Was wirst du in diesem Artikel lernen?
In diesem Artikel erfährst du:
Was eine Request to Book-Anfrage bei Vrbo ist.
Worin der Unterschied besteht, ob du sie direkt über das Vrbo-Portal oder über ein integriertes PMS wie Avantio verwaltest.
Was passiert, wenn eine Anfrage als Cancelled by owner storniert wird.
Wie du die Unterkunftsregeln nutzen kannst, um eine Anfrage korrekt abzulehnen, die du nicht annehmen kannst.
Welche Best Practices du befolgen solltest, um dein Inserat zu schützen und Strafen zu vermeiden.
Bevor du startest
Bei Vrbo funktioniert die Option Request to Book unterschiedlich, je nachdem, wie die Buchung verwaltet wird:
Direkt über das Vrbo-Portal.
Über ein integriertes PMS wie Avantio.
Wichtig:
Dieser Unterschied hängt nicht von Avantio oder einem bestimmten PMS ab, sondern von den Optionen, die Vrbo über seine API für alle integrierten PMS anbietet. Das heißt, jedes PMS, das mit Vrbo verbunden ist, arbeitet bei diesem Ablauf mit denselben API-Einschränkungen.
Avantio als integriertes PMS ermöglicht die Verwaltung der Verbindung zu Vrbo und bietet die Vorteile einer Integration, aber das Verhalten von Request to Book wird durch die Möglichkeiten bestimmt, die Vrbo über seine API bereitstellt.
Verwaltung von Request to Book über das Vrbo-Portal
Wenn du eine Request to Book direkt über das Vrbo-Portal verwaltest, hast du mehr Möglichkeiten, auf die Anfrage des Gastes zu reagieren.
Die Optionen sind:
Anfrage bestätigen
Stornieren
Ablehnen oder Anfrage zurückweisen
Die Option "Declined" ist besonders relevant, da sie es ermöglicht, eine Anfrage abzulehnen, ohne dass dies als Stornierung einer bereits bestätigten Buchung gilt. Wenn eine Anfrage nicht angenommen werden kann, ist dies daher meist die beste Option im Vrbo-Portal.
Verwaltung von Request to Book über ein integriertes PMS wie Avantio
Wenn eine Request to Book über ein integriertes PMS per API verwaltet wird, funktioniert es anders.
Aufgrund einer Einschränkung der Vrbo-API kann die Anfrage im PMS als generierte Buchung erscheinen. In diesem Fall sind die verfügbaren Optionen im PMS meist eingeschränkter:
Bestätigen
Stornieren
Die Option Declined, die im Vrbo-Portal verfügbar ist, steht über die API für integrierte PMS nicht in gleicher Weise zur Verfügung.
Deshalb kann die einzige verfügbare Aktion sein, die Anfrage zu stornieren, wenn du sie nicht annehmen kannst. Diese Einschränkung ist eine Vorgabe des Vrbo-API-Ablaufs und gilt für alle integrierten PMS, nicht nur für Avantio.
Strafen und Auswirkungen auf das Inserat
Es ist wichtig, zwischen einer Stornierung durch den Gast und einer Stornierung durch den Eigentümer oder Property Manager zu unterscheiden:
Cancelled by traveller: Wenn die Stornierung als Cancelled by traveller registriert wird, bedeutet das, dass der Gast storniert hat. Innerhalb der ersten 24 Stunden sollte dies keine Strafe für das Inserat nach sich ziehen.
Cancelled by owner: Wenn die Stornierung als Cancelled by owner registriert wird, bedeutet das, dass der Eigentümer oder Property Manager storniert hat.
In diesem Fall kann es Konsequenzen für das Inserat geben. Es handelt sich nicht um eine direkte finanzielle Strafe. Die übliche Konsequenz ist operativ innerhalb von Vrbo: Das Inserat kann für 7 Tage vom Portal deaktiviert werden.
Während dieses Zeitraums kann das Inserat nicht sichtbar sein oder keine Buchungen erhalten. Nach den 7 Tagen wird das Inserat automatisch wieder aktiviert, es muss nichts geändert werden.
Außerdem kann sich diese Deaktivierung negativ auf das Ranking des Inserats bei Vrbo auswirken, da das Inserat an Sichtbarkeit, Aktivität und Geschäftschancen verliert.
Wichtig:
Es ist wichtig, nach Möglichkeit zu vermeiden, dass eine Anfrage als Cancelled by owner registriert wird.
Best Practices: Nutze die Regeln, um Strafen zu vermeiden
Um das Risiko von Strafen zu minimieren, ist es entscheidend, dass die Regeln und Einschränkungen der Unterkunft korrekt eingestellt und für den Gast sichtbar sind.
Diese Regeln informieren nicht nur den Gast: Sie helfen auch dem Property Manager, wenn eine Anfrage nicht angenommen werden kann. Wenn der Gast eine zuvor veröffentlichte Bedingung nicht erfüllt, kann sich der Property Manager auf diese Regel berufen, um zu erklären, warum die Anfrage nicht angenommen werden kann.
Beispiele:
Kinder sind nicht erlaubt.
Haustiere sind nicht erlaubt.
Partys oder Veranstaltungen sind nicht gestattet.
