Empieza ya a asegurar la validez legal de tus facturas
Cuando gestionas facturas a nombre de un propietario, cada dato debe ser preciso. Configurar correctamente la razón social asegura que los documentos tengan validez fiscal, evita problemas legales y aporta transparencia tanto al Property Manager (PM) como al mismo propietario.
¿Qué es la razón social de un propietario?
La razón social del propietario es el nombre legal bajo el cual se emiten las facturas en su nombre. No debe confundirse con el nombre comercial ni con los datos personales: esta es la denominación que identifica legalmente los documentos fiscales emitidos para ese propietario.
Si deseas configurar la razón social de tu empresa (y no solo de un propietario), consulta esta guía.
Dónde configurar la razón social de un propietario
Existen dos vías para crear o asignar una razón social:
Desde la ficha del propietario
Dentro de la ficha, ve a la sección «Datos contables».
Localiza el campo «Razón social».
Si el propietario no tiene una razón social creada, aparecerá un enlace «Nuevo».
Al hacer clic en «Nuevo», se te llevará a la página de configuración para crear la razón social del propietario.
Desde la configuración de empresa
Dirígete a
Configuración → Empresa → Razón social y datos de facturación.En el listado de razones sociales, haz clic en los tres puntos del elemento deseado.
Selecciona «Asignar a propietario» y elige el propietario correspondiente.
Atención a los detalles
Cada propietario solo puede tener una razón social asignada.
Una vez asignada, no podrá cambiarse de propietario.
Cómo crear una razón social (campos obligatorios)
Al crear una nueva razón social en la ficha del propietario, completa estos campos con precisión:
Razón social: nombre legal registrado.
No se puede modificar después de emitir facturas.
CIF/NIF: número de identificación fiscal.
Este dato también es definitivo una vez emitidas facturas.
Dirección completa: aparecerá en las facturas, así que debe estar correctamente redactada.
País: crucial para determinar impuestos y tipos de IVA aplicables.
Series y numeración de documentos
Tienes la opción de configurar series y numeración para cada tipo de documento contable:
Puedes crear múltiples series según tus necesidades.
La numeración se actualiza automáticamente con cada nuevo documento.
Puedes definir la numeración inicial (solo si aún no se ha emitido ningún documento en esa serie).
Una vez emitidos documentos, no se puede modificar la numeración ni cambiar de serie.
Activar, bloquear o eliminar series
Cada serie dispone de un interruptor para activarla o desactivarla.
Si una serie no tiene documentos emitidos, puede eliminarse.
Si ya existe al menos un documento en la serie, no podrá eliminarse, aunque sí puede bloquearse.
Una serie bloqueada ya no se puede usar para emitir más documentos.
En cuanto a contratos y liquidaciones, solo existe una serie única (no puede activarse ni desactivarse).
Es fundamental que siempre quede al menos una serie activa: no es posible bloquearlas todas.
Esta funcionalidad está disponible para todas las empresas, salvo aquellas con NF525, que solo disponen de una serie única.
Dónde consultar los documentos emitidos a nombre del propietario
Tanto propietarios como gestores pueden revisar las facturas emitidas en nombre del propietario, aunque con diferentes permisos:
En la intranet del propietario
El propietario podrá ver y descargar las facturas emitidas en su nombre (incluyendo autofacturas), si tiene activado el permiso correspondiente.
Los permisos se gestionan desde la configuración de facturación.
En el VRMS
Accede a
Menú lateral → Contabilidad → Facturación → Documentos contables del propietario. Aquí podrás ver:Facturas donde el propietario es emisor
Autofacturas
Esto ofrece una visión completa de toda la facturación del propietario.
Atención a los detalles
Los propietarios solo verán las facturas si tienen los permisos adecuados.
En el VRMS, siempre estarán accesibles todas las facturas desde el submódulo correspondiente.
Cada propietario solo puede tener una razón social asignada.
No se puede modificar la razón social, el CIF/NIF ni las series de documentos ya emitidos.
Si se necesita un cambio después de emitir documentos, será necesario crear una nueva razón social.
Preguntas frecuentes
¿Qué sucede si intento cambiar la razón social o el CIF/NIF después de haber emitido facturas?
¿Qué sucede si intento cambiar la razón social o el CIF/NIF después de haber emitido facturas?
No es posible modificar ni la razón social ni el CIF/NIF una vez que se han emitido documentos contables. Si necesitas un cambio, tendrás que crear una nueva razón social.
¿Puedo eliminar una serie de facturación que ya tiene documentos emitidos?
¿Puedo eliminar una serie de facturación que ya tiene documentos emitidos?
No. Una serie solo puede eliminarse si no tiene ningún documento generado. En caso contrario, únicamente se puede bloquear para que no se utilice más.
¿Qué permisos necesita un propietario para consultar sus facturas en la intranet?
¿Qué permisos necesita un propietario para consultar sus facturas en la intranet?
El propietario únicamente podrá ver y descargar las facturas emitidas en su nombre si tiene activado el permiso correspondiente en la configuración de facturación.