificar el estado de una reserva.
Notificar determinados resultados de pago.
Gestionar comunicaciones relacionadas con fianzas.
Podrás revisar el resultado desde la ficha de la reserva y el historial de pagos correspondiente.
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Siguientes pasos recomendados
Después de guardar la configuración:
Revisa varias reservas de distinto origen —web, portal y manuales— para comprobar que los cobros y las comunicaciones se comportan según lo esperado.
Analiza durante los siguientes días los pagos fallidos, reintentos y solicitudes de autorización para comprobar que la configuración se adapta a tu operativa.
Revisa periódicamente las condiciones de pago y cancelación para mantenerlas alineadas con las automatizaciones configuradas.
Principales campos y opciones
Seguridad de pagos (PSD2): permite definir si determinadas operaciones deben solicitar autenticación reforzada al huésped.
Automatización de pagos: determina cómo debe procesar Avantio Payments determinados cobros.
En caso de cobro fallido: define qué debe ocurrir cuando se agotan los intentos de pago configurados.
Cambio de estado de la reserva: permite actualizar automáticamente la reserva en función del progreso de los pagos.
Avisos al turista: gestiona las comunicaciones automáticas relacionadas con el proceso de cobro.
Reintentos: permite realizar nuevos intentos cuando un cobro no se completa correctamente.
Avisos de fianza: informa al huésped sobre retenciones, cobros y devoluciones relacionadas con la fianza.
Limitaciones y consideraciones
Ten en cuenta que:
Las plantillas de notificación de Avantio Payments son predefinidas y no pueden editarse.
Las operaciones procedentes de determinados canales pueden tener requisitos de autorización diferentes.
Si configuras la cancelación automática tras un cobro fallido, debes comprobar cómo gestiona cada portal conectado ese cambio. En determinados canales puede ser necesario cancelar también la reserva manualmente desde su extranet.
Los cobros adicionales no necesariamente se procesan de forma automática y pueden requerir cambiar su configuración de manual a automática.
Si una fianza se gestiona mediante una herramienta externa, esa operación no quedará sincronizada automáticamente con Avantio y deberá controlarse de forma manual.
La devolución de una fianza puede tardar varios días en aparecer en la cuenta del huésped dependiendo de la entidad bancaria.
Antes de aplicar cambios a tu operativa habitual, revisa siempre cómo afectará la configuración a reservas de distintos orígenes y a tus condiciones de pago y cancelación.
Buenas prácticas
Configura reglas de cobro sencillas y coherentes con tus condiciones de reserva.
Revisa cuidadosamente qué comportamiento aplicarás después de un cobro fallido.
Utiliza autenticación reforzada cuando necesites aumentar la protección frente a posibles impugnaciones de cargos.
Comprueba el historial de pagos después de modificar la configuración.
Informa correctamente al huésped sobre los plazos de devolución de una fianza.
Utiliza siempre los flujos seguros de Avantio Payments para solicitar o actualizar datos de tarjeta.
Revisa periódicamente los pagos fallidos y los reintentos para detectar posibles puntos de fricción.
Caso práctico
Imagina que recibes una reserva de un portal y el primer cobro debe realizarse automáticamente.
Puedes configurar Avantio Payments para que:
Procese el pago según las condiciones de la reserva.
Solicite autenticación reforzada cuando corresponda.
Informe al huésped si el pago no se puede completar.
Realice nuevos intentos de cobro según la configuración establecida.
Cambie el estado de la reserva una vez que se haya recibido el pago correspondiente.
Si todos los intentos fallan, marque la reserva como fallida o la cancele, según la opción que hayas definido.
De esta forma, buena parte del seguimiento se realiza automáticamente y tu equipo solo necesita intervenir cuando realmente sea necesario.
Errores frecuentes
El huésped no recibe una solicitud o aviso: comprueba el tipo de reserva, el estado del pago y la configuración de los avisos.
El pago no se procesa automáticamente: verifica que la operación esté configurada como automática y que corresponda al tipo de reserva.
Un cobro falla por autenticación: el huésped deberá completar correctamente la validación requerida.
La reserva no cambia de estado: revisa que la automatización correspondiente esté activada y que se hayan cumplido las condiciones de pago.
Una cancelación no aparece en el portal: comprueba la compatibilidad del canal y realiza la cancelación manual en su extranet cuando sea necesario.
Una operación gestionada fuera de Avantio no aparece en el sistema: las transacciones externas no se sincronizan automáticamente.
Si algo no funciona
Si la funcionalidad no se comporta como esperas, revisa estos puntos antes de contactar con nuestro equipo de atención al cliente:
Comprueba que la configuración de Avantio Payments esté guardada correctamente.
