Aktuelle Situation
Derzeit laufen Anfragen und Buchungen, die Gäste über Vrbo vornehmen können, über unterschiedliche Abläufe. Das erschwert die Identifizierung und Verwaltung, wenn man nicht weiß, wie jeder Typ funktioniert.
Es gibt zwei Typen:
Request to book
Instant booking
Was lernst du in diesem Artikel?
Du lernst, die verschiedenen Arten von Buchungen und Anfragen bei Vrbo zu erkennen, um die für dein Unternehmen passenden auszuwählen und weißt, wie du jeden Fall richtig verwaltest.
Vorteile der Vorbuchung (Request to book)
Blockiert die gewünschten Daten vorübergehend, um gleichzeitige Anfragen zu vermeiden (im VRMS von Avantio erscheint dies mit dem Status ‘Vorbuchung’).
Dem Gast wird mitgeteilt, dass du innerhalb von 24 Stunden die Anfrage bestätigst oder ablehnst. Das System greift jedoch nicht ein, falls du in 24 Stunden nicht reagierst. Die Buchung bleibt mit dem Status ‘Vorbuchung’ bestehen und blockiert so den Kalender.
Du kannst jede Anfrage prüfen, bevor du sie annimmst, und hast so die Kontrolle darüber, wer in deiner Unterkunft übernachtet und wer nicht.
Vorteile der Sofortbuchung (Instant booking)
Verbessert die Sichtbarkeit deiner Unterkünfte.
Erhöht die Anzahl der direkten Buchungen.
Spart Zeit bei der Verwaltung, da der Buchungsprozess verkürzt wird.
Wann solltest du welche Funktion nutzen?
Nutze die Option Request to book, wenn deine Unterkunft eine sorgfältigere Auswahl der Gäste erfordert oder du jede Anfrage vor Annahme prüfen möchtest.
Nutze die Option Instant booking, wenn deine Unterkunft für ein breites Publikum geeignet ist und du die Buchungen maximieren, den manuellen Aufwand reduzieren und eine schnelle Bestätigung bieten möchtest.
Die beste Option hängt von den Eigenschaften deiner Unterkunft, deinem Geschäftsmodell und dem Profil deiner Zielgruppe ab.
Vorab solltest du prüfen:
Die Eigenschaften und Regeln deiner Unterkünfte.
Das Profil der Zielgruppe, die du ansprechen möchtest.
Das gewünschte Maß an Kontrolle und Automatisierung.
Die Verfügbarkeit und Einstellungen des Kalenders.
Es ist außerdem ratsam, die Kapazität deines Teams zu prüfen, um Anfragen innerhalb von 24 Stunden beantworten zu können.
Nächste Schritte
FALL A. Ich möchte mit Request to book arbeiten
Du musst nichts konfigurieren, standardmäßig werden die Anfragen deiner Gäste bei VRBO mit dem Status ‘Request to book’ und im VRMS von Avantio mit dem Status ‘Vorbuchung’ registriert, wodurch der Kalender blockiert wird.
Wenn du im VRMS eine Vorbuchung von Vrbo erhältst, solltest du sie prüfen und eine der beiden Optionen auswählen:
Bestätigen
Stornieren
Um dem Gast ein gutes Erlebnis zu bieten, empfehlen wir, innerhalb der nächsten 24 Stunden nach Eingang der Anfrage zu antworten. Vrbo informiert den Reisenden, dass er innerhalb dieses Zeitraums eine Bestätigung oder Stornierung erhält.
Wenn du innerhalb dieser 24 Stunden nichts unternimmst, wird die Anfrage weder automatisch bestätigt noch storniert. Sie bleibt im Status Vorbuchung, bis du sie manuell im VRMS von Avantio bearbeitest.
Wichtig: Die Bestätigung oder Stornierung muss immer im VRMS von Avantio erfolgen. Die Informationen werden automatisch mit Vrbo synchronisiert. Diese Aktionen sollten nicht über die Vrbo-Extranet verwaltet werden.
FALL B. Ich möchte mit Instant booking arbeiten
Aktiviere die Option Instant Booking in der Vrbo-Extranet.
Aktiviere außerdem die Option Instant Booking für die entsprechenden Unterkünfte im ChannelPRO von Avantio.
Sobald diese Option aktiviert ist, werden die Buchungen von Vrbo dem Gast automatisch per E-Mail bestätigt.
Die Buchungen werden im VRMS von Avantio mit dem Status Buchung registriert.
Du erhältst eine E-Mail mit den Details jeder Buchung.
Wichtig: Wenn du eine bestätigte Buchung stornieren musst, führe die Stornierung immer im VRMS von Avantio durch. Die Informationen werden automatisch mit Vrbo synchronisiert. Diese Aktionen sollten nicht über die Vrbo-Extranet verwaltet werden.
Erwartetes Ergebnis
Du hast festgelegt, wie die Buchungen in deinem Tagesgeschäft verwaltet werden und die Option gewählt, die am besten zu deiner Unterkunft, deinem Team und deinem Gästetyp passt.
