Importvereinbarung für Buchungen
Dieses Dokument erklärt die notwendigen Anweisungen und Bedingungen, um den Import deiner Buchungen in das Ferienwohnungsverwaltungs-System von Avantio (VRMS) abzuschließen.
Bitte lies alle Anweisungen sorgfältig durch und folge ihnen, bevor du mit dem Import fortfährst. Mit dem Aktivieren des Buttons „Ich habe alle Importanforderungen gelesen und erfülle sie“ akzeptierst du die Bedingungen dieses Dokuments.
Zusammenfassung
Der Import von Buchungen ermöglicht es Avantio, alle deine bestehenden Buchungen gesammelt in deinem Avantio-Konto zu hinterlegen.
Diesen Prozess kannst du so oft wie nötig eigenständig durchführen.
WICHTIG:
Die Excel-Datei muss exakt gemäß den untenstehenden Anweisungen ausgefüllt werden.
Jeder Fehler, jede Unstimmigkeit oder fehlende Angabe kann den Importprozess verzögern oder verhindern.
Vorgehensweise
1. Du kannst die Datei im zweiten Schritt der Import-Oberfläche herunterladen.
1. Tabelle ausfüllen |
2. Datei sorgfältig prüfen |
3. Import und Bestätigung |
Trage alle zukünftigen Buchungen ein (manuelle, Eigentümer Buchungen, Portale und Web)
| Sobald die Datei ausgefüllt und geprüft ist, kannst du sie im zweiten Schritt zum Import hochladen. | Du kannst im Tab „Prozesse“ am Ende des linken Menüs sehen, wenn der Import abgeschlossen ist.
Du kannst die Fehlerliste im selben Tab „Prozesse“ herunterladen, sobald der Import abgeschlossen ist.
Falls eine Buchung wegen Fehlern nicht importiert wurde, kannst du die Fehler korrigieren und erneut importieren oder die Buchung manuell hinzufügen.
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Überprüfe alle Daten. Falsche oder unvollständige Dateien werden nicht importiert. |
| Dieser Schritt ist verpflichtend, damit deine Kalender aktuell sind. |
Wichtige Bedingungen.
1. Obligatorische Nutzung des Originalformats
Es sind keinerlei Änderungen an der Vorlage erlaubt. Das vorgegebene Format muss strikt eingehalten werden.
Ordne keine Spalten um, ändere keine Namen und füge keine Spalten hinzu oder entferne sie.
2. Format und Genauigkeit der Daten
Alle Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden.
Jeder Formatfehler oder fehlende Information verhindert den Import.
3. Nach dem Import
Neue Buchungen müssen manuell hinzugefügt werden, um Überbuchungen zu vermeiden. Alternativ kannst du einen weiteren Import nach denselben Schritten durchführen.
4. Synchronisierung mit Portalen
Importierte Buchungen werden nur mit den Portalen synchronisiert, wenn die folgenden Felder korrekt ausgefüllt sind:
Source (Quelle)
External Reservation ID (Externe Buchungs-ID)
6. Umsatzsteuerliche Hinweise
Preismodell mit enthaltenen Steuern
Die auf importierte Buchungen angewandte Mehrwertsteuer entspricht der in den Rechnungsstellungsregeln konfigurierten, abhängig von den Unterkünften, die jeder Regel zugeordnet sind.
Preismodell ohne enthaltene Steuern – Dubai, Mexiko und USA
Bei Konten, die mit einem Modell ohne enthaltene Steuern arbeiten, müssen die in der Excel-Datei angegebenen Beträge dem Gesamtbetrag der Buchung ohne Steuern entsprechen.
HINWEIS:
Importierte Buchungen sind von den automatischen Auslösern der Module Online Check-in und Avantio Payments ausgeschlossen.
Diese Prozesse werden nicht rückwirkend ausgeführt, auch wenn die Module nach dem Import aktiviert werden.
Felder im Dokument
Alle als Pflichtfeld markierten Felder in der Vorlage müssen ausgefüllt werden.
Eigentümer Buchungen
Gib die E-Mail-Adresse des Eigentümers an.
Wähle „Owner“ in den Spalten Source und Status aus.
VRBO-Buchungen
Folgendes ist zwingend erforderlich:
Alle zukünftigen Buchungen.
