Verstehe jeden Buchungsstatus
Es gibt verschiedene Buchungsstatus, die du verwenden kannst:
„Vorbuchung“: Das ist eine echte Buchung, die ab dem Moment, in dem sie ins System kommt, den Kalender automatisch blockiert.
Du kannst die Details prüfen und sicherstellen, dass die erste Zahlung eingegangen ist, bevor du bestätigst.
„Buchung“: Normalerweise wird dieser Status vergeben, wenn die erste Zahlung (Teilzahlung) eingegangen ist. Damit kannst du dem Gast eine Bestätigungs-E-Mail mit allen Details senden.
„Bezahlt“: Der letzte Schritt im Buchungsprozess, wenn alle Zahlungen (Unterkunft + Extras) eingegangen sind.
„Eigentümer Buchung“: Dieser Status zeigt an, dass die Unterkunft vom Eigentümer selbst oder von nahestehenden Personen (Familie oder Freunde) genutzt wird. Wie bei einer normalen Buchung wird der Kalender blockiert, um weitere Buchungen zu verhindern, und du kannst entscheiden, ob Extras angewendet werden sollen.
„Blockiert“: Um den Kalender für einen bestimmten Zeitraum zu schließen, z. B. wegen Wartungsarbeiten oder aus strategischen Gründen mit dem Eigentümer.
„Stopp Verkauf“: Um den Verkauf ab einem bestimmten Datum zu stoppen, zum Beispiel, wenn du dir nicht sicher bist, ob du mit einer Unterkunft weitermachen möchtest.
„Auf Anfrage“: Kontaktiere unser Team, um diese Funktion zu aktivieren, falls du auf deiner Web keine Sofortbuchungen möchtest.
Operative Verwaltung der wichtigsten Status
In diesem Artikel konzentrieren wir uns darauf, wie du die wichtigsten Buchungsstatus verwaltest: Vorbuchung, Buchung und Bezahlt.
Es ist wichtig, die Bedeutung jedes Status zu kennen und zu wissen, wann du ihn ändern solltest, um Fehler zu vermeiden und deinen Kalender aktuell zu halten.
Was bedeutet eine Vorbuchung?
Eine Vorbuchung ist eine echte Buchung (keine einfache Anfrage). Ab dem Moment, in dem sie im System ist, blockiert sie automatisch den Kalender der Unterkunft.
Standardmäßig werden Direktbuchungen (über deine Web) im VRMS mit dem Status Vorbuchung angelegt.
Bei Booking.com, Airbnb und VRBO kannst du eine spezielle Einstellung aktivieren, damit diese Buchungen direkt als Buchung ins System kommen:
Sieh dir hier an, wie du Sofortbuchungen für VRBO einrichtest.Für Booking.com und Airbnb kontaktiere unser Team, um diese Funktion zu aktivieren.
Wenn du mit Avantio Payments arbeitest, kannst du den Prozess automatisieren, sodass eine Vorbuchung automatisch zur Buchung wird.
Vorteile der Vorbuchung
Du kannst die Buchungsdaten vor der Bestätigung prüfen.
Die Termine werden sofort im Kalender blockiert.
Die Bestätigung ist direkt aus der Buchungsansicht oder dem Planning möglich.
Bei einigen Portalen wie VRBO kannst du entscheiden, ob Buchungen als Vorbuchung oder direkt als Buchung (Sofortbuchung) ins System kommen.
Wann solltest du von „Vorbuchung“ zu „Buchung“ wechseln?
Es wird empfohlen, eine Vorbuchung manuell zu bestätigen, nachdem du die Daten geprüft und die erste Zahlung erhalten hast. So behältst du die Kontrolle und vermeidest Buchungen ohne finanzielle Absicherung.
Wenn du mit Avantio Payments arbeitest, kannst du den Prozess automatisieren, sodass eine
Vorbuchung automatisch zur Buchung wird, sobald eine Zahlung per Karte eingeht.
Wie bestätige ich eine Vorbuchung?
Öffne die Buchungsansicht:
VRMS → Buchungsliste → Buchungen; oder gehe ins „Planning“.Wähle die Option „Bestätigen“.
Das System bietet dir die Möglichkeit, eine Bestätigungs-E-Mail an den Gast zu senden.