Es gibt ein Mindestalter für Buchungen.
Die maximale Belegung ist strikt.
In diesen Fällen, wenn die Anfrage über ein integriertes PMS eingegangen ist und die Option "Declined" per API nicht verfügbar ist, ist es am besten, den Gast zu kontaktieren und ihm freundlich und klar zu erklären, dass die Anfrage nicht angenommen werden kann, weil sie gegen die veröffentlichten Regeln der Unterkunft verstößt.
So kannst du den Gast bitten, die Buchung von seiner Seite aus zu stornieren, besonders wenn es innerhalb der ersten 24 Stunden ist. Dadurch kann die Stornierung als Cancelled by traveller und nicht als Cancelled by owner registriert werden, sodass das Inserat nicht von einer temporären Deaktivierung oder einem Rankingverlust betroffen ist.
Empfehlungen bei Nutzung von Instant Book
Bei Unterkünften mit besonderen Einschränkungen ist es wichtig, sorgfältig zu prüfen, ob Instant Book aktiviert werden sollte.
Instant Book kann die Buchungsrate erhöhen, reduziert aber die vorherige Prüfung jeder Anfrage.
Wenn Instant Book aktiviert wird, ist es entscheidend, dass Verfügbarkeit, Preise, Einschränkungen und Regeln der Unterkunft korrekt eingestellt und für den Gast sichtbar sind.
Das ist besonders wichtig bei Immobilien mit speziellen Bedingungen, wie Villen, Premium-Unterkünften oder Objekten, in denen keine Kinder, Haustiere oder Veranstaltungen erlaubt sind.
Wenn die Regeln nicht richtig eingestellt oder nicht ausreichend sichtbar sind, kann der Property Manager gezwungen sein, Buchungen zu stornieren, die nicht den Bedingungen entsprechen.
Zusammenfassung
Der Hauptunterschied liegt nicht bei Avantio oder dem verwendeten PMS, sondern im Ablauf, den Vrbo anbietet:
Im Vrbo-Portal kann die Request to Book mit Optionen wie
Bestätigen, Stornieren oder Ablehnen verwaltet werden:
Über ein integriertes PMS per API wie Avantio bietet Vrbo einen eingeschränkteren Ablauf, meist mit den Optionen Bestätigen oder Stornieren.
Diese Einschränkung gilt für alle integrierten PMS.
Eine Stornierung, die als Cancelled by owner registriert wird, kann dazu führen, dass das Inserat für 7 Tage deaktiviert wird.
Diese Deaktivierung kann sich negativ auf das Ranking des Inserats bei Vrbo auswirken.
Um Strafen zu vermeiden, ist es entscheidend, klare, sichtbare und gut konfigurierte Regeln zu haben.
Wenn der Gast gegen die veröffentlichten Regeln verstößt, empfiehlt es sich, ihm dies zu erklären und ihn zu bitten, die Buchung von seiner Seite aus zu stornieren, besonders innerhalb der ersten 24 Stunden.
Wenn möglich, sollte eine Stornierung als
Cancelled by owner
vermieden werden.
Häufig gestellte Fragen
Warum sehe ich die Option "Declined" in Avantio nicht?
Warum sehe ich die Option "Declined" in Avantio nicht?
Weil die Option Declined über die von Vrbo für PMS bereitgestellte API nicht in gleicher Weise verfügbar ist.
Hängt die Einschränkung von Avantio ab?
Hängt die Einschränkung von Avantio ab?
Nein. Dieser Unterschied hängt von den Optionen ab, die Vrbo über seine API anbietet. Das gilt für alle integrierten PMS, nicht nur für Avantio.
Warum wird die Request to Book als Buchung angelegt?
Warum wird die Request to Book als Buchung angelegt?
Weil die Anfrage über den Vrbo-API-Ablauf für integrierte PMS als generierte Buchung im PMS erscheinen kann.
Was soll ich tun, wenn ich die Anfrage nicht annehmen kann?
Was soll ich tun, wenn ich die Anfrage nicht annehmen kann?
Prüfe, ob der Gast gegen eine veröffentlichte Regel der Unterkunft verstößt. Kontaktiere ihn dann und bitte ihn, die Buchung von seiner Seite aus zu stornieren, besonders innerhalb der ersten 24 Stunden.
Was bedeutet Cancelled by traveller?
Was bedeutet Cancelled by traveller?
Das bedeutet, dass die Stornierung als vom Eigentümer oder Property Manager durchgeführt registriert wurde. Diese Art der Stornierung kann das Inserat beeinträchtigen.
Ist Instant Book für Unterkünfte mit vielen Einschränkungen empfehlenswert?
Ist Instant Book für Unterkünfte mit vielen Einschränkungen empfehlenswert?
Das kommt auf den Einzelfall an. Instant Book kann die Buchungsrate erhöhen, reduziert aber die vorherige Prüfung. Wenn die Unterkunft viele spezifische Bedingungen hat, ist es entscheidend, dass Regeln, Einschränkungen, Preise und Verfügbarkeit korrekt eingestellt sind, bevor Instant Book aktiviert wird. So hast du mehr Kontrolle über stornierte Buchungen, ohne Strafen zu riskieren, da du den Gast bitten kannst, selbst zu stornieren.