Pon en marcha tus reglas y procesos de facturación
La sección de Reglas de facturación permite crear configuraciones que indican al sistema cómo emitir las facturas: a quién se dirigen, qué IVA aplicar, qué datos fiscales incluir y quién será el sujeto facturado. Estas reglas deben configurarse según la forma de facturar de tu empresa, y puedes crear varias y asociarlas a diferentes propiedades.
Atención a los detalles
Aunque tengas configurada una regla, antes de emitir la factura aparecerá una ventana de verificación para confirmar que todos los datos son correctos. En esa ventana podrás hacer modificaciones si es necesario.
Configura tu primera regla de facturación
Sigue la ruta Contabilidad → Facturación → Configurar reglas de facturación.
Verás la lista de reglas ya creadas y podrás buscar una regla existente filtrando por: nombre de la regla, número de referencia del alojamiento o razón social.
Haz clic en «NUEVA REGLA» y avanza por los pasos.
Paso 1 – Nombre y alojamientos
Escribe el nombre de la regla.
Asocia los alojamientos que necesites desde el menú desplegable.
Haz clic en «Siguiente».
Paso 2 – Configuración principal
Razón social: selecciona la razón social de la empresa. Aunque luego la factura se emita a nombre del propietario, siempre debe seleccionarse la razón social de la empresa. Si tienes varias, podrás elegir cuál será la predeterminada.
Modo de facturación: selecciona si la factura irá dirigida al turista o al propietario.
Base imponible de la factura: elige entre:
el importe total del alojamiento (sin IVA);
un porcentaje del alojamiento (con IVA incluido);
solo los extras de la reserva.
Tratamiento de los extras: indica si se facturarán en su totalidad, parcialmente o si no se incluirán; también puedes seleccionar cuáles.
Impuesto (IVA): selecciona el IVA correspondiente al alojamiento (normalmente 6 %).
Atención a los detalles
El IVA de cada extra se configura de forma individual en Tarifas → Extras → Lista.
Opciones predeterminadas: selecciona la serie por defecto para facturas y notas de crédito.
Modelo de factura: por defecto se usará el configurado en el sistema, pero puedes cambiarlo en la sección «Modelos».
Ejemplos de configuración según la operativa
En Portugal existen diferentes formas de facturar según el contrato entre la empresa y el propietario. El sistema Avantio se adapta a cada escenario:
Opción 1 – La empresa factura el total al turista
Regla dirigida al turista.
IVA 6 % sobre el alojamiento.
Base imponible: importe del arrendamiento sin IVA.
Seleccionar qué extras se incluirán en la factura.
Opción 2 – La empresa factura solo su comisión al propietario
El propietario factura el total de la reserva al turista.
La empresa emite factura solo por su comisión al propietario.
Configuración
Regla de facturación dirigida al propietario.
Base imponible: % del alquiler.
IVA aplicado al propietario: normalmente 23 %.
Atención a los detalles
En la regla aparecerá 6 % (IVA del turista). Antes de emitir la factura, debe cambiarse al 23 %.
También es posible emitir una factura mensual de servicios/extras en lugar de hacerlo reserva a reserva.
Opción 3 – El propietario factura el alojamiento y la empresa factura los extras
Dos reglas de facturación:
Propietario → Turista(alojamiento).Agencia → Turista(solo extras).
La comisión de la empresa no puede facturarse reserva a reserva (el sistema no permite superar el 100 % de la reserva). Debe emitirse a través de una factura de servicios/extras.
IVA del alojamiento: 6 %.
IVA de los extras: configurado en cada extra.
Opción 4 – El propietario factura el total y la empresa factura su comisión al propietario
Se configura como en la Opción 1.
La comisión de la empresa se factura al propietario mediante facturas de servicios/extras (no reserva a reserva).
Opción 5 – Diferentes acuerdos con distintos propietarios
Configura varias reglas de facturación.
En el momento de emitir la factura, elige la regla correspondiente al contrato de cada propietario.
Atención a los detalles
Puedes definir en la regla de facturación por defecto si el cliente a facturar es consumidor final «Sí» o «No», o si se mantiene la definición de la ficha del cliente.
Buenas prácticas
Mantén una nomenclatura clara para las reglas (ejemplo: «P-Turista-6 %», «P-Propietario-Comisión 23 %»).
