Vermeide Fehler und verbessere das Gästeerlebnis ab der ersten Buchung
Klare Belegungsregeln ermöglichen es dir, Buchungen nach deinen eigenen Bedingungen anzunehmen oder abzulehnen, die Verfügbarkeit zu steuern, das Gästeerlebnis zu verbessern und entspannter zu arbeiten. Mit nur wenigen Einstellungen stellst du sicher, dass jede Buchung genau zu deinen Abläufen passt.
Was sind Belegungsregeln?
Belegungsregeln sind Bedingungen, die du im System festlegst, um Buchungen für deine Unterkünfte oder Gruppen von Unterkünften zu akzeptieren oder abzulehnen. Damit kannst du zum Beispiel eine Mindestaufenthaltsdauer je Saison, verpflichtende An- und Abreisetage sowie spezielle Einschränkungen für Wochenenden oder bestimmte Tage im Monat definieren. Kurz gesagt: Sie legen die Grundregeln fest, die deine Kunden bei der Buchung einhalten müssen.
Vorteile der Einrichtung von Belegungsregeln
Du vermeidest Buchungen, die nicht zu deinen Abläufen passen (z. B. zu kurze Aufenthalte in der Hochsaison).
Du gewinnst Flexibilität, da du die Regeln je nach Saison anpassen kannst.
Du kannst die Bedingungen für jede Unterkunft oder Unterkunftsgruppe individuell festlegen.
Du stellst sicher, dass der Kalender immer stimmig und vollständig ist.
Praxisbeispiel: Im Juli und August kannst du einen Mindestaufenthalt von 7 Nächten verlangen, während im Rest des Jahres 3 Nächte ausreichen.
Schritt für Schritt: So richtest du deine Regeln ein
Schritt 1. Öffne das Modul Belegungsregeln
Gehe im VRMS zu „Revenue“.
Wechsle dann zu „Belegungsregeln“.
Klicke auf den Button „Neue Regel“.
Schritt 2. Erstelle eine neue Regel
Es öffnet sich die Oberfläche „Regelgruppen Belegung“.
Gib im Feld „Name“ eine klare und aussagekräftige Bezeichnung ein, z. B.: „Regel Apartment City Deluxe“.
Schritt 3. Lege die Saisons fest
Gehe zum Bereich „Saisons eingeben“ und trage so viele Saisons ein, wie du für das ganze Jahr benötigst.
Achte darauf, keine Tage auszulassen, da sonst keine Online-Buchungen möglich sind.
Schritt 4. Lege die Bedingungen für jede Saison fest
Wähle im Abschnitt „Aufenthaltsdauer“ im Dropdown-Feld „weniger als“ die Mindestanzahl an Nächten und im Feld „mehr als“ die maximal erlaubte Anzahl an Nächten aus.
In den Dropdown-Feldern „Anreisetage“ und „Abreisetage“ kannst du festlegen, an welchen Wochentagen oder Tagen im Monat Check-in und Check-out möglich sind (z. B. nur Anreise samstags).
Klicke auf Akzeptieren.
Schritt 5 (optional). Bedingungen fürs Wochenende anpassen
Oben in diesem Bereich findest du die Option „Ich möchte diese Belegungsregel nur an bestimmten Wochentagen anwenden“. Wenn du sie aktivierst, kannst du die gewünschten Tage und die Saison auswählen, für die die Einschränkungen gelten sollen.
Best Practices
Eine Regel pro Unterkunft oder Unterkunftsgruppe. Erstelle keine separaten Regeln je Saison.
Falsches Beispiel: „Regel Hochsaison“, „Regel Nebensaison“.
Richtig ist: Eine allgemeine Regel pro Unterkunft anlegen und die Saisons darin definieren.
Benenne deine Regeln eindeutig. Verwende einen Titel, der die Unterkunft klar erkennen lässt.
Überprüfe die Jahresabdeckung. Alle Kalendertage müssen durch eine Saison abgedeckt sein.
Häufige Fehler
Saisons nicht einrichten: blockiert Online-Buchungen.
Regeln für dieselbe Einheit mehrfach anlegen: erschwert die Verwaltung und sorgt für Verwirrung.
Nicht auf die Abstimmung von An-/Abreisetagen und Mindestaufenthalt achten.
Belegungsregeln sind dein „bester Verbündeter“, um Buchungen effizient und ohne Überraschungen zu verwalten. Mit der richtigen Konfiguration behältst du die Kontrolle, reduzierst Fehler und bietest deinen Kunden immer ein professionelles Erlebnis.
Nächster Schritt: Überprüfe deinen aktuellen Kalender, lege die nötigen Saisons an und wende eine passende Regel auf jede Unterkunft an.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn ich keine Belegungsregel erstelle?
Was passiert, wenn ich keine Belegungsregel erstelle?
Online-Buchungen sind dann nicht möglich. Außerdem kann es zu Unstimmigkeiten im Kalender kommen.
Kann ich dieselbe Regel für mehrere Unterkünfte anwenden?
Kann ich dieselbe Regel für mehrere Unterkünfte anwenden?
Ja, du kannst eine Regel auf eine Gruppe von Unterkünften anwenden, sofern die Bedingungen gleich sind.
Muss ich Saisons einrichten?
Muss ich Saisons einrichten?
Ja. Die Saisons müssen das ganze Jahr abdecken, um eine durchgehende Verfügbarkeit zu gewährleisten.
Kann ich nur fürs Wochenende andere Bedingungen festlegen?
Kann ich nur fürs Wochenende andere Bedingungen festlegen?
Ja, indem du die Option aktivierst, die Regel nur an bestimmten Wochentagen anzuwenden, und die gewünschten Tage auswählst.
Wie sollte ich die Regeln benennen?
Wie sollte ich die Regeln benennen?
Verwende Namen, die die Unterkunft klar erkennen lassen, und vermeide allgemeine Bezeichnungen wie „Hochsaison“.