Conecta WhatsApp Business a tu bandeja unificada y agiliza la comunicación
La integración de WhatsApp Business en el Unified Inbox de Avantio permite centralizar en el VRMS todas las conversaciones con turistas, propietarios y proveedores. De esta forma, no es necesario alternar entre aplicaciones, se minimiza el riesgo de perder mensajes y se agiliza la gestión de la comunicación operativa.
De este modo, se reúnen en un solo panel todos los canales de mensajería utilizados para gestionar reservas y operaciones.
Definiciones clave
Actor: en el contexto del VRMS, se denomina actor a cualquier interlocutor con el que se mantiene comunicación a través del sistema: turistas, propietarios o proveedores.
Property Manager (PM): profesional o empresa especializada en la gestión integral de propiedades en nombre de sus propietarios. El PM coordina reservas, atención a huéspedes, comunicación con proveedores y la operativa diaria de los alojamientos.
¿Cómo conectar WhatsApp Business con Avantio?
El proceso es simple, pero exige cumplir algunos requisitos clave: disponer de un perfil empresarial en Meta, verificar el número de teléfono y aceptar el contrato de conexión. Cada paso se detalla en este artículo.
Cómo funciona la integración
Una vez activada la integración, en el Unified Inbox aparecerán botones que señalan una serie de acciones que deben llevarse a cabo.
Botón | Acción |
Conectar cuenta | Este botón se muestra en el Unified Inbox cuando aún no tienes la cuenta conectada a WhatsApp. |
Añadir teléfono | Este botón aparece cuando:
WhatsApp necesita que se añada el teléfono completo, con el prefijo de país correcto.
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Enviar plantilla | Es requerido y obligatorio para Meta enviar una plantilla para iniciar una conversación con cualquier actor (invitado, propietario, proveedor).
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Indicador de tiempo para el envío de mensajes
El envío de texto plano está condicionado por la ventana de tiempo de 24 horas, que comienza a contarse desde la última interacción del receptor con tu mensaje (no desde el envío de la plantilla).
En la interfaz, este estado se muestra con un contador que indica el tiempo restante antes de que la ventana se cierre.
Plantillas de WhatsApp
Si aparece el botón «Enviar plantilla», deberás seleccionarla para iniciar la conversación. Al hacerlo, se abrirá un menú lateral con todas las plantillas disponibles y podrás elegir la que corresponda.
Atención a los detalles
Las plantillas de WhatsApp son diferentes de las plantillas del sistema y pueden crearse tanto en Meta como desde el Unified Inbox.
La integración con WhatsApp solo acepta plantillas con texto plano (sin variables, URL, etc.) y, para abrir una conversación, solo son compatibles las de tipo marketing y utilidad.
Errores frecuentes
¿Por qué no puedo enviar mensajes de texto? WhatsApp permite utilizar texto plano durante 24 h después de que tu huésped te envíe un mensaje. Fuera de estas 24 h, utiliza plantillas para iniciar la conversación.
Tipos de plantillas disponibles en el sistema
Existen cuatro estados posibles para las plantillas en el sistema:
Aceptada → lista para utilizarse directamente en el Inbox.
Pendiente → en proceso de aprobación por parte de Meta.
Incompatible → aprobada en Meta, pero no funciona con nuestra integración.
Cancelada → rechazada por Meta.
Creación de plantillas desde Unified Inbox
Haz clic en «Crear plantilla» en el Unified Inbox.
Selecciona el tipo (marketing o utilidad).
Asigna un nombre interno y redacta el texto en plano.
Indica el idioma.
Guarda y espera la aprobación de Meta.
Formatos compatibles con la integración
Enviar: texto, emojis, fotos y PDFs.
Recibir: texto, emojis, fotos, PDFs, vídeos, audios, gifs, stickers, ubicación y contactos.
Atención a los detalles
Las encuestas, reacciones, respuestas a mensajes previos, catálogos, llamadas y videollamadas no son compatibles.
Las imágenes múltiples no se agrupan: se muestran como mensajes separados.
Paneles
Los paneles del Unified Inbox organizan la visualización de los mensajes y la información relacionada con cada actor.
