Aktiviere den Datenexport und sende die Meldungen an das SEF – ganz ohne Papierkram und Verzögerungen
Alle Unterkunftsunternehmen in Portugal müssen die Daten ihrer ausländischen Gäste an den Ausländer- und Grenzschutzdienst (SEF) übermitteln, einschließlich Identifikationsdaten und Aufenthaltszeitraum. Diese Pflicht gilt nicht für portugiesische Touristen. Mit Avantio kannst du den Prozess automatisieren und manuelle Aufgaben reduzieren.
Was ist der Export zum SEF?
Damit erfüllst du die portugiesischen Vorschriften zur Übermittlung der Daten ausländischer Gäste. Es gibt drei Möglichkeiten:
Manuelle Übermittlung im SEF-Portal.
Datei-Upload zwischen der Unterkunftssoftware und dem SIBA-System.
Automatischer Versand per Webservice über Avantio mit einer XML-Datei.
Mit dieser Funktion kannst du:
Daten nach Unterkunft oder nach Buchung gruppieren.
Die gesendete XML-Datei herunterladen.
Das Export-Archiv einsehen.
Hauptvorteil: Zeit- und Ressourcenersparnis durch Automatisierung des Prozesses.
Schritte zur Aktivierung des Exports an das SEF
Schritt 1: Kontaktaufnahme mit dem SEF
Nimm Kontakt mit dem SEF per E-Mail oder Telefon auf.
Beantrage die Aktivierung des Webservice-Versands, um den automatischen Export nutzen zu können.
Ohne diese Aktivierung funktioniert der Export nicht korrekt.
Schritt 2: Unterkunftsdaten in Avantio vervollständigen
Gehe zu
App Avantio → Unterkünfte.Nach Aktivierung des SEF-Moduls werden drei Felder freigeschaltet, die ausgefüllt werden müssen:
NIF der Hoteleinheit.
Betriebsnummer.
Aktivierungsschlüssel.
Diese Daten werden direkt vom SEF bereitgestellt.
Schritt 3: Datenexport
Gehe zu
Berichte und Datenexport → Datenexport → Unterkunftsmeldung.Wähle die zu exportierenden Daten aus und entscheide, ob du die Informationen aller Unterkünfte gemeinsam oder einzeln senden möchtest.
Überprüfe, ob alle Daten korrekt sind, und klicke auf „Export durchführen“.
Schritt 4: Bestätigung und Kontrolle
Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail vom SEF.
Sieh dir die durchgeführten Exporte im entsprechenden Bereich der Software an.
Bei Fehlern zeigt das System unvollständige oder fehlerhafte Felder an und ermöglicht es, die korrekten Dateien zu senden, während fehlerhafte zurückgestellt werden.
Pflichtfelder für das SEF (Boletim_Alojamento)
Vorname: Falls nur ein Name vorhanden ist, diesen mit Leerzeichen in dieses Feld eintragen.Nachname: Nur Zeichen [A-Z] und [ÇÃÁÀÉÊÍÕÔÓÚ’-] sowie Leerzeichen erlaubt.Staatsangehörigkeit: Pflichtfeld.Geburtsdatum: Muss vor dem aktuellen Tag liegen; falls Tag und Monat fehlen, 1. Januar annehmen.Geburtsort: Pflichtfeld.Ausweisdokument: Nur Zeichen ‘0’-‘9’ und ‘A’-‘Z’ erlaubt.Dokumenttyp: Reisepass, Personalausweis oder anderes Dokument.Ausstellungsland: Pflichtfeld.Anreisedatum: Gleich oder vor dem aktuellen Tag.Abreisedatum: Gleich oder nach dem Anreisedatum.Herkunftsland des Wohnsitzes: Pflichtfeld.Wohnort des Herkunftslandes: Pflichtfeld.
Nützlicher Hinweis: SEF-Versandarten per Webservice.
Praktische Empfehlungen
Überprüfe die Daten jedes Gastes vor dem Export.
Halte die Unterkunftsdaten (NIF, Betriebsnummer und Aktivierungsschlüssel) stets aktuell.
Führe regelmäßige Exporte durch, spätestens 3 Tage nach dem Check-in.
Überprüfe das Export-Archiv, um Duplikate oder Fehler zu vermeiden.