Verifica el origen de la reserva y el tipo de operación que estás intentando procesar.
Revisa el estado del pago, las automatizaciones configuradas y el historial de transacciones.
Comprueba si el pago requiere autenticación por parte del huésped.
Si se trata de una cancelación, verifica también el estado de la reserva en el portal correspondiente.
Actualiza la página y revisa de nuevo el resultado.
Si el problema continúa, contacta con nuestro equipo de atención al cliente e incluye capturas de pantalla, referencia de la reserva, fecha e importe del cobro, origen de la reserva y mensaje de error, si lo hubiera.
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si un pago es rechazado?
¿Qué ocurre si un pago es rechazado?
Si un pago no puede completarse, el sistema puede informar al huésped automáticamente y aplicar los reintentos configurados.
En Avantio Payments pueden realizarse hasta tres reintentos automáticos dentro de las 72 horas posteriores al primer intento fallido, lo que proporciona hasta cuatro oportunidades de completar el pago contando el intento inicial.
En cada reintento, el huésped puede recibir información sobre el estado del cobro y, cuando corresponda, instrucciones para actualizar su método de pago.
¿Qué sucede si el huésped no completa la autenticación reforzada (SCA)?
¿Qué sucede si el huésped no completa la autenticación reforzada (SCA)?
Si la autenticación requerida no se completa correctamente, el cobro se considera fallido.
A partir de ahí se aplicará el comportamiento que tengas configurado para los pagos fallidos, incluyendo los posibles reintentos automáticos.
¿Puedo enviar un enlace para que el huésped introduzca su tarjeta?
¿Puedo enviar un enlace para que el huésped introduzca su tarjeta?
Sí. Cuando necesites solicitar una tarjeta, Avantio Payments puede enviar al huésped un enlace seguro para que introduzca sus datos directamente en el formulario correspondiente.
De esta forma, no es necesario solicitar los datos de la tarjeta por canales menos seguros.
¿Cuánto tarda en procesarse un cobro automático en una reserva manual?
¿Cuánto tarda en procesarse un cobro automático en una reserva manual?
En reservas manuales con cobros automatizados, el aviso de cobro se envía aproximadamente 30 minutos después de guardar la reserva y el cargo se procesa aproximadamente 60 minutos después.
Si prefieres no esperar estos tiempos, puedes configurar las reservas manuales para que no se automaticen y utilizar la opción «Solicitar tarjeta y cobrar» cuando quieras iniciar el proceso.
¿Cuándo se procesa una reserva de portal cuyo cobro corresponde al mismo día?
¿Cuándo se procesa una reserva de portal cuyo cobro corresponde al mismo día?
Cuando una reserva procedente de un portal se registra y el cobro debe ejecutarse ese mismo día, Avantio Payments procesa el cargo aproximadamente 90 minutos después de que la reserva se haya sincronizado.
En reservas realizadas desde la web propia con pago inmediato, el cobro se procesa durante el propio proceso de reserva.
¿Cuándo recibe el huésped una confirmación de pago?
¿Cuándo recibe el huésped una confirmación de pago?
La confirmación se envía, entre otros casos, cuando:
El pago no requiere una autorización directa del huésped.
Un primer intento ha fallado y uno de los reintentos posteriores se completa correctamente.
¿Puedo utilizar Avantio Payments si no dispongo de web ni integración?
¿Puedo utilizar Avantio Payments si no dispongo de web ni integración?
Para utilizar los flujos de Avantio Payments que requieren introducir, solicitar, autorizar o actualizar una tarjeta es necesario disponer de un entorno seguro capaz de mostrar el formulario de pago y tokenizar los datos de la tarjeta, ya sea mediante web, motor de reservas integrado u otro sistema compatible.
¿Puedo gestionar una fianza fuera de Avantio Payments?
¿Puedo gestionar una fianza fuera de Avantio Payments?
Sí, pero debes tener en cuenta que una fianza gestionada mediante una herramienta externa no se sincronizará automáticamente con Avantio. Su seguimiento deberá realizarse manualmente en el sistema.
¿Qué es el Conversor de divisa en Avantio?
¿Qué es el Conversor de divisa en Avantio?
El Conversor de divisa es un módulo que resuelve la limitación de algunos portales que no aceptan la moneda en la que trabaja tu agencia. Con él, puedes:
Seleccionar la moneda que se mostrará en cada portal.
Mantener tus precios coherentes y actualizados automáticamente según el tipo de cambio.
Visualizar las reservas en la moneda de tu agencia, aunque el turista haya reservado en otra.
Para más información sobre este tema, te recomendamos consultar este artículo.