Die Buchungen der letzten 60 Tage, um eine vollständige Synchronisierung zu gewährleisten.
Für Buchungen, die über Expedia und die Verbindung mit VRBO eingehen, muss der Ursprungskanal als VRBO angegeben werden.
Feld | Beschreibung |
Source | Wähle: Eigentümer, Online oder den Namen eines Portals (Booking.com, Airbnb, etc.). Nur aus dem Dropdown-Menü. |
External Reservation ID | Muss übereinstimmen mit der ursprünglichen Buchungs-ID des Portals für die Synchronisierung. Bei manuellen Buchungen oder Buchungen über deine Web kannst du eine beliebige eindeutige Nummer verwenden. |
Property ID | Findest du im Unterkunftsprofil in Avantio. |
Property Name | Muss exakt übereinstimmen mit dem Namen in Avantio VRMS. |
Date Format | Verwende das Format JJJJ-MM-TT für die Felder Check-in, Check-out und Created Date. |
Created Date | Verwende das Erstellungsdatum der Buchung. Falls unbekannt, verwende das Check-in-Datum. |
Status | Wähle einen: confirmed, cancelled, inquiry, on hold, paid, unpaid, warranty, owner. Nur aus dem Dropdown-Menü. |
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Adults/Kids | Standardwerte: Erwachsene = 1, Kinder = 0. Füge Babys in der Spalte Kinder hinzu, falls zutreffend. |
Guest First Name | Pflichtfeld. Verwende „none“, falls unbekannt. Vollständige Namen in diesem Feld werden genau so importiert. |
Guest last Name | Stelle sicher, dass der Nachname in dieser Spalte steht. |
Guest Language | Verwende: en_GB, es_ES, en_US, pt_PT, pt_BR, it_IT, fr_FR, de_DE. Nur aus dem Dropdown-Menü. |
Total Price | Dieser Betrag bezieht sich auf den Gesamtbetrag der Buchung (Miete + Reinigung oder sonstige Extras). Bei Dezimalstellen bitte ein „,“ verwenden. |
Final Cleaning | Reinigungsgebühr (inkl. MwSt.). Andere Extras, die nicht in der Excel-Datei verfügbar sind, müssen nach dem Import manuell hinzugefügt werden. Wenn die Reinigung ohne Aufpreis enthalten ist, aber eine Aufgabe im Modul Vorgänge erstellt werden soll, setze den Preis auf 0,0. |
Extras | Gib sie nur an, wenn ein Aufpreis berechnet wird. Andernfalls lasse das Feld leer. |
Kurtaxe | Gib sie nur an, wenn zutreffend.
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Portal Commission | Provision inkl. MwSt. |
Optionale Felder
Du kannst die optionalen Felder für die interne Nachverfolgung oder Berichte ausfüllen, sie sind aber für den Import nicht erforderlich.
Felder | Beschreibung |
Guest Information | Beinhaltet Telefonnummer, Adresse, Land usw. Achte auf die korrekte Schreibweise. Wenn du die vollständige Adresse nicht hast, füge sie nicht hinzu. |
Guest ID | Gib die Ausweisnummer des Gastes ein. |
Total Paid / Total Due | Wird als einzelne Zeile in der Zahlungsübersicht angezeigt. Benötigt Daten. |
Payment Dates | Wenn keine Daten angegeben werden, werden Created Date und Check-in Date verwendet. |
Payment Method | Wähle: POS Kreditkarte, Banküberweisung, Bar. Nur aus dem Dropdown-Menü. |
Total Price Modifier | Gib einen positiven Wert ein, der vom Gesamtpreis abgezogen wird. |
Notes | Nutze Agent Notes oder Client Notes für interne Kommunikation oder für den Kontakt mit dem Kunden. |
Du hast diese Vereinbarung zum Import von Buchungen gelesen und verstanden.
Du erklärst dich bereit, alle Anweisungen und Bedingungen zu befolgen.
Du erkennst an, dass jegliche Fehler oder Probleme, die durch Nichtbeachtung dieser Anweisungen oder durch fehlende/ungenaue Informationen entstehen, ausschließlich in deiner Verantwortung liegen und den Importprozess verzögern, verhindern oder beeinflussen können.