Cuando gestionas reservas y propiedades, los números importan tanto como la experiencia del huésped. Los documentos contables son la base para mantener tus cuentas claras, cumplir con la normativa y transmitir confianza a propietarios y viajeros. En Avantio, cuentas con distintas herramientas que te permiten organizar cada movimiento económico de forma sencilla y transparente.

Un documento contable es un registro formal, en algunos casos con validez legal y fiscal, que refleja una operación económica vinculada a la gestión de propiedades o a la relación entre propietario, gestor, huésped e incluso plataformas intermediarias.

Su función principal es doble: servir de soporte a las transacciones y garantizar transparencia, control financiero y cumplimiento tributario.

En Avantio, contamos con diferentes tipos de documentos contables que pueden adaptarse a las necesidades de cada agencia o propietario. Gracias a estas herramientas, es posible llevar un seguimiento detallado de ingresos, comisiones, gastos y pagos, simplificando la gestión administrativa y facilitando la comunicación tanto con los huéspedes como con los propietarios.

A continuación, presentamos los distintos tipos de documentos contables disponibles en Avantio y cómo pueden utilizarse en la gestión diaria del alquiler vacacional:

Es una factura sin valor fiscal, utilizada a modo de presupuesto o anticipo de información para el cliente antes de la emisión de la factura definitiva.

La proforma no está disponible en aquellas cuentas que trabajan con SAF-T.

Es el documento principal que acredita la compraventa de un bien o servicio. Incluye información detallada sobre el emisor, el cliente, los conceptos facturados, el importe, los impuestos aplicables y la fecha de emisión.

Es el comprobante que acredita que un cliente ha realizado el pago de un importe determinado. Siempre debe emitirse a partir de una factura previamente emitida, y sirve como prueba oficial de que dicho pago se ha efectuado.

Es un documento contable que actúa como prueba de que un pago se ha realizado entre dos partes, ofreciendo mayor flexibilidad que un recibo. A diferencia de este, no necesita estar vinculado a una factura, lo que permite emitir constancias de pago en situaciones donde no es obligatorio facturar. Puede generarse tanto por la empresa como en nombre del propietario, facilitando la gestión y el control de los pagos.

El justificante de pago no está disponible en aquellas cuentas que trabajan con SAF-T, NF525, TicketBai o Invopop.

Es el documento que se emite para anular o corregir el importe de una factura o justificante de pago ya emitida. Cancela el total de la factura original y debe utilizarse siempre que sea necesario modificar el importe facturado. Los casos más habituales son reembolsos, cancelaciones, descuentos aplicados posteriormente o la corrección de facturas incorrectas.

En Avantio, el contrato no es un documento legal, sino una interfaz configurable que permite definir las condiciones económicas del acuerdo con el propietario. A través de esta herramienta se establecen aspectos como el cálculo de los pagos al propietario, la comisión de la agencia, la periodicidad de las liquidaciones y posibles deducciones o adiciones. Aunque puede exportarse y descargarse en formato documento, su función principal es facilitar la correcta configuración de los importes en cada liquidación.

Es el documento que refleja el cálculo y detalle final de ingresos y gastos asociados a un periodo o a una operación concreta, con el objetivo de determinar el saldo correspondiente al propietario. En su elaboración se tienen en cuenta tanto las condiciones configuradas en el contrato como los gastos y pagos a cuenta añadidos en el sistema.

Es un documento híbrido que combina en un único archivo las funciones de factura y recibo. Esto significa que acredita la operación de venta (como la factura) y, al mismo tiempo, sirve como comprobante de pago (como el recibo). Su uso simplifica la gestión contable en mercados o sistemas que requieren y/o permiten ambos efectos en un solo documento.

Ahora que conoces cada tipo de documento contable en Avantio, puedes elegir el que mejor se ajuste a cada situación.

Con un buen uso de estas herramientas ganarás en claridad, control y confianza tanto en tu equipo como en tu relación con los propietarios.