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Offene Zahlungen in VRMS einsehen und verwalten

Behalte ausstehende Zahlungen im Blick und plane den Cashflow präziser. Sieh, welche Einnahmen wann und von wem erwartet werden.

Verfasst von Customer Experience Avantio
Heute aktualisiert

Greife auf die Liste der ausstehenden Zahlungen zu und verstehe sie

Die Liste der ausstehenden Zahlungen ist ein Bericht, der alle noch nicht erhaltenen Zahlungen, die verbleibende Zeit bis zum Zahlungseingang und den Zahlungsverantwortlichen (Gast oder Portal/Vermittler) zusammenfasst. Nutze sie als Kontrollpanel, um deine Aufgaben zu priorisieren und Problemen vorzubeugen.

Aktualisierung der Liste der ausstehenden Zahlungen im VRMS

Die neue Liste der ausstehenden Zahlungen ersetzt die vorherige und ermöglicht dir eine zentrale Verwaltung der Zahlungseingänge.

In dieser Ansicht kannst du Zahlungen suchen, filtern, einzeln oder gesammelt bearbeiten und die Informationen für externe Aufgaben exportieren.

Nützlicher Tipp
Überprüfe diese Liste regelmäßig, um Problemen vorzubeugen und deinen Cashflow genauer zu planen.

So greifst du auf die Liste zu

  1. Gehe zu Buchhaltung → Zahlungen → Liste der ausstehenden Zahlungen.

  2. Das System zeigt Zahlungen mit dem Status „Ausstehend“, „Fehlgeschlagen“ oder „Vom Portal eingezogen“, sortiert nach dem ältesten Fälligkeitsdatum.

Erkunde die Spalteninformationen der ausstehenden Zahlungen

Die Liste der ausstehenden Zahlungen zeigt wichtige Informationen, die die Verwaltung erleichtern:

Spalte

Beschreibung

Zahlungsdatum

Voraussichtliches Zahlungsdatum (Format TT/MM/JJJJ)

Verbleibende Tage

Tage zwischen heute und dem Zahlungsdatum. Zeigt „letzter Tag“ an, wenn es heute ist, einen negativen Wert, wenn es überfällig ist (z. B. -92 Tage), einen positiven Wert, wenn die Zahlung bevorsteht (z. B. 1 Tag). Bei Zahlungen, die vom Portal eingezogen werden, erscheint ein ℹ️-Symbol, das auf die Abhängigkeit vom Portal hinweist.

Details

Herkunft der Zahlung (Entität + ID). Beispiel: Buchung (29738042)

Zahler

Name des Zahlers oder des Gastes, der mit der Buchung verknüpft ist

Zahlungsmethode

Zugeordnete Zahlungsmethode. Falls keine vorhanden: keine Zahlungsmethode.

Status

Fehlgeschlagen, Ausstehend, Ausstehend (automatisch - Avantio Payments), Vom Portal eingezogen

Betrag

Betrag der ausstehenden Zahlung

Löschen (Button)

Entfernt die Zahlung aus der Liste und aus allen zugehörigen Entitäten (z. B. aus der Buchungsakte).

So interpretierst du die verbleibenden Tage bei ausstehenden Zahlungen:

Das Feld „verbleibende Tage“ berechnet die Differenz zwischen dem aktuellen Datum und dem Fälligkeitsdatum:

  • zeigt „letzter Tag“ an, wenn es der letzte Tag für die Zahlung ist.

  • zeigt negative Werte an, wenn die Zahlung überfällig ist, z. B. -92 Tage.

  • zeigt positive Werte an, wenn die Zahlung noch aussteht, z. B. 1 Tag.

Bei Zahlungen, die vom Portal verwaltet werden, siehst du ein Informationssymbol, das auf eine externe Abhängigkeit hinweist.

Nutze die Suchleiste, um Zahlungen zu finden

Mit der Suchleiste kannst du Zahlungen nach dem Namen des Zahlers finden.

Du kannst nach Vor- und Nachnamen des Gastes oder Eigentümers suchen, die mit der Buchung verknüpft sind.

Die Suche unterstützt alphanumerische Zeichen, Leerzeichen und Sonderzeichen.

Filtere ausstehende Zahlungen nach operativen Kriterien

Es stehen dir verschiedene Filter zur Verfügung, um die Informationen zu segmentieren:

Filter

Optionen

Unterkunft

Freitext mit Autovervollständigung

Zahlungsdatum

Datumsbereich: von – bis

Buchungs-Nr.

