Behalten Sie alle finanziellen Bewegungen Ihrer Buchung im Überblick
Die Zahlungsübersicht ist der Bereich jeder Buchung, in dem Sie alle finanziellen Bewegungen — Abbuchungen, Rückerstattungen und Kautionen — erfassen und überprüfen können, unabhängig davon, ob diese noch ausstehen oder bereits verarbeitet wurden. Mit diesem Tool haben Sie einen vollständigen Überblick und können schnell handeln, ohne das System verlassen zu müssen.
Wenn Sie Avantio Payments aktiviert haben, stehen Ihnen zusätzlich verschiedene Online-Zahlungsmethoden zur Verfügung (Kreditkarte, iDEAL, Google Pay, Apple Pay…), und Sie können direkt in der Übersicht Abbuchungen, Rückerstattungen, Sicherheitsleistungen und Freigaben ganz einfach durchführen.
Dank der Multi-Karten-Funktion können Sie mehrere Karten mit derselben Buchung verknüpfen und diese je nach Bedarf verwenden.
Greifen Sie auf alle Zahlungsinformationen Ihrer Buchungen zu
Gehen Sie zu VRMS → Buchungen → Buchungsliste.
Klicken Sie auf das Vollansicht-Symbol , um die Buchungsdetails zu öffnen.
Navigieren Sie zum Abschnitt «Zahlungsübersicht».
In diesem Abschnitt zeigt jede Zahlung Folgendes an:
Datum.
Betrag.
Status: ausstehend, über Portal eingezogen, eingezogen oder fehlgeschlagen.
Zahlungsart: Überweisung, Kreditkarte, Barzahlung oder PayPal.
Typ: automatisch oder manuell, je nach Avantio Payments-Konfiguration.
Über das Symbol «Bemerkungen» können Sie interne Kommentare zu jeder Zahlung hinzufügen.
Verwaltung von Kautionen
In diesem Abschnitt können Sie auch Kautionen verwalten, entweder als Abbuchung oder als Kartenreservierung, je nach Konfiguration Ihres Extras.
Die verfügbaren Informationen umfassen Datum, Betrag, Zahlungsart und Kautionstyp.
Der Buchung zugeordnete Karten
Die Schaltfläche «Karten anzeigen» öffnet ein Panel mit allen zur Buchung verknüpften Karten (physische und virtuelle).
Karte hinzufügen: ermöglicht die manuelle Eingabe in einem sicheren Formular.
Karte anfordern: sendet eine E-Mail an den Gast, damit dieser seine Daten sicher eingeben kann.
Die zuletzt hinzugefügte Karte wird standardmäßig verwendet, alle tokenisierten Karten bleiben jedoch weiterhin verfügbar.
Kartenerkennung und Gültigkeitsdauer
Physisch (blau): die echte Karte des Gastes, akzeptiert Abbuchungen ohne Einschränkungen. Gültig ab der Tokenisierung bis zum Ablaufdatum, maximal 30 Tage nach dem Check-out.
Virtuell oder VVC (gelb): eine Prepaid-Karte von Booking.com oder Expedia mit einem Guthaben, das auf den Buchungsbetrag (Unterkunft + Reinigung) begrenzt ist. Gültig ab dem Gültigkeitsdatum bis 30 Tage nach dem Check-out.
Wenn die Karte keine weiteren Abbuchungen mehr zulässt, benachrichtigt das System automatisch wie folgt:
Karte nicht verfügbar
Es können keine Transaktionen durchgeführt werden, da seit dem Check-out mehr als 30 Tage vergangen sind.
Verfügbare Aktionen für Karten
Wenn Sie auf Karte anzeigen klicken und die gewünschte Karte auswählen, öffnet sich das Drei-Punkte-Menü, in dem Sie folgende Aktionen ausführen können:
Karte validieren (für Kunden mit der SysPay-Zahlungsplattform).
Karte als ungültig für Booking.com-Buchungen melden.
Karte anzeigen. Nur verfügbar, wenn keine integrierte Zahlungsplattform vorhanden ist. In diesem Fall leitet das System zu Receptio by Syspay weiter, um die vollständigen Daten einzusehen.
In diesen Fällen erscheint die Karte in der Liste und den Zahlungsmethoden nur tokenisiert, ohne Abbuchungen, Transaktionen oder Automatisierungen innerhalb des Systems zu ermöglichen.
Verfügbare Aktionen in der Zahlungsübersicht
Zahlung hinzufügen
Klicken Sie auf «Zahlung hinzufügen».
Es wird eine neue bearbeitbare Zeile generiert, in der Sie die Zahlungsart angeben können.
In der Auswahlliste erscheinen alle tokenisierten Karten, die der Buchung zugeordnet sind.
Beim Speichern wird die Zeile automatisch nach Datum sortiert (vom nächsten zum entferntesten).
Manuelle Rückerstattung hinzufügen
Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol (oben rechts).
Wählen Sie «Manuelle Rückerstattung hinzufügen».
Es wird eine neue bearbeitbare Zeile für die Rückerstattung hinzugefügt.
Wichtige Hinweise
In der Dropdown-Liste der Zahlungsarten werden keine gespeicherten Karten angezeigt, da Rückerstattungen immer über die ursprüngliche Zahlungszeile erfolgen müssen.