Je nach deiner Wahl werden die Buchungen/Anfragen von VRBO im VRMS wie folgt angezeigt:
VRBO Request to book = VRMS Vorbuchung
VRBO Instant booking = VRMS Buchung
Einschränkungen und Hinweise
Beachte, dass es egal ist, ob du mit Request to book oder Instant booking arbeitest: Wenn du stornierst, ohne „vom Gast storniert“ zu markieren, wird VRBO deine Unterkunft für die nächsten 7 Tage sperren und das Ranking verschlechtern.
Das ist eine spezifische Funktionsweise des Portals und liegt nicht an Avantio.
Der Vorteil ist, dass bei Nutzung des Channel Managers von Avantio keine Geldstrafe von VRBO verhängt wird.
Best Practices
Überprüfe regelmäßig deinen Posteingang für Request to book bei VRBO und deine Vorbuchungen im VRMS von Avantio.
Analysiere, welcher Buchungstyp / welche Anfrage dir am meisten bringt.
Passe deine Hausregeln sorgfältig an. So behältst du die Kontrolle und kannst, falls ein Gast bucht, der die Regeln nicht erfüllt, die Buchung oder Anfrage mit dem Button 'vom Gast storniert' stornieren.
Lockere Einschränkungen nur, wenn es geschäftlich sinnvoll ist.
Praxisbeispiel
Herausforderung: Eine Agentur möchte eine Vorbuchung oder eine Sofortbuchung stornieren, ohne benachteiligt zu werden.
Analyse: Die Agentur stellt fest, dass der Gast gebucht hat, ohne das Mindestalter laut Hausregeln einzuhalten.
Strategische Entscheidung: Du kannst eine Buchung stornieren, wenn der Gast gegen die Regeln der Unterkunft oder die geltenden Richtlinien und Bedingungen verstößt. Um zu vermeiden, dass sich die Stornierung negativ auf deine Kennzahlen auswirkt, bitte den Gast, die Stornierung selbst im Bereich ‘Meine Reisen’ seines VRBO-Kontos zu beantragen. (Wenn alle Regeln eingehalten werden, solltest du die Buchung nur stornieren, wenn der Gast dies selbst beantragt, sonst wirst du von VRBO bestraft).
Erwartetes Ergebnis: Du hast eine Buchung vermieden, die deinem Unternehmen schaden könnte, ohne dass dein Unternehmen benachteiligt wird.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich von Sofortbuchung auf Request to book in meinem Konto wechseln?
Kann ich von Sofortbuchung auf Request to book in meinem Konto wechseln?
Ja, deaktiviere Instant booking in deinem ChannelPro von Avantio. Folge außerdem diesen Schritten in deiner VRBO-Extranet, um zu prüfen, dass es auch bei Vrbo deaktiviert wurde:
Melde dich in deinem Konto an.
Wähle die gewünschte Unterkunft aus.
Klicke auf Unterkunft und dann auf Regeln und Richtlinien.
Wähle Buchungstyp aus.
Wähle Sofortbuchung oder Bestätigung in 24 Stunden.
Klicke auf Speichern.
Wie viel Zeit habe ich, um eine Anfrage zu bestätigen? Was passiert, wenn die Zeit abgelaufen ist?
Wie viel Zeit habe ich, um eine Anfrage zu bestätigen? Was passiert, wenn die Zeit abgelaufen ist?
Um dem Gast ein gutes Erlebnis zu bieten, empfehlen wir, innerhalb der nächsten 24 Stunden nach Eingang der Anfrage zu antworten, da Vrbo den Reisenden informiert, dass er innerhalb dieses Zeitraums eine Bestätigung oder Stornierung erhält.
Wenn du jedoch innerhalb dieser 24 Stunden nichts unternimmst, wird die Anfrage weder automatisch bestätigt noch storniert. Sie bleibt im Status Vorbuchung, bis du sie manuell im VRMS von Avantio bearbeitest.
Ich arbeite mit Request to book und möchte meine direkten Buchungen bei VRBO erhöhen, verwalte aber hochwertige Häuser und habe Angst, unerwünschte Buchungen zu erhalten, ohne stornieren zu können, ohne bestraft zu werden. Was empfiehlst du?
Ich arbeite mit Request to book und möchte meine direkten Buchungen bei VRBO erhöhen, verwalte aber hochwertige Häuser und habe Angst, unerwünschte Buchungen zu erhalten, ohne stornieren zu können, ohne bestraft zu werden. Was empfiehlst du?
Ich empfehle dir, deine Strategie zu ändern und die Option Sofortbuchung zu nutzen. Wichtig: Schreibe und konfiguriere deine Hausregeln sorgfältig, damit du, falls ein Gast, der die Regeln nicht erfüllt, direkt bucht, das Recht hast, mit der Option 'vom Gast storniert' zu stornieren und so eine Strafe durch das Portal vermeidest.
Kann man für dieselbe Unterkunft Request to book und gleichzeitig Instant booking aktivieren?
Kann man für dieselbe Unterkunft Request to book und gleichzeitig Instant booking aktivieren?
Nein, du musst dich entscheiden. Beide Optionen können nicht gleichzeitig für dieselbe Unterkunft aktiviert werden.
Kann ich Instant booking nur für ausgewählte Unterkünfte aktivieren oder muss ich es für alle aktivieren?
Kann ich Instant booking nur für ausgewählte Unterkünfte aktivieren oder muss ich es für alle aktivieren?
Du kannst es nur für ausgewählte Unterkünfte aktivieren, wenn du möchtest.