Optimiere deine Check-In und Check-Out Prozesse
Ein gut organisierter Check-In und ein klarer Check-Out machen den Unterschied im Reiseerlebnis deiner Gäste. Mit diesem Modul kannst du für jede Unterkunft genaue Anweisungen für den Check-In, die Schlüsselübergabe und den Check-Out festlegen. So bietest du deinen Gästen umfassende Informationen und reduzierst Rückfragen oder Missverständnisse in der Kommunikation.
Vorteile der Einrichtung von Check-In und Check-Out Regeln
Erleichtert die Kommunikation mit den Gästen: Alle Details werden automatisch versendet.
Reduziert Vorfälle und wiederkehrende Fragen.
Bündelt Zeiten, Adressen und Kontakte an einem Ort.
Sichert Einheitlichkeit in all deinen Unterkünften.
Was kannst du in den Regeln festlegen?
Beim Einrichten von Check-In und Check-Out kannst du Folgendes angeben:
Kundenservice-Zeiten.
Check-In Zeiten und Gebühren bei später Ankunft.
Check-Out Zeiten.
Verfügbare Sprachen.
Adresse für den Check-In oder die Schlüsselübergabe.
Kontaktdaten für den Anreisetag.
Zusätzliche Hinweise (z. B. Tourismusabgabe oder spezielle Anweisungen).
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung von Check-In und Check-Out
1. Modul aufrufen und Regel erstellen
Gehe zu
VRMS → Unterkünfte → Check-In und Check-Out.Klicke auf „Neue Anweisung“.
2. Wähle die Check-In Methode
Wähle zwischen verschiedenen Optionen:
Rezeption (die Schlüssel befinden sich an der Rezeption).
Persönlicher Empfang (jemand empfängt den Gast).
Türcode.
Schlüsseltresor.
Anweisungen per E-Mail.
Direkter Kontakt für Anweisungen.
Andere individuelle Methode.
Nützlicher Tipp
Verwende klare Bilder vom Ort der Schlüsselübergabe (mindestens 300 × 300 px und maximal 50 MB).
3. Lege die Servicezeiten fest
Definiere Zeiträume mit Start- und Enddatum.
Es können mehrere Zeiträume existieren.
Lege Zeiten für die Wochentage fest. Wähle zwischen:
24 Stunden.
Durchgehend (mit Start und Ende).
Geteilt (z. B. morgens und nachmittags).
4. Lege Check-In und Check-Out Zeiten fest
Klicke zunächst auf „Hinzufügen“ neben Zeiträume.
Ja, die Zeiten können nach Zeiträumen festgelegt werden. Auch wenn die Zeiten das ganze Jahr gleich sind, stelle sicher, dass du den Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember einrichtest.
Es gibt drei Arten von Zeiten, zwischen denen du wählen kannst:
24-Stunden-Zeiten.
Durchgehende Zeiten (um einen Zeitraum am Tag festzulegen).
Geteilte Zeiten.
Die Check-Out Zeit und die Gebühr für späte Ankunft gelten jeweils allgemein für jede Regel.
Auf Details achten
Booking.com erlaubt über die Content API nur einen Zeitraum für die Check-In Zeit (z. B. Januar–Dezember, 9 bis 18 Uhr). Wenn du mehrere Zeiträume im VRMS nutzt, musst du die Regel manuell im Booking.com Extranet anlegen.
5. Füge alternative Adressen hinzu
Du kannst bis zu zwei zusätzliche Adressen für die Schlüsselübergabe hinterlegen (praktisch, wenn du ein zentrales Büro nutzt).
Benötigte Angaben:
Name der Agentur.
Land, Bundesland und Ort.
Vollständige Adresse (Straße, Hausnummer, Tür, Etage und Postleitzahl).
GPS-Koordinaten (Breiten- und Längengrad).
6. Vervollständige die Kontaktdaten
Gib die verantwortliche Person, die Sprachen, in denen sie kommunizieren kann, E-Mail-Adressen und Telefonnummern (mit internationaler Vorwahl) an.
Diese Angaben erscheinen auch in den an den Gast gesendeten Bestätigungsvorlagen.
7. Füge zusätzliche Informationen hinzu
Anreisebeschreibung: Freitext, nur auf der Web sichtbar (nicht auf Portalen).
Zusätzliche Hinweise: spezielle Anweisungen, Tourismusabgabe oder Empfehlungen.
Sprachen: Übersetze immer in alle Sprachen, mit denen du arbeitest; andernfalls bleibt das Feld für den Gast leer.
Best Practices
Übersetze deine Anweisungen immer in alle verwendeten Sprachen.
Füge Bilder oder Karten hinzu, die dem Gast helfen, den Ort leicht zu finden.
Zentralisiere die Schlüsselübergabe in einer Standardregel, wenn du nur einen Übergabepunkt hast.
Aktualisiere die Hinweise, wenn sich lokale Bedingungen ändern (z. B. Tourismusabgabe).
Mit einem gut eingerichteten Check-In und Check-Out fühlen sich deine Gäste von Anfang an gut betreut und du gewinnst an Effizienz und Professionalität.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich mehrere Schlüsselübergabeorte einrichten?
Kann ich mehrere Schlüsselübergabeorte einrichten?
Ja. Du kannst eine Standardregel und bei Bedarf mehrere zusätzliche Regeln festlegen.
Was passiert, wenn ich den Text der Anweisungen nicht übersetze?
Was passiert, wenn ich den Text der Anweisungen nicht übersetze?
Das Feld erscheint für den Gast in dieser Sprache leer, was zu Verwirrung führen kann.
Kann ich Bilder verwenden, um den Gast beim Check-In zu unterstützen?
Kann ich Bilder verwenden, um den Gast beim Check-In zu unterstützen?
Ja. Es können Bilder (maximal 50 MB) hochgeladen werden, sehr empfehlenswert zur Beschreibung von Zugängen oder Standorten.
Wie wirken sich die eingestellten Zeiten auf Booking.com aus?
Wie wirken sich die eingestellten Zeiten auf Booking.com aus?
Booking.com erlaubt über die Content API nur einen Check-In Zeitraum. Für komplexere Zeiten musst du diese manuell in der Extranet von Booking.com einrichten.