Buchungs-ID (Freitext)

Status

Alle / ausstehend / vom Portal eingezogen / fehlgeschlagen / Autorisierung ausstehend

Zahlungsmethode

Alle / ohne Zahlungsmethode / ApplePay / Banküberweisung / benutzerdefinierte Methoden

Betrag

Gleich / größer als / kleiner als + Zahlenwert (max. 2 Dezimalstellen)

Verbleibende Tage

Alle / überfällig / weniger als eine Woche

Zahlertyp/Zahler

Alle / Portal / Gast

Zahlungsart

Alle / automatisch / manuell

Buchungsstatus

Vorreservierung / Buchung / storniert / Anfragen / Auf Anfrage / Eigentümer Buchung / nicht verfügbar / Bezahlt / storniert Eigentümer / Buchung mit Konflikt

Gebäude/Anlage

—

Mit diesen Filtern kannst du operativ präziser arbeiten und Zahlungen schnell finden.

Lade die Liste der ausstehenden Zahlungen für externe Verwaltung herunter

Über den Button „Aktionen“ kannst du die Liste mit den angewendeten Filtern herunterladen.

Die Datei wird im Excel-Format (.xlsx) oder als CSV erstellt, was die Nutzung in externen Tools erleichtert.

Bearbeite ausstehende Zahlungen einzeln

So änderst du eine bestimmte Zahlung:

  1. Wähle eine Zahlung aus.

  2. Klicke auf „Bearbeiten“.

  3. Es öffnet sich ein Seitenpanel, in dem du Folgendes ausfüllst:

    • Status der Zahlung.

    • Zahlungsdatum, das standardmäßig mit dem aktuellen Datum ausgefüllt wird.

    • Zahlungsmethode.

  4. Speichere die Änderungen.

Wenn du die Zahlung als „Bezahlt“ markierst, wird sie in die Liste der abgeschlossenen Zahlungen verschoben.

Wenn du sie als „Fehlgeschlagen“ oder „Vom Portal eingezogen“ markierst, bleibt sie in der Liste der ausstehenden Zahlungen.

Bearbeite ausstehende Zahlungen gesammelt aus der Liste

Du kannst auch mehrere Zahlungen gleichzeitig aktualisieren:

  1. Wähle mehrere Zahlungen aus.

  2. Klicke auf „Bearbeiten“.

  3. Nimm die Änderungen im Seitenpanel vor.

Die Änderungen werden auf alle ausgewählten Zahlungen angewendet, was die operative Effizienz erhöht.

Verwalte Rechnungen für Extras und Dienstleistungen in ausstehenden Zahlungen

Unbezahlte Rechnungen für Extras und Dienstleistungen erscheinen ebenfalls in der Liste, nur in Arbeitsmodellen und VRMS-Plänen ohne aktuelle Rechnungsstruktur.

Beachte dabei Folgendes:

  • Sie können weder ausgewählt noch gelöscht werden.

  • Die Aktionsbuttons sind deaktiviert.

  • Beim Klick auf die Zeile öffnet sich ein Pop-up, in dem du den Status auf „Bezahlt“ oder „Storniert“ ändern kannst.

Best Practices
Dokumentiere jede Status- oder Zahlungsmethodenänderung. So behältst du eine klare Historie und vermeidest Verwirrung bei Audits oder internen Überprüfungen.

Häufig gestellte Fragen

Wo finde ich die Liste der ausstehenden Zahlungen im System?

Unter Buchhaltung → Zahlungen → Liste der ausstehenden Zahlungen. Dort siehst du die Zahlungen sortiert nach den verbleibenden Tagen bis zum Zahlungseingang.

Kann ich nach einem bestimmten Zahlungsdatum oder einer Unterkunft filtern?

Ja. Du kannst nach geplantem Zahlungsdatum, Unterkunft, Buchungs-Nr., Status, Betrag, verbleibenden Tagen und Zahler (Gast oder Portal) filtern.

Kann ich die Liste exportieren, um sie außerhalb des Systems zu analysieren?

Ja. Du kannst den Bericht als Excel- oder CSV-Datei exportieren und extern weiterverarbeiten.

Welche Zahlungsstatus kann ich in der Liste vergeben?

Du kannst die Status „ausstehend“, „Bezahlt“ oder „Vom Portal eingezogen“ festlegen.

Kann ich die registrierte Zahlungsmethode bei einer ausstehenden Zahlung ändern?

Ja. In der Liste kannst du die Methode auf „Kasse“, „Kartenlesegerät“ oder „Überweisung“ anpassen.

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