Establece correctamente la razón social de tu empresa
Cuando gestionas facturas, cada detalle importa. Configurar correctamente la razón social de tu empresa no solo garantiza que tus documentos tengan validez legal y fiscal, sino que también evita problemas futuros con Hacienda y aporta tranquilidad. La buena noticia es que el sistema te permite crear y gestionar varias razones sociales de manera sencilla.
¿Qué es la razón social?
La razón social es el nombre legal con el que tu empresa está registrada oficialmente y que debe aparecer en las facturas emitidas a su nombre. A diferencia del nombre comercial o de los datos del propietario, la razón social es la que te identifica ante las autoridades fiscales y se usa en todos los documentos legales y tributarios.
Dónde encontrar la razón social de la empresa
Puedes acceder a la sección Razón Social y datos de facturación desde dos rutas distintas:
Menú lateral → Configuración → Empresa
Desplázate hasta el final de la página y abre la sección «Razón Social y datos de facturación».Menú lateral → Contabilidad → Facturación → Alta y edición de datos fiscales
Esta ruta te lleva directamente a la página de configuración de empresa, donde encontrarás la sección correspondiente al final.
Cómo crear una razón social
Para crear una nueva razón social, primero navega a la sección Razón Social y datos de facturación en la página de configuración de empresa. Una vez allí, haz clic en el botón «Nuevo».
Al crearla, presta especial atención a los siguientes campos:
Razón social: introduce el nombre legal registrado de la empresa.
No se podrá modificar una vez emitida la primera factura.Persona de contacto: si cuentas con un representante, puedes añadir sus datos en este campo.
CIF/NIF: introduce el número de identificación fiscal asociado a la razón social.
Este dato es definitivo después de emitir facturas y no podrá modificarse.Dirección completa: asegúrate de incluirla, ya que aparecerá en las facturas y en muchos casos es obligatoria para la facturación electrónica.
País: define los impuestos y tipos de IVA disponibles. Por ejemplo, si seleccionas España, únicamente aparecerán los tipos de IVA españoles en las reglas de facturación asociadas a esa razón social.
Razón social por defecto: si marcas esta opción, la razón social seleccionada se aplicará automáticamente a todas las propiedades nuevas que crees.
Series y numeración de documentos
Además, puedes configurar series y numeración para cada tipo de documento contable disponible en tu cuenta:
Puedes crear tantas series como necesites.
La numeración se actualiza automáticamente con el último documento emitido.
Puedes personalizar la numeración inicial, siempre que aún no se haya emitido ningún documento en esa serie.
Una vez emitidos documentos en una serie, no podrás modificar su numeración ni cambiar la serie de esos documentos existentes.
Activar, bloquear o eliminar series
Cada serie tiene un interruptor (toggle) que permite activar o desactivar su uso.
Si no se ha emitido ningún documento en una serie, se puede eliminar.
Una vez emitido al menos un documento, la serie ya no puede eliminarse, pero sí puede bloquearse.
Una serie bloqueada no puede usarse para emitir más documentos contables.
Para contratos y liquidaciones, solo existe una serie única (no se puede activar o desactivar).
Siempre debe quedar al menos una serie activa. No es posible bloquearlas todas.
Esta funcionalidad está disponible para todas las empresas, excepto aquellas con NF525, que solo disponen de una única serie.
Notas importantes
Puedes crear tantas razones sociales como necesites.
No es posible modificar el nombre de la razón social, el CIF/NIF ni las series de documentos ya emitidos.
No es posible eliminar una razón social si ya se han emitido facturas con ella.
Si necesitas facturar a nombre del propietario, deberás crear la denominación social directamente desde su ficha en el sistema.
Errores frecuentes
Introducir mal el CIF/NIF: recuerda que no podrás cambiarlo después de emitir facturas.
Seleccionar el país equivocado: esto hará que aparezcan tipos de IVA incorrectos en el sistema.
Olvidar marcar una razón social como «por defecto», lo que puede generar confusión en nuevas propiedades.
No incluir la dirección completa, lo que puede invalidar facturas en algunos países.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener varias razones sociales en mi cuenta?
¿Puedo tener varias razones sociales en mi cuenta?
Sí. Puedes crear tantas como necesites y elegir cuál usar en cada propiedad.
¿Qué ocurre si necesito cambiar el CIF/NIF de una razón social?
¿Qué ocurre si necesito cambiar el CIF/NIF de una razón social?
Solo podrás hacerlo antes de emitir la primera factura. Después ya no es editable. Tendrás que crear una nueva razón social con el CIF/NIF correspondiente.
¿Puedo eliminar una razón social si ya he emitido facturas con ella?
¿Puedo eliminar una razón social si ya he emitido facturas con ella?
No. Si ya se han emitido facturas, no es posible eliminarla; solo puedes dejar de usarla.
¿Cómo puedo facturar a nombre del propietario?
¿Cómo puedo facturar a nombre del propietario?
Debes crear la razón social desde la ficha del propietario en el sistema.
¿Qué sucede si no marco una razón social por defecto en mi cuenta?
¿Qué sucede si no marco una razón social por defecto en mi cuenta?
Las nuevas propiedades se asociarán a la razón social existente por defecto en la cuenta.