Erfahre, warum du dieses Abrechnungsmodul brauchst
Wenn du Immobilien verwaltest, bist nicht immer du es, der die Kosten übernimmt. Manchmal müssen diese an den Eigentümer weitergegeben werden. Damit dieser Prozess keine Zeit raubt oder Fehler verursacht, bietet VRMS ein spezielles Modul, mit dem du diese Ausgaben agil, präzise und zentralisiert abrechnen kannst.
Wer kann vom Modul für Ausgaben an den Eigentümer profitieren?
Dieses Modul ist für Property Manager gedacht, die eine oder mehrere Ausgaben an die Eigentümer abrechnen müssen, sei es, weil diese Ausgaben in den Verträgen vorgesehen sind oder manuell eingegeben wurden.
Wichtig: Das Modul ist standardmäßig in deinem VRMS-System aktiviert, im Menü Eigentümer → Ausgaben zu Lasten des Eigentümers. Es ist nicht kompatibel mit Fatturazione Elettronica (Italien), Contaplus (Spanien) oder E-factura Portugal – SAF-T.
Wie man eine Ausgabe an den Eigentümer erstellt und verwaltet
1. Detail einer Ausgabe
Unter VRMS → Eigentümer → Kontrolle von Ausgaben und Vorauszahlungen gibt es einen Button «Ausgaben», mit dem du eine neue Ausgabe erstellen kannst. Beim Öffnen der Ausgabe kannst du:
Eine Rechnung ausstellen.
Eine Quittung erstellen.
Eine Berichtigungsrechnung ausstellen.
Die Daten werden im System vorausgefüllt, du kannst aber jedes davon mit dem Stiftsymbol bearbeiten.
2. Aktionspanel (rechte Spalte)
Auf der rechten Seite werden Optionen zum Bearbeiten oder Anpassen angeboten:
Ausstellungsdatum.
Firmenname.
Rechnungsnummer und -serie (mit Verfügbarkeitsprüfung).
Zu verwendende Vorlage.
Sprache.
Das System weist auf Einschränkungen oder Fehler hin und erklärt die Ursache, damit du sie beheben kannst.
Auf Details achten
Es ist nicht möglich, eine bereits abgerechnete Ausgabe erneut abzurechnen.
3. Verwandte Dokumente
Jede Ausgabe enthält einen Block namens Verwandte Dokumente, in dem du:
Das Dokument anzeigen kannst.
Es ausdrucken kannst.
Liste zu Lasten der Eigentümer
Die neue Liste verbessert die Geschwindigkeit durch unendliches Scrollen statt klassischer Seitenwechsel, bietet leistungsfähigere Filter mit asynchronen Mehrfachauswahlen und einer prädiktiven Suche, und gruppiert die Zeilenaktionen in einem klareren Menü mit kontrollierter Mehrfachauswahl.
Wie die Liste der Ausgaben an den Eigentümer funktioniert
Die Tabelle zeigt die Daten strukturiert mit folgenden Hauptspalten und Geschäftsregeln:
Name (vorher «Art»): Text, der das Konzept der Ausgabe angibt (automatisch aus dem Vertrag oder manuell).
Detail: Text mit dynamischer Kürzung (Ellipse und interaktiver Tooltip für lange Texte).
Unterkunft: Link zur Unterkunft; jede Zeile ist eine unabhängige Ausgabe einer einzelnen Unterkunft.
Daten (Erstellung / Belastung): Format «tt mmm jjjj». Fehlt ein Wert, wird ein Strich «-» angezeigt.
Status: Bezahlt, Abgerechnet und Fakturiert, dargestellt mit Symbolen (grüner Haken / rotes X). Die Spalte Fakturiert erscheint nur, wenn das Modul Invoice Expenses aktiv ist.
Betrag: numerisch mit der lokalen Währung der Ausgabe, gemäß der Kontoeinstellung (MwSt. inklusive/exklusive).
Aktionen
Zeilenaktionen wurden in einem Drei-Punkte-Menü zusammengefasst, das die direkten Stift- und Papierkorb-Symbole ersetzt.
Anzeigen und bearbeiten: Ein Klick auf die Zeile öffnet die Detailansicht (nur Lesen). Über das Drei-Punkte-Menü kannst du «Bearbeiten» wählen, das Formular öffnet sich in einem neuen Tab.
Löschen: Bereits fakturierte oder abgerechnete Ausgaben können nicht gelöscht werden. Bei einem blockierten Löschversuch zeigt das System eine kontrollierte Rückmeldung.
Rechnungen ausstellen, Quittungen und Berichtigungsrechnungen erstellen.
