Elige cómo facturar una cancelación
Aunque las reservas canceladas no permiten generar facturas de forma directa, en algunos casos sí necesitas emitir un documento fiscal. Sucede, por ejemplo, cuando aplicas una penalización por cancelación, cuando quieres registrar contablemente un ingreso asociado o si el huésped solicita una factura oficial de la penalización. Por suerte, hay alternativas sencillas para resolverlo.
Opciones disponibles
Opción 1. Facturar como extra o servicio
La forma más rápida y ordenada es crear un extra interno (por ejemplo, «Penalización de reserva cancelada») y facturarlo como si fuera un servicio extra.
Pasos a seguir
Accede al apartado de facturación de extras y servicios.
Selecciona un nuevo concepto, por ejemplo, con el nombre «Penalización de reserva cancelada».
Introduce el importe exacto que deseas facturar.
Configura el IVA incluido en el importe.
En la descripción, indica los datos clave de la reserva original: número de reserva y fechas de check-in y check-out.
Atención a los detalles
Suele olvidarse añadir la referencia de la reserva original en la descripción. Inclúyela siempre para evitar confusiones contables o con el cliente.
Opción 2. Modificar temporalmente la reserva cancelada
Otra alternativa es reactivar la reserva de forma temporal. Basta con cambiar su estado a pre-reserva, confirmada o pagada y seguir el flujo de facturación habitual. Una vez emitida la factura, recuerda volver a cancelar la reserva para mantener el registro correcto.
Errores frecuentes
Olvidar devolver la reserva a estado cancelado.
Emitir la factura sin revisar que los importes reflejan solo la penalización y no toda la estancia.
Buenas prácticas
Antes de emitir la factura, confirma:
Que la política de cancelación justifica la penalización.
Que el importe está correctamente calculado.
Que el IVA se aplica de forma adecuada.
Que la descripción incluye los datos de la reserva cancelada.
Con estas opciones puedes emitir facturas incluso en reservas canceladas, cumpliendo con tus obligaciones fiscales y manteniendo la transparencia con tus huéspedes.
Decide qué método se ajusta mejor a tu operativa interna y ponlo en práctica en tu próxima cancelación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir una factura directamente desde una reserva cancelada en Avantio VRMS?
¿Puedo emitir una factura directamente desde una reserva cancelada en Avantio VRMS?
No. Actualmente no es posible facturar una reserva en estado «Cancelada» sin aplicar uno de los métodos alternativos.
¿Cuál es la opción más recomendada para facturar una penalización de cancelación?
¿Cuál es la opción más recomendada para facturar una penalización de cancelación?
Facturar como extra/servicio suele ser más rápido y seguro, ya que evita modificar el estado de la reserva.
¿Qué datos debo incluir en la factura de penalización por una reserva cancelada?
¿Qué datos debo incluir en la factura de penalización por una reserva cancelada?
El importe exacto, el IVA correspondiente y la referencia a la reserva original (número y fechas).
¿Qué ocurre si me olvido de volver a poner la reserva en estado cancelado después de emitir la factura?
¿Qué ocurre si me olvido de volver a poner la reserva en estado cancelado después de emitir la factura?
El sistema registrará la reserva como activa, lo que puede generar incoherencias en tus informes. Verifícalo siempre.
¿Puedo usar estas opciones si el huésped no solicita factura, pero necesito reflejar el ingreso?
¿Puedo usar estas opciones si el huésped no solicita factura, pero necesito reflejar el ingreso?
Sí. Especialmente si tu contabilidad requiere reflejar la penalización como ingreso.