Gestiona tus comunicaciones con los propietarios de forma rápida y centralizada
El sistema permite distintas formas de comunicación con los propietarios. Puedes imprimir, descargar o enviar por correo electrónico los contratos y documentos de liquidación directamente desde el VRMS, sin necesidad de usar herramientas externas.
También es posible permitir acceso directo al propietario a los documentos de liquidaciones y facturas asociadas a su nombre desde su extranet de propietarios (siempre que se le otorgue permiso). Recomendamos usar esta opción.
Contratos
Si lo deseas, puedes imprimir o descargar el contrato con un propietario en formato PDF para enviarlo por correo electrónico como archivo adjunto.
Ruta:
VRMS → Propietarios → Contratos → Listado de contratos.Localiza el contrato deseado y haz clic sobre él para abrirlo.
Desde el contrato:
Haz clic en el botón «Acciones» y selecciona «Ver documento».
En el documento abierto, elige una de las siguientes opciones:
«Imprimir» para generar una copia física.
«Descargar a PDF» para guardarlo en tu dispositivo y adjuntarlo a un correo electrónico, por ejemplo.
Liquidaciones
También puedes descargar o enviar por correo electrónico los documentos de liquidación, ya sea al correo del propietario o a otras direcciones adicionales.
Ruta:
VRMS → Propietarios → Liquidaciones → Listado de liquidacionesLocaliza la liquidación deseada (puedes utilizar los filtros del botón superior derecho) y haz clic sobre ella para abrirla.
Desde la liquidación:
Haz clic en «Ver documento».
En el documento abierto, elige una de las siguientes acciones:
«Imprimir» para generar una copia física.
«Descargar a PDF» para guardarlo en tu dispositivo y enviarlo más tarde.
«Enviar documento» para enviarlo directamente como adjunto por correo electrónico.
Al hacer clic en «Enviar documento», se abrirá una ventana desde donde podrás:
Marcar la casilla para enviar el documento al propietario y/o añadir manualmente otra dirección de correo.
Seleccionar una plantilla existente, editarla con el botón «Editar» o crear una nueva con «Añadir plantilla».
Usar el asunto propuesto por el sistema o modificarlo si lo prefieres.
Revisar toda la información y hacer clic en «Enviar».
Autofacturas
Puedes gestionar la descarga/envío de este tipo de facturas desde dos secciones:
Liquidaciones
Ruta:
VRMS → Propietarios → Liquidaciones → Listado de liquidacionesLocaliza la liquidación deseada (puedes utilizar los filtros del botón superior derecho) y haz clic sobre ella para abrirla.
Desde la liquidación, en el bloque de «Documentos contables», localiza la autofactura deseada y clica sobre ella para abrirla.
En la pantalla de visualización del documento, menú superior derecho, clica icono de «fecha apuntando hacia abajo» para descargar el documento en PDF o clica el icono de «impresora» para imprimir documento.
Documentos contables del propietario
Ruta:
VRMS → Contabilidad → Facturación → Documentos contables del propietarioLocaliza la autofactura deseada (puedes utilizar los filtros del botón superior derecho).
Clica la casilla de la derecha para seleccionar la factura deseado y luego clica el botón «Acciones» para desplegar las distintas opciones.
Haz clic en «Imprimir» el documento.
Pulsa «Enviar» y se abrirá una ventana desde donde podrás:
Marcar la casilla para enviar el documento al propietario y/o añadir manualmente otra dirección de correo.
Seleccionar una plantilla existente, editarla con el botón «Editar» o crear una nueva con «Añadir plantilla».
Usar el asunto propuesto por el sistema o modificarlo si lo prefieres.
Revisar toda la información y hacer clic en «Enviar».
Extranet del propietario: habilita permisos y evita tareas manuales
Para que el propietario sea autosuficiente en la visualización y descarga de los documentos asociados a su nombre, primero debes otorgarle los permisos de acceso a esta sección.
Liquidaciones
«Consultar»: ver listado y detalle de liquidaciones, con opción de descarga.
Facturación
«Consultar recibidas»: ver y descargar facturas recibidas.
«Consultar emitidas»: ver y descargar facturas emitidas en su nombre o al huésped («autofacturas»).
Otorgando los permisos necesarios podrás evitar la descarga y el envío manual de estos documentos.
Unified Inbox: comunica agencia y propietario
También es posible comunicarte con el propietario a través de Unified Inbox; los mensajes enviados al propietario serán visibles en la Intranet de Propietarios.
Agencia → Propietario
Desde el «Menú de acciones» de la barra superior, clica el icono de «sobre» para abrir «Unified Inbox». En la barra de búsqueda, introduce el localizador de reserva o el nombre del propietario. Selecciona el propietario deseado e introduce tu mensaje en texto o plantilla (si usas plantilla, asegúrate de que la vista de la reserva de la izquierda sea la correcta).
Desde la «Ficha de reserva», ve a la pestaña «Mensajes». En el bloque «Histórico de mensajes», clica «Nuevo mensaje al propietario». Esta acción abrirá «Unified Inbox» con el actor «propietario», desde donde podrás enviar tus mensajes como en el punto anterior.
Propietario → Agencia
Desde la Extranet de propietario: en el «Menú de acciones» de la barra superior, clica el icono de «sobre» para abrir «Unified Inbox». Introduce tu mensaje en el campo inferior y clica el icono de flecha para enviarlo. Los mensajes no van asociados a reservas; si se habla de una reserva o alojamiento concreto, se recomienda hacer mención específica por escrito.
Desde la «Ficha de reserva» cuando se trate de una reserva propia «De propietario»:
Propietarios → Reserva (estado De propietario)→ clica sobre la reserva para abrir la ventana lateral. En el campo «Comentarios», introduce tu mensaje a la agencia en texto plano, marca la casilla «Enviar comentarios por chat a la agencia» y clica «Guardar» para enviar el mensaje. Los mensajes no van asociados a reservas; si se habla de una reserva o alojamiento concreto, se recomienda hacer mención específica por escrito.