Das bedeutet: Wenn Sie einen Betrag erstatten möchten, müssen Sie dies direkt über die spezifische Zahlung und Karte initiieren, mit der sie verarbeitet wurde. So wird jede Rückerstattung der richtigen Zahlung zugeordnet und nicht generisch einer beliebigen Karte der Buchung.
Mit Avantio Payments können Rückerstattungen nicht mehr geplant werden: Sie müssen sofort ausgeführt werden.
Wo kann ich den Zahlungsverlauf einsehen?
Öffnen Sie die Übersicht im Bearbeitungsmodus, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol (oben rechts) und wählen Sie «Verlauf anzeigen». Es öffnet sich ein Popup-Fenster mit zwei Registerkarten: «Zahlungen» und «Kautionen», in denen Sie alle Bewegungen, durchgeführten Aktionen und E-Mails zu den Transaktionen der Buchung einsehen können.
Wie wird die Kaution verwaltet?
Die Verwaltung der Kaution hängt von der verwendeten Zahlungsmethode ab:
Andere Methoden als Kreditkarte: Die Zahlungszeile kann ohne Einschränkungen bearbeitet werden.
Mit Kreditkarte:
Wenn die Zahlung noch aussteht, können Sie die Zahlungszeile bearbeiten.
Wenn die Zahlung bereits eingezogen wurde, kann sie aus Sicherheitsgründen weder bearbeitet noch storniert werden.
Rückerstattung oder Freigabe der Kaution hinzufügen
Wenn die Kaution per Kreditkarte verwaltet wird und Sie eine aktive Zahlungsplattform haben, die mit Avantio Payments verbunden ist, können Sie im Bearbeitungsmodus wählen zwischen:
Kaution einziehen oder erstatten.
Kaution einziehen oder freigeben.
So haben Sie die volle Kontrolle über den in der Buchung blockierten Betrag gemäß Ihren Anforderungen.
Wie führt man eine Rückerstattung bei einer Buchungsstornierung durch?
Die Verwaltung von Rückerstattungen hängt davon ab, ob die Stornierung manuell oder automatisch erfolgt.
Manuelle Buchungsstornierung
So stornieren Sie eine Buchung manuell im VRMS:
Klicken Sie in der Buchungsliste auf «Vollansicht», um die Buchungsdetails zu öffnen.
Klicken Sie in den Details auf die Schaltfläche «Stornieren».
Es öffnet sich ein Pop-up mit den verfügbaren Stornierungsoptionen:
Vollständige Rückerstattung
Kreditkartenzahlungen: Für jede vorhandene Zahlung wird eine Rückerstattungszeile generiert.
Offline-Zahlungen (Überweisung, Barzahlung usw.): Alle Zahlungen werden in einer einzigen ausstehenden Rückerstattung zusammengefasst.
Teilweise Rückerstattung
Kreditkartenzahlungen: Rückerstattungen werden in umgekehrter Reihenfolge (von der letzten zur ersten) verarbeitet, bis der zu erstattende Betrag gedeckt ist.
Offline-Zahlungen: Wenn Online-Rückerstattungen den Gesamtbetrag nicht abdecken, generiert das System automatisch eine ausstehende Rückerstattung für die Differenz.
Zahlungsart-Auswahl
Wenn eine Kartenzahlung vorhanden ist, wird diese Option standardmäßig angezeigt.
Wenn Sie eine Offline-Methode auswählen, wird eine ausstehende Offline-Rückerstattung hinzugefügt.
Automatische Stornierung
Wenn die Buchung über das Portal storniert wird, werden die Rückerstattungszeilen automatisch gemäß der Stornierungsgebühr generiert.
Alle ausstehenden Zahlungen werden automatisch storniert.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn die Karte keine Abbuchungen mehr zulässt?
Was passiert, wenn die Karte keine Abbuchungen mehr zulässt?
Das System benachrichtigt Sie, wenn die Karte nicht mehr für Transaktionen verfügbar ist.
Kann ich eine bereits mit Kreditkarte verarbeitete Zahlung bearbeiten?
Kann ich eine bereits mit Kreditkarte verarbeitete Zahlung bearbeiten?
Nein. Aus Sicherheitsgründen können bereits verarbeitete Zahlungen nicht mehr über die Übersicht geändert oder storniert werden.
Welche Karte wird standardmäßig verwendet?
Welche Karte wird standardmäßig verwendet?
Es wird immer die zuletzt hinzugefügte Karte verwendet, Sie können jedoch jede der tokenisierten Karten nutzen.
Können Rückerstattungen geplant werden?
Können Rückerstattungen geplant werden?
Nein. Kartenzahlungs-Rückerstattungen müssen sofort ausgeführt werden.
Warum erlaubt mir das System nicht, eine Kreditkarte vom Gast anzufordern?
Warum erlaubt mir das System nicht, eine Kreditkarte vom Gast anzufordern?
Das System erlaubt die Anforderung einer Kreditkarte vom Gast nur dann, wenn ausstehende Zahlungen vorhanden sind, deren registrierte Zahlungsart Kreditkarte ist.