Was ist eine Ausgabe zu Lasten des Eigentümers?
Wenn die Agentur eine Ausgabe übernimmt, die eigentlich dem Eigentümer zusteht (wie Reparaturen, zusätzliche Reinigung oder Ersatz von Inventar), muss diese im System erfasst werden, damit sie in der entsprechenden Abrechnung erscheint.
Vorteile einer korrekten Erfassung
Genaue Kontrolle über die Ausgaben, die dem Eigentümer zugeordnet sind.
Automatische Einbeziehung in die richtige Abrechnung.
Möglichkeit, wiederkehrende oder auf mehrere Unterkünfte aufgeteilte Ausgaben zu verwalten.
Schritte zur Erstellung einer Ausgabe zu Lasten des Eigentümers
Wähle in VRMS einen der folgenden Wege:
Eigentümer → Kontrolle von Ausgaben und Akontozahlungen → Ausgaben zu Lasten des Eigentümers → Neu.Unterkünfte → Unterkunftsprofil → Ausgaben zu Lasten des Eigentümers → Neue Ausgabe(die Unterkunft wird automatisch zugeordnet).Buchungen → Buchungsprofil → Aktionen → Neue Ausgabe(die Ausgabe wird mit dieser Buchung verknüpft).
Fülle den Block „Allgemeine Daten“ aus:
Name der Ausgabe: Wähle einen bestehenden oder erstelle einen neuen.
Anmeldedatum: Standardmäßig wird das aktuelle Datum angezeigt.
Zugeordnete Unterkünfte: Wähle eine oder mehrere aus.
Beschreibung der Ausgabe.
Fülle den Block „Belastungsdaten / Beträge“ aus:
Betrag ohne Steuern.
Belastungsdatum (legt fest, in welcher Abrechnung die Ausgabe erscheint).
Anwendbarer Steuersatz.
Zahlungsmethode.
Zahlung an den Anbieter (optional).
Optionen unter „Erweiterte Einstellungen“:
Einbehaltung aktivieren und Prozentsatz angeben.
Wiederholung bis zu einem Enddatum für wiederkehrende Ausgaben einstellen.
Betrag auf mehrere Unterkünfte aufteilen (falls zutreffend).
Speichere die Ausgabe, damit sie erfasst wird.
Automatische Ausgaben bei Buchungen
Wenn du im Vertrag der Unterkunft die Option „Ausgaben vom Eigentümerbetrag abziehen“ aktivierst, erstellt das System automatisch für jede Buchung eine Ausgabe und fügt sie der Abrechnung hinzu.
Einbeziehung in die Abrechnung
Die Ausgaben werden in der Abrechnungsvorschau entsprechend dem Belastungsdatum angezeigt. Wenn du eine Ausgabe ausschließen möchtest, entferne einfach das Häkchen neben dem Eintrag: Sie bleibt dann für die nächste Abrechnung offen.
Nützlicher Tipp
Lege klare Ausgabenkategorien fest, um Verwechslungen zu vermeiden.
Überprüfe das Belastungsdatum vor dem Speichern.
Nutze die Option für wiederkehrende Ausgaben bei festen Beträgen.
Prüfe die Aufteilung sorgfältig, wenn eine Ausgabe mehreren Unterkünften zugeordnet wird.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn ich das Belastungsdatum der Ausgabe falsch eingebe?
Was passiert, wenn ich das Belastungsdatum der Ausgabe falsch eingebe?
Sie wird in der falschen Abrechnung berücksichtigt. Du musst die Ausgabe bearbeiten und das Datum korrigieren, damit sie in der richtigen Abrechnung erscheint.
Kann ich eine Ausgabe nachträglich ändern oder löschen?
Kann ich eine Ausgabe nachträglich ändern oder löschen?
Ja, du kannst jederzeit auf den Ausgabeneintrag zugreifen und ihn bearbeiten oder löschen.
Wie erfasse ich eine Ausgabe, die mehreren Unterkünften zugeordnet ist?
Wie erfasse ich eine Ausgabe, die mehreren Unterkünften zugeordnet ist?
Wähle die betroffenen Unterkünfte aus und das System teilt den Betrag automatisch auf.
Wie funktionieren wiederkehrende Ausgaben?
Wie funktionieren wiederkehrende Ausgaben?
Das System erstellt bis zum angegebenen Enddatum regelmäßig einen neuen Ausgabeneintrag.
Was passiert, wenn ich eine Ausgabe in der Abrechnungsvorschau ausschließe?
Was passiert, wenn ich eine Ausgabe in der Abrechnungsvorschau ausschließe?
Sie wird in der aktuellen Abrechnung nicht berücksichtigt und bleibt für die nächste offen.
Kann ich eigene Ausgabenkategorien anlegen?
Kann ich eigene Ausgabenkategorien anlegen?
Ja, du kannst die benötigten Ausgabentypen definieren, um deine Buchhaltung besser zu organisieren.
Worin unterscheidet sich eine Ausgabe von einer Akontozahlung?
Worin unterscheidet sich eine Ausgabe von einer Akontozahlung?
Die Ausgabe ist ein Betrag, den die Agentur im Namen des Eigentümers übernimmt und von seiner Abrechnung abzieht; die Akontozahlung ist ein Vorschuss, der je nach Zahlendem hinzugefügt oder abgezogen werden kann.