Lernen Sie die Änderungen in der Rechnungsstellung Ihrer Buchhaltungsdokumente kennen
Die neue Rechnungsstellung wirkt sich auf die Art und Weise aus, wie Rechnungen ausgestellt, Zahlungen erfasst, Vorlagen verwendet, Daten verwaltet, Provisionen berechnet und MwSt.-Befreiungen angewendet werden. Die Anpassung dieser Elemente stellt sicher, dass Buchungen, Zahlungen und steuerliche Pflichten innerhalb des neuen rechtlichen Rahmens kohärent und sicher verwaltet werden.
1. Unveränderlichkeit der Buchhaltungsdokumente
Mit der neuen Struktur ist es nicht mehr möglich, ausgestellte Rechnungen zu bearbeiten oder zu löschen. Dadurch wird gewährleistet, dass jedes Dokument seine Integrität im Laufe der Zeit beibehält.
Wichtig
Wenn du eine Rechnung mit einem Fehler ausstellst, musst du sie korrigieren, indem du eine Berichtigungsrechnung (Gutschrift) ausstellst und die Rechnung erneut ausstellst.
2. Vorschau
Bevor die Rechnung ausgestellt wird, zeigt das System eine Vorschau der Aufschlüsselung der Beträge mit:
Dem Gesamtbetrag, der in Rechnung gestellt wird.
Dem bereits in Rechnung gestellten Betrag.
Dem noch zu fakturierenden Betrag.
3. Datenvalidierung
Je nach ausgewähltem Rechnungsstellungstyp, z. B. Kunde oder Unternehmen, wird auch eine automatische Validierung der Empfängerdaten durchgeführt, was Fehler bei NIF, Firmenname und wesentlichen steuerlichen Daten reduziert.
Praktischer Tipp
Wenn die Aufschlüsselung nicht dem Erwarteten entspricht, passe die Daten vor dem Ausstellen der Rechnung an. Sobald das Dokument ausgestellt ist, wird es gesperrt und jede Korrektur erfordert zusätzliche Dokumente anstelle direkter Änderungen.
4. Steuere Zahlungen mit Quittungen und Zahlungsbelegen
Die Verwaltung von Forderungen stützt sich nun auf verschiedene Buchhaltungsdokumente:
Die Quittung wird nur zu einer ausgestellten Rechnung erzeugt und dient als Zahlungsnachweis dieser Rechnung.
Der Zahlungsbeleg ist ein neues Dokument, das eine Zahlung ohne vorherige Rechnung bestätigt und besonders nützlich für Anzahlungen oder Reservierungsanzahlungen ist.
Wichtig
Die manuelle Änderung des Zahlungsstatus wird durch die Ausstellung von Quittungen ersetzt, sodass jede Änderung des Forderungsstatus einer Rechnung durch ein formelles Dokument gestützt wird.
5. Aktualisiere Vorlagen für Buchhaltungsdokumente
Die alten Vorlagen sind mit dem neuen Modul nicht mehr kompatibel. Die Kategorie „Buchhaltungsdokumente“ gruppiert Vorlagen für:
Rechnung, Gutschrift und Pro-forma-Rechnung.
Quittung.
Diese Vorlagen:
Wurden gemäß den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entworfen.
Erlauben personalisierte Blöcke mit Buchungsdaten, z. B. Name des Gastes, Buchungs-Nr. oder Aufenthaltsdaten.
Halten ein einheitliches Format in allen Buchhaltungsdokumenten aufrecht.
Praktischer Tipp
Erstelle immer eine Kopie der Basisvorlage, bevor du Logos, Farben oder Informationsblöcke anpasst. So behältst du eine Referenzvorlage und vermeidest, eine bereits verwendete Vorlage direkt zu ändern.
6. Verwalte Ausstellungs- und Leistungsdatum auf Rechnungen
Jede Rechnung unterscheidet zwei obligatorische Daten:
Ausstellungsdatum: gibt an, wann die Rechnung ausgestellt wird. Nicht editierbar.
Leistungsdatum: gibt an, wann die Leistung erbracht wurde, und kann vor der Ausstellung angepasst werden.
7. Passe Berechnungsgrundlagen, Provisionen und MwSt. in den Rechnungsregeln an
Die steuerpflichtigen Grundlagen, die die Zahlung an den Eigentümer subtrahierten, wurden eingestellt:
„Gesamte Miete minus Zahlung an den Eigentümer“.
„Gesamte Buchungssumme minus Zahlung an den Eigentümer“.
An ihrer Stelle kannst du die „Handelsspanne“ verwenden, die die aus der Buchung berechnete Handelsspanne nutzt. Diese Grundlage ist besonders nützlich, wenn du mit fixen Verwaltungs- oder Servicebeträgen arbeitest.
Zu Provisionen:
Es ist möglich, die Portalprovision als separaten Posten in der Rechnung auszuweisen, der als eigener Eintrag hinzugefügt wird.
Du kannst die Option „Ziehe von der Miete die Portalprovision ab, um deine Provision zu berechnen, und addiere anschließend die Portalprovision wieder“ verwenden. Damit lässt sich die Agenturprovision berechnen, indem die Portalprovision abgezogen und anschließend der Portalposten wieder hinzugefügt wird.