Revisa el IVA antes de emitir cuando la regla implique cambios (p. ej., 6 % vs. 23 %).
Emite facturas, facturas-recibo y recibos desde reservas
En Avantio, puedes emitir facturas, facturas-recibo y recibos directamente desde la ficha de la reserva o desde la sección de «Contabilidad», de acuerdo con las reglas de facturación configuradas.
Plazo legal
La factura debe emitirse en un plazo máximo de 5 días hábiles tras la prestación del servicio o el cobro, lo que ocurra primero.
Cómo emitir una factura o factura-recibo
En la ficha de la reserva, haz clic en «Acciones» y selecciona:
«Facturar esta reserva» → el sistema utilizará la denominación social de la regla de facturación configurada para el alojamiento.
«Facturar como propietario» → el sistema utilizará la denominación social del propietario.
Se abrirá una ventana con las opciones de facturación. Desde ahí podrás:
Seleccionar la regla de facturación (la predeterminada o cambiarla con el enlace directo «Configurar regla de facturación»).
Ajustar el IVA, la serie de la factura, el tipo de documento (factura o factura-recibo) y los conceptos a facturar (alojamiento, extras o ambos).
Definir el importe: total de la reserva, un porcentaje, solo los extras o los importes pendientes.
Atención a los detalles
El importe nunca podrá superar lo establecido en la reserva.
Ejemplo: si el alojamiento tiene un valor de 455 € y ya facturaste 100 €, solo podrás emitir factura por 355 €.
Si eliges Factura-Recibo, deberás indicar la forma de pago (campo obligatorio según la certificación del programa de facturación).
En la parte inferior de la ventana verás un listado con los conceptos a facturar. Puedes seleccionar cuáles facturar y en qué importe exacto, con la ayuda de las columnas:
Por facturar → lo que aún se puede facturar.
Facturado → lo que ya fue facturado previamente.
Factura original y copias
Al generar la factura, aparecerá un pop-up con el documento original.
Debes descargarlo en ese momento para conservarlo, ya que por normativa el sistema solo permite mostrar el original una sola vez.
En Contabilidad → Lista de facturas (o Lista de facturas del propietario) quedará guardada únicamente una copia.
El sistema no envía automáticamente la factura al cliente: deberás guardarla en tu ordenador y enviarla manualmente por correo.
Atención a los detalles
La descripción del alojamiento aparece en un campo único llamado «Invoice detail» que no se puede modificar. Incluye automáticamente: nombre del alojamiento, número de licencia (AL), dirección, número de reserva y fechas de la estancia.
Emisión de recibos
Si emitiste una Factura (no una factura-recibo), podrás generar después su recibo:
Desde la
ficha de la reserva → Acciones → Emitir recibo de la factura.Indica el importe (nunca mayor al de la factura) y la forma de pago (dato obligatorio).
También puedes emitir recibos desde la pestaña de «Contabilidad».
Al generar el recibo aparecerá un pop-up con el documento original, que deberás descargar inmediatamente. Una copia quedará en Lista de facturas o Lista de facturas de propietario.
Estado de la facturación
En el encabezado de la factura se mostrará un aviso en verde:
«Facturas pendientes» → cuando aún queda importe de la reserva por facturar.
«Facturada totalmente» → cuando el 100 % de la reserva ya está facturado.
Emite facturas, facturas-recibo y recibos por servicios/extras
Además de facturar reservas, puedes emitir facturas por servicios adicionales o extras que no estén asociados a una reserva (por ejemplo, comisiones periódicas al propietario o cargos extras a huéspedes).
Plazo legal
La factura debe emitirse en un plazo máximo de 5 días hábiles después de la prestación del servicio o del cobro, lo que ocurra primero.
Pasos para emitir facturas o recibos de servicios/extras
Sigue la ruta
Contabilidad → Facturación → Facturar solo servicios y extras.Completa los campos necesarios:
Denominación social (empresa configurada en
Configuración → Empresa → Datos fiscales y de facturación).Cliente (huésped o propietario).
Serie/número de factura.
Servicios o extras a facturar (puedes ajustar descripción, cantidad, importe e IVA).
No es posible emitir facturas de extras a nombre del propietario. Solo podrás hacerlo con la denominación social de la empresa.
Selecciona el tipo de documento:
Factura-Recibo → marca «Sí» en y selecciona el método de pago.
