Optimiza la gestión de tus tareas
Una gestión de tareas eficaz es clave para que las operaciones de tu negocio de alquiler vacacional se mantengan organizadas y eficientes. Con el Gestor de Operaciones puedes automatizar la creación de tareas cuando una reserva incluya un extra gestionable, generar manualmente aquellas que requieran atención especial, asignar responsables internos o externos y darles seguimiento en tiempo real, lo que te permite reducir incidencias, mejorar la coordinación y asegurar que nada quede fuera de control.
Configuración de tareas
Tareas automáticas
Se crean al configurar extras gestionables o marcarlos como «requiere gestión», y se aplican según lo configurado en el campo «Fecha de aplicación» del extra.
Si un responsable ya está asignado, el sistema lo vincula automáticamente a la tarea.
Si no hay responsable asignado, podrás añadirlo manualmente desde la lista de operaciones.
Siempre están asociadas a una reserva, garantizando trazabilidad.
Consejo útil
Se puede cambiar la fecha y la hora de realización de una tarea que se ha generado automáticamente para una mejor gestión con tu equipo responsable.
Tareas manuales
Se crean libremente para tareas generales o incidencias, sin necesidad de estar vinculadas a una reserva.
Pueden asociarse a uno o varios alojamientos.
Se diferencian entre tareas normales e incidencias (estas últimas se resaltan en amarillo).
Pasos para crear una tarea manual
En VRMS, accede a «Operaciones» y haz clic en «Crear».
Se abrirá la pantalla lateral «Configurar».
Completa los campos de la tarea:
Título
Tipo (tarea o incidencia)
Tipo de responsable (ninguno, interno o proveedor)
Asociación a alojamiento(s) (opcional)
Fecha y hora de realización
Estado (pendiente, en curso o realizado)
Descripción (opcional)
Usar una plantilla de checklist (opcional)
Adjuntar imágenes (si cumplen los requisitos)
Si aplica, asocia los alojamientos correspondientes y haz clic en «Siguiente».
Verifica toda la información y pulsa «Guardar» para confirmar.
La tarea aparecerá en la lista y se enviarán notificaciones automáticas a los responsables asignados.
Buenas prácticas
Nombra las tareas de forma clara y descriptiva.
Adjunta imágenes que aporten contexto.
Revisa el historial de avisos para confirmar que todos los responsables han recibido la comunicación.
Prioriza las incidencias críticas usando el resaltado en amarillo.
Seguimiento y acciones en las tareas
Al abrir una tarea, encontrarás pestañas que permiten un seguimiento detallado:
Tarea: muestra todos los detalles, estado actual e historial de cambios.
Puedes editar y modificar la configuración de la tarea haciendo clic en el icono del lápiz.
Reserva: si está asociada, verás la reserva actual, anterior y siguiente del alojamiento.
Alojamiento: dirección, distribución de camas y baños, y acceso a la ficha del alojamiento.
Comentarios: añade notas, imágenes y marca incidencias.Buenas prácticas
Consejos útiles
Utiliza las incidencias para destacar tareas críticas; aparecerán resaltadas en amarillo tanto en la lista de operaciones como en la intranet de proveedores.
Añade imágenes en las incidencias para aportar más información sobre el problema y facilitar su identificación y resolución.
Identifica fácilmente el estado de la limpieza mediante el cambio de color en el calendario cuando el proveedor marca la tarea como completada.
El Gestor de Operaciones te permite configurar, asignar y supervisar todas tus tareas desde un único módulo.
Gracias a su flexibilidad y a las notificaciones automáticas, garantiza una gestión eficiente, organizada y con comunicación fluida entre todos los implicados.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre tareas automáticas y manuales?
¿Qué diferencia hay entre tareas automáticas y manuales?
Las tareas manuales se crean libremente para operaciones generales o incidencias, y pueden asociarse a alojamientos específicos si es necesario.
¿Puedo asociar una tarea a varios alojamientos?
¿Puedo asociar una tarea a varios alojamientos?
Sí, el sistema genera tareas separadas para cada alojamiento seleccionado.
¿Cómo se destacan las incidencias?
¿Cómo se destacan las incidencias?
Se resaltan con fondo amarillo en la lista de operaciones y en la intranet de proveedores, para identificar rápidamente las tareas críticas.
¿Reciben notificaciones los responsables automáticamente?
¿Reciben notificaciones los responsables automáticamente?
Sí. Los usuarios VRMS reciben notificaciones en el sistema y los proveedores las reciben por correo electrónico si se selecciona esta opción al crear la tarea.