Panel izquierdo
El panel izquierdo muestra la vista previa de los mensajes de WhatsApp, permitiendo identificar de un vistazo el contenido más reciente.
Panel central
El panel central distingue entre dos tipos de mensajes:
Mensajes admitidos → se muestran correctamente en el Unified Inbox.
Mensajes no admitidos → aparece una alerta con la tipología recibida, la vía de WhatsApp y una notificación de incompatibilidad. En este caso, el PM debe contactar al actor (turista, propietario o proveedor) e indicarle que reenvíe el mensaje en un formato compatible.
Panel derecho
El panel derecho solo aparece cuando el actor está asociado a una reserva:
Actor vinculado a una reserva → muestra la información de la reserva correspondiente.
Actor no vinculado (por ejemplo, un proveedor) → el panel derecho no se muestra, ya que en estos casos está asociado a tareas y no a reservas.
Actor/interlocutor desconocido
En algunos casos, los mensajes recibidos por WhatsApp no estarán asociados a un actor en el VRMS y aparecerán únicamente con el número de teléfono.
El PM puede resolverlo vinculando el mensaje a un actor existente o creando un nuevo actor en el sistema.
Para hacerlo, se deben realizar estos pasos:
En el Unified Inbox, selecciona el mensaje del actor desconocido.
En la esquina superior derecha, selecciona el menú de tres puntos verticales.
Elige una de las dos opciones: «Añadir existente» o «Añadir nuevo».
Recomendaciones sobre el número de teléfono
Para optimizar la integración, recomendamos:
Mantener el número actual para fines comerciales.
Crear un nuevo número exclusivo para uso operativo y vincularlo al perfil de WhatsApp en Avantio.
¿Por qué usar dos números distintos? En el Unified Inbox conviene centralizar solo los mensajes que requieren una acción rápida (reservas en curso, consultas de propietarios o dudas operativas de proveedores). El número comercial, al estar publicado en la web o en redes sociales, suele recibir consultas generales que no siempre están relacionadas con las reservas.
Consejo útil
Comparte el número operacional únicamente con actores existentes (clientes, propietarios y proveedores) y utiliza el número comercial para consultas externas. Así podrás separar con claridad los ámbitos comercial y operativo y evitar la pérdida de tareas críticas.
Atención a los detalles
No se admiten funciones como catálogos, encuestas, reacciones, llamadas o videollamadas.
Los mensajes que incluyan varias imágenes se mostrarán por separado (no agrupados como en la aplicación móvil).
Solo es posible conectar un único número de teléfono a la integración.
Con la integración de WhatsApp Business en el Unified Inbox ya configurada, podrás gestionar las conversaciones con mayor rapidez y eficiencia.
El siguiente paso es crear tus primeras plantillas y comenzar a responder a tus actores de forma ágil y profesional.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conectar varios números de WhatsApp a mi cuenta de Avantio?
¿Puedo conectar varios números de WhatsApp a mi cuenta de Avantio?
No. La integración con el Unified Inbox admite únicamente un número de teléfono por cuenta.
¿Qué ocurre si intento enviar un mensaje de texto plano después de 24 horas?
¿Qué ocurre si intento enviar un mensaje de texto plano después de 24 horas?
WhatsApp solo permite enviar texto plano dentro de las 24 horas posteriores a la última interacción del receptor. Pasado ese plazo, deberás iniciar la conversación con una plantilla aprobada por Meta.
¿Puedo recibir notificaciones de mensajes de WhatsApp en varios dispositivos al usar Avantio?
¿Puedo recibir notificaciones de mensajes de WhatsApp en varios dispositivos al usar Avantio?
Sí. Siempre que la sesión esté activa en cada dispositivo y tengas habilitados los permisos de notificaciones, podrás recibir los avisos en paralelo.
¿Cómo puedo saber si una plantilla de WhatsApp está lista para usar en el Unified Inbox?
¿Cómo puedo saber si una plantilla de WhatsApp está lista para usar en el Unified Inbox?
En el sistema, cada plantilla aparece con un estado: Aceptada, Pendiente, Incompatible o Cancelada. Solo las que figuran como Aceptadas están disponibles para enviar.