Factura (pendiente de pago) → marca «No» en «¿Paga?».
Guardar la factura
A diferencia de las facturas asociadas a reservas, aquí no se abre un pop-up con el documento original.
La factura quedará en la lista de facturas dentro de la columna Acciones.
Podrás visualizarla solo una vez y descargar el original. Si no lo descargas en ese momento, solo tendrás acceso a la copia.
Emisión de recibos posteriores
Si has emitido una factura (no factura-Recibo), podrás generar un recibo más tarde desde «Lista de facturas»:
Selecciona la factura correspondiente, haz clic en
Acciones → Generar recibo(s).Indica el importe del recibo (nunca mayor al importe total de la factura) y la forma de pago (dato obligatorio según la certificación del programa).
Limitaciones importantes
No es posible emitir facturas de servicios/extras directamente a nombre del propietario.
Solo se podrán generar con la razón social de la empresa.
Los recibos tampoco se pueden emitir desde la pestaña Lista de facturas de propietarios.
Facturación a Consumidor Final en Portugal
En Portugal, no siempre es obligatorio emitir una factura con los datos completos del cliente (nombre, dirección y NIF). Por eso, el sistema permite elegir si la factura se emite con los datos del cliente o como «Consumidor Final».
Cuando se selecciona esta opción, el sistema envía un código en el XML que la AT interpreta como factura a consumidor final.
Configuración
Se han añadido dos nuevos campos en las fichas de clientes (tanto propietarios como turistas):
Consumidor final (Sí/No).
Número de contribuyente (NIF), en caso de que no sea consumidor final.
En la ficha del propietario
Si ya existe un NIF en el campo «Número de documento», deberá copiarse en el nuevo campo «Número de contribuyente» para que la factura se emita correctamente.
En la ficha del huésped
Por defecto, el campo Consumidor final aparece como «No».
Para facturar a consumidor final, hay dos opciones:
Indicar «Sí» en cada nuevo huésped creado.
Crear un cliente genérico con el nombre «Consumidor Final» y asignarlo a la reserva.
Con esta configuración, la empresa cumple la normativa portuguesa y decide fácilmente cuándo facturar con datos completos o como consumidor final.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener varias reglas de facturación y asociarlas a distintos alojamientos?
¿Puedo tener varias reglas de facturación y asociarlas a distintos alojamientos?
Sí. Puedes crear tantas reglas como necesites y asociarlas a diferentes propiedades para reflejar tus contratos y escenarios de facturación.
En la Opción 2, La empresa factura solo su comisión al propietario, ¿por qué debo cambiar el IVA al 23 % antes de emitir?
En la Opción 2, La empresa factura solo su comisión al propietario, ¿por qué debo cambiar el IVA al 23 % antes de emitir?
Porque la comisión facturada al propietario suele llevar 23 %. Aunque la regla muestre 6 %, debes ajustarlo antes de emitir para cumplir con la normativa.
¿Puedo superar el 100 % de la reserva al facturar alojamiento y extras?
¿Puedo superar el 100 % de la reserva al facturar alojamiento y extras?
No. El sistema no permite superar el 100 % de la reserva. Por eso, la comisión debe emitirse como factura de servicios/extras si fuera necesario.
¿El sistema envía automáticamente la factura al cliente?
¿El sistema envía automáticamente la factura al cliente?
No. Debes descargar el original al generarlo y enviarlo tú manualmente por correo. En el sistema quedará una copia.
¿Dónde se ve el estado de la facturación de una reserva?
¿Dónde se ve el estado de la facturación de una reserva?
En el encabezado de la factura: «Facturas pendientes» indica importe aún por facturar; «Facturada totalmente» confirma el 100 % facturado.
¿Cómo facturo servicios o extras sin reserva y puedo emitir recibo después?
¿Cómo facturo servicios o extras sin reserva y puedo emitir recibo después?
Desde Contabilidad → Facturación → Facturar solo servicios y extras. Si inicialmente emites Factura (no Factura-Recibo), luego podrás generar un recibo desde Lista de facturas.
¿Cómo configuro la facturación a consumidor final?
¿Cómo configuro la facturación a consumidor final?
Activa Consumidor final en la ficha del huésped o usa el cliente genérico «Consumidor Final». En propietarios, si hay NIF en «Número de documento», cópialo a «Número de contribuyente».