Vereinbarung zur Buchungsimportierung

Dieses Dokument erklärt die notwendigen Anweisungen und Bedingungen, um den Import deiner Buchungen in das Ferienwohnungsverwaltungs-System von Avantio (VRMS) abzuschließen.

Bitte lies alle Anweisungen sorgfältig durch und befolge sie, bevor du unterschreibst. Mit deiner Unterschrift bestätigst du, dass du diese Bedingungen verstanden hast und akzeptierst.

Zusammenfassung

Der Buchungsimport ermöglicht es Avantio, all deine bestehenden Buchungen gesammelt in deinem Avantio-Konto zu hinterlegen.

Dieser Vorgang wird einmalig von einem Avantio-Techniker durchgeführt, indem eine von Avantio bereitgestellte Standard-Vorlage in Excel verwendet wird.

WICHTIG:

Der Buchungsimport wird nur durchgeführt, wenn die Unterkunft mindestens 20 Buchungen hat.
Die Excel-Datei muss exakt gemäß den untenstehenden Anweisungen ausgefüllt werden.
Jeder Fehler, jede Unstimmigkeit oder fehlende Angabe kann den Importvorgang verzögern oder verhindern.

Vorgehensweise

Dein Implementierungsspezialist stellt dir zu Beginn der Implementierung eine Tabellen-Vorlage zur Verfügung. Folge den untenstehenden Schritten, um den Importprozess zu starten:

Fülle die Tabelle aus	Prüfe die Datei sorgfältig und informiere deinen Spezialisten	Import und Bestätigung
Trage alle zukünftigen Buchungen ein (manuelle, Eigentümer Buchungen, Portale und Web) Halte dich an das Format und die Beispiele am Anfang jeder Spalte. Füge keine Spalten hinzu, lösche keine und ändere die Reihenfolge nicht. Fülle alle Pflichtfelder aus (siehe nächster Abschnitt)	Sobald die Datei ausgefüllt und geprüft ist, informiere deinen Implementierungsspezialisten. Dieser prüft die Datei und bestätigt, ob sie für den Import bereit ist.	Nach dem Import erhältst du eine Bestätigung. Falls eine Buchung wegen Fehlern nicht importiert wurde, muss sie manuell hinzugefügt werden. Verbinde dein Avantio-Konto über den Channel Manager mit den Portalen.
Überprüfe alle Daten. Falsche oder unvollständige Dateien werden nicht importiert.		Dieser Schritt ist verpflichtend, damit deine Kalender aktuell sind.

Wichtige Bedingungen

1. Einmaliger Import

Es ist nur ein Import pro Konto erlaubt.
Teilweise, Test- oder wiederholte Importe sind nicht möglich.
Stelle sicher, dass alle Buchungen enthalten sind, bevor du die Datei einreichst.

2. Verpflichtende Nutzung des Originalformats

Die Vorlage darf nicht verändert werden. Das vorgegebene Format muss strikt eingehalten werden.
Spalten dürfen nicht umsortiert, umbenannt, hinzugefügt oder entfernt werden.

3. Format und Genauigkeit der Daten

Alle Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden.
Jeder Formatfehler oder unvollständige Information verhindert den Import.

4. Nach dem Import

Neue Buchungen müssen manuell hinzugefügt werden, um Überbuchungen zu vermeiden.
Buchungen, die Konflikte verursachen (überlappende Daten mit bestehenden Einträgen), werden ausgeschlossen und müssen manuell hinzugefügt werden.

5. Synchronisation mit Portalen

Importierte Buchungen werden nur mit den Portalen synchronisiert, wenn die Felder korrekt ausgefüllt sind:
- Source (Quelle)
- External Reservation ID (Externe Buchungs-ID)

6. MwSt.-Beschränkung

Pro Import ist nur ein MwSt.-Satz erlaubt.
Wenn du mit verschiedenen MwSt.-Sätzen arbeitest, verwende separate Vorlagen.

HINWEIS:

Importierte Buchungen sind von den automatischen Auslösern der Module Online Check-in und Zahlungen von Avantio ausgeschlossen.

Diese Prozesse werden nicht rückwirkend ausgeführt, auch wenn die Module nach dem Import aktiviert werden.

Felder im Dokument

Alle als Pflichtfeld markierten Felder in der Vorlage müssen ausgefüllt werden.

Eigentümer Buchungen

Gib die E-Mail-Adresse des Eigentümers an.
Wähle „Owner“ in den Spalten Source und Status.

VRBO-Buchungen

Folgendes ist zwingend anzugeben:

Alle zukünftigen Buchungen.
Buchungen der letzten 60 Tage, um eine vollständige Synchronisation zu gewährleisten.

