Spare Zeit an der Rezeption und empfange deine Gäste bestens vorbereitet
Lass deine Gäste sich ganz einfach vor der Ankunft registrieren – so sparst du Zeit an der Rezeption deiner Agentur und verbesserst gleichzeitig ihr Erlebnis von der ersten Minute an.
Wenn du Buchungen verwaltest, zählt jede Minute. Der Online Check-in ermöglicht dir, den gesamten Registrierungsprozess im Voraus abzuschließen und die administrative Belastung zu reduzieren. Außerdem sorgt er für Sicherheit: Deine Gäste kommen mit allem vorbereitet an, und du verfügst bereits über validierte und organisierte Informationen.
Was ist der Online Check-in?
Der Online Check-in ist eine exklusive Funktion für Kunden mit einer Website oder einem Buchungssystem von Avantio. Sie ermöglicht es Reisenden, ihre Registrierung vor der Ankunft in der Unterkunft abzuschließen. Du kannst dabei Daten, Dokumente und digitale Unterschriften anfordern – und individuell festlegen, wie dein Check-in-Prozess aussehen soll.
Hauptvorteile
Zeitersparnis: Weniger Wartezeiten an der Rezeption.
Reibungsloses Gästeerlebnis: Schnelle, komfortable Vorabregistrierung.
Flexibilität: Anpassbare Felder nach deinen Bedürfnissen.
Wo befindet sich das Modul für den Online Check-in?
Rufe es über das Menü Web → Online Check-in auf. Klicke dann auf „Bearbeiten“.
Deaktiviere den Check-in pro Unterkunft
Du kannst den Online Check-in auf Unterkunftsebene deaktivieren oder aufheben. So entscheidest du individuell, welche Unterkünfte die digitale Registrierung anbieten. Das bietet dir maximale Kontrolle und Anpassung an die jeweiligen betrieblichen Anforderungen.
Diese Option ermöglicht die flexible Anpassung der Funktion an verschiedene operative Szenarien, ohne den restlichen Unterkunftsbestand zu beeinflussen.
Allgemeine Einstellungen
Preis der Buchung anzeigen: Entscheide, ob der Preis angezeigt wird – besonders nützlich bei Buchungen über Reiseveranstalter oder Agenturen. Gilt sowohl für den Online Check-in als auch für den Gästebereich (wenn in deinem VRMS aktiviert).
Kreditkartenfeld anzeigen: Ermöglicht das Hinterlegen einer Karte direkt im Online Check-in (nur mit PCI Wallet oder Avantio Payments). Aktiviere dazu Schritt 5 – Kreditkarte.
Art der Gäste angeben: Nur für Unternehmen mit Sitz oder Unterkünften in Italien.
Frist für den Online Check-in: Lege fest, bis wann er abgeschlossen sein muss (bis zur Abreise, bis zur Anreise, bis X Tage davor oder danach).
Option „Andere“ im Länderauswahlfeld anzeigen: Ermöglicht die manuelle Eingabe dieses Feldes.
Benachrichtigungen
Du entscheidest, ob du sie aktivierst. Versand an den Hauptgast und an delegierte Mitarbeitende deiner Agentur:
Online Check-in validiert: Wenn der Gesamtstatus der Buchung auf „Validiert“ wechselt.
Online Check-in ungültig: Jedes Mal, wenn der Check-in eines Reisenden ungültig erklärt wird.
Online Check-in geteilt: Immer wenn der Hauptgast den Check-in teilt.
Die jeweilige Vorlage lässt sich pro Benachrichtigung konfigurieren.
Hinweise an den Hauptgast (Erinnerungen)
Der Hauptgast erhält einige Tage vor der Anreise eine E-Mail-Erinnerung, den Online Check-in abzuschließen. Du kannst bis zu zwei Erinnerungen definieren und festlegen, welche Buchungszustände berücksichtigt werden.
In personalisierten Vorlagen musst du den Link zum Online Check-in über Feld einfügen → #checkInOnlineLink# einfügen.
Erinnerungen werden nur an Buchungen im konfigurierten Status gesendet, außer bei Buchungen vom Portal Muchosol: Dort erfolgt der Versand nur, wenn der Status zum Versandzeitpunkt Buchung ist.
Schritt-für-Schritt: Konfiguration des Online Check-ins
Gehe im selben Bildschirm zum Abschnitt „Registrierungsprozess der Reisenden“ und führe die folgenden Schritte aus.
Schritt 1 – Auswahl der Identitätsprüfung
Nicht anzeigen
Foto des Dokuments: Erfassung und MRZ-Auslesung
Foto des Dokuments + Selfie: MRZ-Auslesung plus Selfie-Verifikation
Aktualisierung der AGB/Datenschutz (GDPR)
Wählst du Foto des Dokuments oder Foto + Selfie, müssen die AGB/Datenschutztexte deiner Website an die GDPR angepasst werden.
Beispieltext für die AGB
Zur Gewährleistung und Beschleunigung des Check-in-Prozesses wird vom Reisenden ein Bild seines Ausweisdokuments sowie ein Selfie angefordert. Die Bilder werden gemäß der geltenden Datenschutzbestimmungen (GDPR) verarbeitet und spätestens 24 Stunden nach dem Abreisetag gelöscht.
Konfiguration der Aufbewahrungsdauer für Bilder
Das Online Check-in-Tool bietet eine Funktion, mit der du den Aufbewahrungszeitraum für während der Registrierung erfasste Bilder individuell definieren kannst.