Massenaktionen (Bulk actions)
Mehrfachauswahl: unterstützt Checkboxen pro Zeile. Die globale Checkbox wählt nur die auf dem Bildschirm angezeigten Elemente aus, nicht alle im zugrunde liegenden Filter.
Fehlerbehandlung bei Stapelverarbeitung: Wenn du mehrere Ausgaben löschst und einige davon abgerechnet oder fakturiert sind, löscht das System die zulässigen und zeigt eine Toast-Meldung mit dem Teilergebnis.
Wenn du mehrere Ausgaben gleichzeitig auswählst, ist Löschen die einzige verfügbare Massenaktion.
Rechnungsliste
Unter VRMS → Buchhaltung → Rechnungsstellung und Zahlungen → Rechnungsstellung → Rechnungsliste siehst du alle generierten Dokumente:
Rechnung für Ausgaben.
Quittung für Ausgaben.
Berichtigungsrechnung für Ausgaben.
Rechnungsvorlagen
Die Standardvorlage für Rechnungen von Ausgaben an den Eigentümer befindet sich in Buchhaltungsdokumente. Sie ist editierbar, aber es wird empfohlen, sie vor Änderungen zu duplizieren, um eine Originalversion zu behalten.
Hinweis: Der Status einer Rechnung für Ausgaben kann nicht geändert werden (nur der einer Quittung).
Hauptvorteile
Das Modul zur Abrechnung von Ausgaben an den Eigentümer ermöglicht dir:
Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben zu sparen.
Mehr Kontrolle über die Ausgaben zu haben.
Fehler und buchhalterische Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Jetzt, da du das Tool kennst, setze es in die Praxis um und widme deine Zeit dem, was wirklich wichtig ist: der Verwaltung deiner Immobilien.
Häufig gestellte Fragen
Kann eine bereits abgerechnete Ausgabe erneut abgerechnet werden?
Kann eine bereits abgerechnete Ausgabe erneut abgerechnet werden?
Nein. Das System verhindert dies und zeigt eine Warnung mit der Erklärung an.
Wo finden sich die generierten Dokumente?
Wo finden sich die generierten Dokumente?
Im Block Verwandte Dokumente der Ausgabe und auch in der Rechnungsliste im Bereich Buchhaltung.
Was tun, wenn ich die Rechnungsnummer ändern muss?
Was tun, wenn ich die Rechnungsnummer ändern muss?
Du kannst die Serie und Nummerierung im rechten Panel bearbeiten, solange die Nummer verfügbar ist.
Kann ich dieses Modul verwenden, wenn ich Fatturazione Elettronica, Contaplus oder SAF-T habe?
Kann ich dieses Modul verwenden, wenn ich Fatturazione Elettronica, Contaplus oder SAF-T habe?
Nein, da es nicht mit diesen Integrationen kompatibel ist.
Wie passe ich die Rechnungsvorlage an?
Wie passe ich die Rechnungsvorlage an?
Unter «Buchhaltungsdokumente», wobei immer die Originalvorlage vor Änderungen duplizieit werden soll.
Liste zu Lasten der Eigentümer
Beeinflusst die neue Liste, wie das System den Betrag mit oder ohne MwSt. berechnet?
Beeinflusst die neue Liste, wie das System den Betrag mit oder ohne MwSt. berechnet?
Nein. In der Liste zu Lasten der Eigentümer folgt die Betragsspalte strikt der Kontoeinstellung (MwSt. inklusive oder exklusive). Nur die visuelle Darstellung ändert sich; die Berechnungslogik und die Währung sind identisch mit der vorherigen Liste.
Warum kann ich nicht alle Ausgaben über alle Seiten hinweg gleichzeitig auswählen?
Warum kann ich nicht alle Ausgaben über alle Seiten hinweg gleichzeitig auswählen?
Aus Sicherheitsgründen. In der Liste zu Lasten der Eigentümer gilt die «Alle auswählen»-Option in der Kopfzeile nur für die aktuell auf dem Bildschirm angezeigten Zeilen (per Scroll geladen), um versehentliche Massenlöschungen zu vermeiden.
Ich habe eine Ausgabe in einem anderen Tab bearbeitet, warum wird das nicht automatisch in der Liste angezeigt?
Ich habe eine Ausgabe in einem anderen Tab bearbeitet, warum wird das nicht automatisch in der Liste angezeigt?
Erstellungen oder Bearbeitungen öffnen sich in neuen Tabs. Die Liste zu Lasten der Eigentümer erfordert ein manuelles Neuladen der Seite, um den neuesten Stand der Serverdaten zu übernehmen. Du erhältst informative Meldungen, wenn du mit einer Ausgabe interagierst, die bereits von einem anderen Nutzer gelöscht wurde.