Feld	Beschreibung
Source	Wähle: Eigentümer, Online oder den Namen eines Portals (Booking.com, Airbnb, etc.). Nur aus dem Dropdown-Menü.
External Reservation ID	Muss mit der Original-Buchungsnummer des Portals übereinstimmen, damit die Synchronisation funktioniert. Bei manuellen Buchungen oder über deine Web kannst du eine beliebige eindeutige Nummer verwenden.
Property ID	Findest du im Unterkunftsprofil in Avantio.
Property Name	Muss exakt mit dem Eintrag in Avantio VRMS übereinstimmen.
Date Format	Verwende das Format JJJJ-MM-TT für die Felder Check-in, Check-out und Created Date.
Hour format	Das Format für die Uhrzeit ist 24:00 Uhr.
Created Date	Verwende das Erstellungsdatum der Buchung. Falls unbekannt, nutze das Check-in-Datum.
Status	Wähle einen aus: confirmed, cancelled, inquiry, on hold, paid, unpaid, warranty, owner. Nur aus dem Dropdown-Menü.
	Der Status Inquiry (Anfrage) blockiert den Kalender nicht. Der Status On Hold (In Wartestellung) wird als Blockiert-Zeitraum ohne Kundendaten importiert. Unbezahlte Buchungen werden als vorläufig behandelt.
Adults/Kids	Standardwerte: Erwachsene = 1, Kinder = 0. Säuglinge ggf. in der Spalte Kinder angeben.
Guest First Name	Pflichtfeld. Verwende „none“, falls unbekannt. Vollständige Namen in diesem Feld werden so importiert.
Guest last Name	Stelle sicher, dass der Nachname in dieser Spalte steht.
Guest Language	Verwende: en_GB, es_ES, en_US, pt_PT, pt_BR, it_IT, fr_FR, de_DE. Nur aus dem Dropdown-Menü.
Total Price	Dieser Betrag bezieht sich auf den Gesamtpreis der Buchung (Miete + Reinigung oder sonstige Extras). Bei Dezimalstellen bitte ein „,“ verwenden.
Final Cleaning	Reinigungsgebühr (inkl. MwSt.). Weitere Extras, die nicht in der Excel-Vorlage enthalten sind, müssen nach dem Import manuell hinzugefügt werden.
Extras	Nur angeben, wenn ein Aufpreis anfällt. Andernfalls leer lassen.
Kurtaxe	Nur angeben, wenn zutreffend. Wenn die Steuer vom Portal (z. B. Airbnb) verwaltet wird oder keine Kurtaxe anfällt, leer lassen.
Portal Commission	Provision inkl. MwSt.

Optionale Felder

Du kannst die optionalen Felder für interne Nachverfolgung oder Berichte ausfüllen, sie sind aber für den Import nicht erforderlich.

Felder	Beschreibung
Guest Information	Enthält Telefonnummer, Adresse, Land usw. Achte auf korrekte Schreibweise. Wenn die vollständige Adresse fehlt, bitte nicht eintragen.
Guest ID	Trage die Ausweisnummer des Gastes ein.
Total Paid / Total Due	Wird als einzelne Zeile in der Zahlungsübersicht angezeigt. Benötigt Datumsangaben.
Payment Dates	Wenn keine Daten angegeben werden, werden Created Date und Check-in Date verwendet.
Payment Method	Wähle: POS Kreditkarte, Banküberweisung, Bar. Nur aus dem Dropdown-Menü.
Total Price Modifier	Gib einen positiven Wert ein, der vom Gesamtpreis abgezogen wird.
Notes	Nutze Agent Notes oder Client Notes für interne Kommunikation oder für den Kunden.

Bestätigung und Unterschrift

Mit deiner Unterschrift bestätigst du, dass:

Du diese Vereinbarung zur Buchungsimportierung gelesen und verstanden hast.
Du alle Anweisungen und Bedingungen befolgst.
Du anerkennst, dass jegliche Fehler oder Probleme, die durch Nichtbeachtung dieser Anweisungen oder durch fehlende/ungenaue Angaben entstehen, ausschließlich in deiner Verantwortung liegen und den Importprozess verzögern, verhindern oder beeinflussen können.

Name des Unternehmens:________________________________________

Name des autorisierten Vertreters: _________________________

Firma: _____________________________________________

Datum: _________________________________________________

Verwandte Artikel

Steigere deine Buchungen, indem du Vrbo-Promotions über Channel PRO erstellst

So aktivieren Sie die Verbindung mit VRBO in Channel PRO

Richte den Online Check-in ein und beschleunige die Registrierung deiner Gäste

CHECK24 – Synchronisierung und Onboarding

Verträge