Gestión eficiente de servicios con el módulo de proveedores
Cuando gestionas limpiezas, mantenimientos o cualquier servicio externo, tener los datos bien organizados es clave. Con la sección de proveedores, puedes centralizar toda la información, asignar automáticamente tareas y configurar pagos sin perder tiempo en procesos manuales. Así, tú te concentras en lo importante: que cada servicio se realice a tiempo y con calidad.
Para centralizar y automatizar todas estas tareas, cuentas con el módulo de Proveedores.
¿Qué es el módulo de proveedores?
El modulo de proveedores te permite añadir y gestionar empresas externas (como compañías de limpieza) o personas empleadas directamente por tu empresa que se encargan de limpiezas, mantenimientos u otros servicios.
Además de organizar la información, el módulo de proveedores te ofrece ventajas prácticas:
Ahorrar tiempo en la gestión diaria.
Asignar automáticamente tareas en cuanto entre una reserva.
Notificar a los proveedores sobre nuevas tareas, cambios o cancelaciones.
Configurar pagos automáticos por servicios completados.
Cómo crear un proveedor
Veamos cómo dar de alta un proveedor y empezar a trabajar con él en el sistema.
Paso a paso: configurar la ficha del proveedor
Paso a paso: configurar la ficha del proveedor
Accede al menú «Proveedores» y selecciona «Lista».
Haz clic en «Nuevo»:
Completa la ficha con los siguientes datos:
Nombre del proveedor.
Idioma del proveedor.
Observaciones internas (notas privadas).
Completa los datos de contacto e incluye, si lo consideras necesario, la dirección, la documentación de identidad y la información bancaria del proveedor.
Si lo deseas, también puedes activar el acceso a la «Intranet de Proveedores»:
Marca la casilla correspondiente.
Indica el correo electrónico.
Selecciona permisos.
Envía las credenciales al proveedor para que configure su contraseña.
Haz clic en «Guardar».
Cómo asignar servicios a un proveedor
Una vez creado el proveedor, podrás vincularlo a los servicios que gestionará.
Paso a paso: asignar servicios
Paso a paso: asignar servicios
Una vez creado el proveedor, podrás vincularlo a los servicios que gestionará:
En la ficha del proveedor, selecciona «Asignar».
Se abrirá un panel lateral con la lista de servicios disponibles.
Elige el servicio y confirma.
Atención a los detalles
Si el servicio ya estaba asignado a otro responsable, el sistema te avisará antes de actualizar.
Las nuevas reservas se asignarán automáticamente al nuevo responsable.
Las reservas anteriores mantendrán el responsable original; si necesitas cambiarlas, deberás hacerlo manualmente desde el listado de Operaciones.
Solo los alojamientos con servicios por defecto se verán afectados; los servicios personalizados no cambian.
Buenas prácticas
Para sacar el máximo partido a esta herramienta, aplica estas recomendaciones:
Antes de asignar un proveedor, asegúrate de que todos sus datos de contacto y bancarios estén completos.
Centraliza en la ficha del proveedor toda la documentación relevante (contratos, licencias, etc.).
Usa la intranet para facilitar la comunicación y el seguimiento de tareas.
Configurar correctamente a tus proveedores te permite ahorrar tiempo, automatizar tareas y garantizar que cada servicio se realice sin complicaciones.
Una vez configurados, revisa qué servicios tienen asignados y activa la intranet para mejorar la comunicación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo notificar automáticamente a un proveedor cuando se le asigna una tarea?
¿Puedo notificar automáticamente a un proveedor cuando se le asigna una tarea?
Sí. El sistema envía notificaciones automáticas cuando se crea, modifica o cancela una tarea.
¿Qué ocurre si cambio el responsable de un servicio ya asignado?
¿Qué ocurre si cambio el responsable de un servicio ya asignado?
Las nuevas reservas se asignarán al nuevo proveedor. Las anteriores mantienen al responsable original, salvo que las modifiques manualmente.
¿Puedo pagar automáticamente a mis proveedores?
¿Puedo pagar automáticamente a mis proveedores?
Sí, puedes configurar pagos automáticos por servicios completados o generar pagos manuales para casos puntuales (igualmente se trata de una información interna, los pagos serán efectuado externamente por parte de la agencia).
¿Qué diferencia hay entre servicios por defecto y personalizados?
¿Qué diferencia hay entre servicios por defecto y personalizados?
Los cambios de responsable solo afectan a alojamientos con servicios por defecto. Los personalizados no se modifican.
¿Cómo accede un proveedor a su intranet?
¿Cómo accede un proveedor a su intranet?
Debes marcar la casilla de acceso, añadir su correo y enviar los datos de conexión. El proveedor recibirá un email para crear su contraseña.