Zur MwSt.:
Es wurde eine neue Zuordnung von Befreiungen gemäß den Artikeln des spanischen Mehrwertsteuergesetzes eingeführt.
Alte Befreiungen werden automatisch auf neue Entsprechungen migriert, z. B. von „14 - Isento“ zu „Befreit – Artikel 20. Mehrwertsteuergesetz“.
Praktischer Tipp
Überprüfe, dass alle Vorgänge mit einem MwSt.-Satz von 0 % einem gültigen Befreiungsgrund zugeordnet sind, der mit der Realität deiner Leistungen übereinstimmt.
8. Verbesserte Pro-forma-Rechnungen
Die neue Struktur ermöglicht das Ausstellen von Pro-forma-Rechnungen direkt zu Buchungen, was das Versenden von Kostenvoranschlägen oder vorläufigen Rechnungen erleichtert, bevor das endgültige Dokument erstellt wird.
Zusammenfassung der wichtigsten Änderungen
Mit diesem Update entfallen einige zuvor verfügbare Funktionen zugunsten eines sichereren, automatisierten Systems, das mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen in Einklang steht.
Die wichtigsten Unterschiede gegenüber dem vorherigen Modell sind in dieser Tabelle dargestellt:
Vorher | Jetzt | Hauptnutzen |
Ausgestellte Rechnungen bearbeiten oder löschen | Ausgestellte Rechnungen können nicht bearbeitet oder gelöscht werden | Höhere Integrität und Nachverfolgbarkeit der buchhalterischen Informationen |
Alte Rechnungsvorlagen | Aktualisierte und anpassbare Vorlagen für „Buchhaltungsdokumente“ | Moderne Designs, abgestimmt auf gesetzliche Anforderungen |
Steuerpflichtige Grundlagen mit Abzug der Zahlung an den Eigentümer | Solche Grundlagen eingestellt, neue Grundlage „Handelsspanne“ | Klarere Berechnung der Agenturspanne, besonders bei Fixbeträgen |
Manuelle Änderung des Zahlungsstatus | Zahlungsstatus über Ausstellung von Quittungen gesteuert | Jede Statusänderung ist durch ein offizielles Dokument belegt und leicht prüfbar |
Dieses Update führt zu transparenterer, automatisierter und für Veri*factu vorbereiteter Rechnungsstellung mit geringerem Fehlerrisiko und höherer Rechtssicherheit.
Häufig gestellte Fragen
Was soll ich tun, wenn ich einen Fehler auf einer mit der neuen Struktur ausgestellten Rechnung feststelle?
Was soll ich tun, wenn ich einen Fehler auf einer mit der neuen Struktur ausgestellten Rechnung feststelle?
Du kannst die ausgestellte Rechnung nicht bearbeiten oder löschen. Um einen Fehler zu korrigieren, musst du ein Berichtigungsdokument (Gutschrift) erstellen, um die fehlerhafte Rechnung aufzuheben, und anschließend eine neue Rechnung ausstellen.
Worin besteht der praktische Unterschied zwischen Quittung und Zahlungsbeleg?
Worin besteht der praktische Unterschied zwischen Quittung und Zahlungsbeleg?
Die Quittung ist mit einer ausgestellten Rechnung verknüpft und bestätigt die Zahlung dieser Rechnung. Der Zahlungsbeleg dokumentiert eine Zahlung ohne vorherige Rechnung, z. B. eine Reservierungsanzahlung, und ermöglicht einen formalen Nachweis des Zahlungseingangs, bis die entsprechende Rechnung ausgestellt wird.
Warum entfallen die steuerpflichtigen Grundlagen, die die Zahlung an den Eigentümer abziehen?
Warum entfallen die steuerpflichtigen Grundlagen, die die Zahlung an den Eigentümer abziehen?
Weil das neue Modell transparentere Berechnungen auf Basis der Handelsspanne priorisiert. So wird der Agenturgewinn von anderen Preisbestandteilen getrennt und die wirtschaftliche Analyse vereinfacht.
Welche Vorteile bieten die neuen Vorlagen für Buchhaltungsdokumente?
Welche Vorteile bieten die neuen Vorlagen für Buchhaltungsdokumente?
Die neuen Vorlagen erfüllen die aktuellen gesetzlichen Anforderungen, erlauben die Personalisierung von Informationsblöcken aus der Buchung und vereinheitlichen das Format von Rechnungen, Gutschriften, Pro-forma-Rechnungen und Quittungen. Das verbessert die Klarheit der Dokumente und erleichtert deren Begründung gegenüber Behörden.
Welche Rolle spielen Pro-forma-Rechnungen zu Buchungen in der neuen Struktur?
Welche Rolle spielen Pro-forma-Rechnungen zu Buchungen in der neuen Struktur?
Pro-forma-Rechnungen ermöglichen es, Kostenvoranschläge oder wirtschaftliche Vorschläge auf Basis von Buchungen zu präsentieren, bevor die endgültige Rechnung ausgestellt wird. So kannst du Werte und Bedingungen mit Kunden und Eigentümern validieren, ohne bereits ein buchhaltungswirksames Dokument zu erzeugen.