Wenn du Buchungen und Immobilien verwaltest, sind Zahlen genauso wichtig wie das Gästeerlebnis. Buchhaltungsdokumente sind die Grundlage, um deine Finanzen übersichtlich zu halten, gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und Vertrauen bei Eigentümern und Reisenden zu schaffen. In Avantio stehen dir verschiedene Tools zur Verfügung, mit denen du jede finanzielle Bewegung einfach und transparent organisieren kannst.

Ein Buchhaltungsdokument ist ein formeller Nachweis, der in manchen Fällen auch rechtlich und steuerlich gültig ist und eine wirtschaftliche Transaktion im Zusammenhang mit der Verwaltung von Immobilien oder der Beziehung zwischen Eigentümer, Verwalter, Gast und sogar Vermittlungsplattformen dokumentiert.

Seine Hauptfunktion ist zweifach: Es dient als Nachweis für Transaktionen und sorgt für Transparenz, finanzielle Kontrolle und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften.

In Avantio gibt es verschiedene Arten von Buchhaltungsdokumenten, die sich an die Bedürfnisse jeder Agentur oder jedes Eigentümers anpassen lassen. Mit diesen Tools kannst du Einnahmen, Provisionen, Ausgaben und Zahlungen detailliert nachverfolgen, was die Verwaltung vereinfacht und die Kommunikation mit Gästen und Eigentümern erleichtert.

Im Folgenden stellen wir die verschiedenen Arten von Buchhaltungsdokumenten vor, die in Avantio verfügbar sind, und zeigen, wie sie im täglichen Geschäft der Ferienvermietung eingesetzt werden können:

Das ist eine nicht steuerlich relevante Rechnung, die als Kostenvoranschlag oder vorläufige Information für den Kunden vor Ausstellung der endgültigen Rechnung dient.

Die Proforma ist in Konten, die mit SAF-T arbeiten, nicht verfügbar.

Dies ist das Hauptdokument, das den Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung belegt. Es enthält detaillierte Informationen über den Aussteller, den Kunden, die abgerechneten Positionen, den Betrag, die anwendbaren Steuern und das Ausstellungsdatum.

Dies ist der Nachweis, dass ein Kunde einen bestimmten Betrag bezahlt hat. Sie muss immer auf Grundlage einer zuvor ausgestellten Rechnung erstellt werden und dient als offizieller Beleg für die erfolgte Zahlung.

Dies ist ein Buchhaltungsdokument, das als Nachweis für eine Zahlung zwischen zwei Parteien dient und mehr Flexibilität als eine Quittung bietet. Im Gegensatz zur Quittung muss er nicht mit einer Rechnung verknüpft sein, sodass Zahlungsnachweise auch in Situationen ausgestellt werden können, in denen keine Rechnungspflicht besteht. Er kann sowohl vom Unternehmen als auch im Namen des Eigentümers erstellt werden und erleichtert so die Verwaltung und Kontrolle der Zahlungen.

Der Zahlungsbeleg ist in Konten, die mit SAF-T, NF525, TicketBai oder Invopop arbeiten, nicht verfügbar.

Dies ist das Dokument, das ausgestellt wird, um den Betrag einer bereits ausgestellten Rechnung oder eines Zahlungsbelegs zu stornieren oder zu korrigieren. Es storniert den Gesamtbetrag der Originalrechnung und sollte immer verwendet werden, wenn der abgerechnete Betrag geändert werden muss. Typische Fälle sind Rückerstattungen, Stornierungen, nachträglich gewährte Rabatte oder die Korrektur fehlerhafter Rechnungen.

In Avantio ist der Vertrag kein rechtliches Dokument, sondern eine konfigurierbare Oberfläche, mit der die finanziellen Bedingungen der Vereinbarung mit dem Eigentümer festgelegt werden. Über dieses Tool werden Aspekte wie die Berechnung der Zahlungen an den Eigentümer, die Agenturprovision, die Häufigkeit der Abrechnungen sowie mögliche Abzüge oder Zuschläge definiert. Auch wenn der Vertrag exportiert und als Dokument heruntergeladen werden kann, dient er in erster Linie dazu, die korrekte Einstellung der Beträge in jeder Abrechnung zu gewährleisten.

Dies ist das Dokument, das die endgültige Berechnung und Aufschlüsselung von Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum oder eine bestimmte Transaktion darstellt, um den dem Eigentümer zustehenden Saldo zu ermitteln. Bei der Erstellung werden sowohl die im Vertrag festgelegten Bedingungen als auch die im System hinzugefügten Ausgaben und Akontozahlungen berücksichtigt.

Dies ist ein hybrides Dokument, das die Funktionen von Rechnung und Quittung in einem einzigen Dokument vereint. Das bedeutet, dass es den Verkaufsvorgang belegt (wie die Rechnung) und gleichzeitig als Zahlungsnachweis dient (wie die Quittung). Sein Einsatz vereinfacht die Buchhaltung in Märkten oder Systemen, in denen beide Funktionen in einem Dokument erforderlich oder zulässig sind.

Jetzt, da du die verschiedenen Arten von Buchhaltungsdokumenten in Avantio kennst, kannst du für jede Situation das passende auswählen.

Mit dem richtigen Einsatz dieser Tools gewinnst du an Klarheit, Kontrolle und Vertrauen – sowohl im Team als auch im Umgang mit den Eigentümern.