Der Status der Buchung ändert sich automatisch auf „Buchung“ – sowohl in der Buchungsansicht, der Buchungsliste als auch im Planning.
Wann solltest du eine „Buchung“ auf „Bezahlt“ setzen?
Der letzte Schritt ist erreicht, wenn du den Gesamtbetrag der Buchung (Unterkunft + Extras) erhalten hast. Dann solltest du den Status von „Buchung“ auf „Bezahlt“ ändern.
Das ermöglicht dir:
Eine genauere finanzielle Kontrolle.
Eine klare Nachverfolgung im VRMS.
Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden.
Wie markiere ich eine Buchung als „bezahlt“?
Option 1: Über eine einzelne Buchung
Öffne die Buchungsansicht:
VRMS → Buchungsliste → Buchungen;
oder gehe ins „Planning“.Ändere den Status von „Buchung“ auf „Bezahlt“
Speichere die Änderungen
Option 2: Mehrere Buchungen gleichzeitig ändern
Gehe zur Buchungsliste
Wähle die Buchungen aus, die du aktualisieren möchtest (maximal 10)
Wähle die Aktion: Von Buchung zu Bezahlt ändern
Bestätige die Aktion im angezeigten Fenster
Nützliche Tipps
Bestätige Vorbuchungen erst, nachdem du die Daten geprüft und die erste Zahlung erhalten hast.
Halte die Status aktuell, um Zeit bei Abstimmungen und Berichte zu sparen.
Nutze den Status „Bezahlt“ nur, wenn die Zahlung vollständig eingegangen ist.
Häufige Fehler
Vorbuchungen nicht rechtzeitig bestätigen: Das kann zu Verwirrung bei Gästen führen oder Termine unnötig blockieren.
Buchungen als bezahlt markieren, bevor der Gesamtbetrag eingegangen ist: Das kann deine Buchhaltung durcheinanderbringen und die Abrechnungen erschweren.
Checkliste: Von Vorbuchung zu Bezahlt
Vorbuchung prüfen
Überprüfe die Daten und stelle sicher, dass der Kalender blockiert ist.
Vorbuchung bestätigen
Stelle sicher, dass die erste Zahlung eingegangen ist.
Setze den Status auf „Buchung“.
Sende die Bestätigungs-E-Mail an den Gast.
Offene Zahlungen kontrollieren
Behalte Fristen und Beträge im Blick.
Erfasse jede eingegangene Zahlung.
Buchung als bezahlt markieren
Nur wenn du 100 % (Unterkunft + Extras) erhalten hast.
Setze den Status im VRMS auf „Bezahlt“.
Jetzt, wo du die verschiedenen Buchungsstatus kennst, überprüfe dein Planning und bestätige die Vorbuchungen, die alle Voraussetzungen erfüllen.
So hast du mehr Kontrolle und Sicherheit und kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren: deinen Gästen das beste Erlebnis zu bieten.
Häufig gestellte Fragen
Blockiert eine Vorbuchung den Kalender der Unterkunft?
Blockiert eine Vorbuchung den Kalender der Unterkunft?
Ja. Im Gegensatz zu einer einfachen Anfrage blockiert eine Vorbuchung ab dem Moment, in dem sie ins System kommt, automatisch die Termine der Unterkunft.
Wo kann ich eine Vorbuchung im VRMS bestätigen?
Wo kann ich eine Vorbuchung im VRMS bestätigen?
Du kannst dies sowohl in der Buchungsansicht als auch direkt im Planning tun.
Was passiert, wenn ich eine Buchung nicht als bezahlt markiere, nachdem der Betrag eingegangen ist?
Was passiert, wenn ich eine Buchung nicht als bezahlt markiere, nachdem der Betrag eingegangen ist?
Die Buchung bleibt im Status Buchung, was die Zahlungsübersicht und die Abstimmung in deinem System erschweren kann.
Kommen VRBO-Buchungen immer als Vorbuchung ins System?
Kommen VRBO-Buchungen immer als Vorbuchung ins System?
Nicht unbedingt. Du kannst einstellen, ob Buchungen von VRBO als Vorbuchung oder als Buchung (Sofortbuchung) ins System kommen.
Wann sollte ich den Status einer Buchung auf bezahlt setzen?
Wann sollte ich den Status einer Buchung auf bezahlt setzen?
Sobald du 100 % des Betrags für Unterkunft und Extras erhalten hast.