Zielsetzung
Aufbewahrungsdauer an operative oder regulatorische Anforderungen anpassen
Automatische Löschung nach Ablauf des konfigurierten Zeitraums
Besserer Kontroll- und Nachweisrahmen für sensible Daten
Einfache Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie Audit-/Compliance-Anforderungen
Sichtbarkeit der Option
Das Feld zur Aufbewahrung erscheint nur, wenn eine der folgenden Identitätsprüfungen aktiv ist: Foto des Dokuments oder Foto + Selfie.
Szenario | Deklarierter Zweck | Aufbewahrungszeitraum |
A. Bis zur Verifizierung des Online Check-ins | Identität des Gastes bei der Registrierung auf der Plattform validieren/überprüfen. | Nur bis zum Abschluss der Validierung/Überprüfung im Online Check-in. |
B. Bis zum Tag des Check-ins (Schlüsselübergabe) | Bestätigen, dass die ankommende Person identisch ist mit der Person, die den Online Check-in abgeschlossen hat. | Vom Versand des Online Check-ins bis zur Schlüsselübergabe bzw. physischen Verifikation. |
C. Bis zum Check-out | Vermeidung von Identitätsbetrug während des gesamten Aufenthalts; zusätzliche Prüfungen bei Bedarf ermöglichen. | Vom Versand des Online Check ins bis zum Check-out. |
Haftungsausschluss
Die genannten Beispielzwecke sind ausschließlich illustrativ.
Es liegt allein in der Verantwortung des vertragsschließenden Unternehmens,
den tatsächlichen Zweck der Bildverarbeitung festzulegen,
den entsprechenden Aufbewahrungszeitraum zu konfigurieren,
die Datenschutzerklärung aktuell zu halten und
sicherzustellen, dass sämtliche Verarbeitungsvorgänge stets der geltenden Datenschutzgesetzgebung entsprechen.
Avantio übernimmt keinerlei Haftung für eine unangemessene Zweckdefinition, eine fehlerhafte Konfiguration der Aufbewahrungsfristen oder für nicht aktualisierte Datenschutzerklärungen des vertragsschließenden Unternehmens.
Es wird dringend empfohlen, zur korrekten Definition, Implementierung und Pflege dieser Aspekte eine spezialisierte Datenschutzberatung (z. B. Anwaltskanzlei/Consultancy) hinzuzuziehen.
Schritt 2 – Daten
Lege fest, welche Daten du vom Hauptgast und den Begleitern abfragen möchtest.
Ziehe Felder von Verfügbare Felder zu Ausgewählte Felder.
Markiere Felder als Pflicht oder optional.
Unterscheide zwischen Erwachsenen und Kindern; gib bei Bedarf das Alter Minderjähriger an.
Bei Unterkünften in Spanien fordert das System automatisch die Daten an, die im Anhang I des Königlichen Dekrets 933/2021 verlangt werden.
Schritt 3 – Reisedaten
Hole nach Wunsch verpflichtend oder optional ein:
Ankunftszeit
Abreisezeit
Transportmittel
Schritt 4 – Unterschrift
Lege fest, welche Dokumente zu unterschreiben sind:
Meldeschein der Reisenden (in manchen Ländern obligatorisch)
Mietvertrag
Weitere wichtige Agenturdokumente
In den Vorlagen muss ein Unterschriftsfeld enthalten sein, damit die Unterschrift aus dem Online Check-in übernommen werden kann.
Der Meldeschein ist in zwei Vorlagen verfügbar:
Offizielle A5-Version: Standardformat gemäß Behördenvorgabe, nicht editierbar.
A4-Version: Mit Zusatzinformationen, editierbar.
Gemäß Dekret 196/1976 ist die Unterschrift des Meldescheins für alle Personen über 14 Jahre verpflichtend.
Schritt 5 – Kreditkarte
(Nur mit PCI Wallet oder Avantio Payments verfügbar.) Wenn Kartendaten verpflichtend erhoben werden sollen, aktiviere diesen Schritt.
Klicke abschließend auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.
Bewährte Vorgehensweisen
E-Mail-Vorlagen im Voraus prüfen und anpassen.
Erinnerungen an den Hauptgast aktivieren, um die Abschlussquote der Online Check-ins zu erhöhen.
AGB/Datenschutztexte aktuell halten – besonders, wenn du Dokumentfoto oder Selfie anforderst.
Der Online Check-in hilft dir, Zeit zu sparen, regulatorische Pflichten zu erfüllen und deinen Gästen ein flüssigeres Erlebnis zu bieten.
Jetzt, da du weißt, wie du ihn einrichtest und anpasst, ist der nächste Schritt, ihn zu aktivieren und deine Registrierungen zu automatisieren.
Häufig gestellte Fragen
Ist der Online Check-in in allen Plänen enthalten?
Ist der Online Check-in in allen Plänen enthalten?
Nein. Für weitere Informationen wende dich an deinen Project Manager Web (wenn du dich im Erstellungsprozess befindest) oder an deinen Account Manager.
Ist die Angabe der Kreditkarte im Prozess obligatorisch?
Ist die Angabe der Kreditkarte im Prozess obligatorisch?
Nein. Sie ist optional und nur für Kunden mit PCI Wallet oder Avantio Payments verfügbar.