Konfigurieren Sie die Kaution flexibel und schaffen Sie Vertrauen bei Ihren Gästen
Die Kaution ist ein wichtiges Instrument, um Ihre Unterkünfte vor Schäden oder Vertragsverstößen zu schützen. Eine unzureichende Verwaltung kann jedoch zu Buchungsfehlern, Verwirrung oder sogar Konflikten mit Gästen führen. Das VRMS ermöglicht es Ihnen, die Kaution flexibel zu konfigurieren, sie an jede Immobilie anzupassen und deren Rückgabe zu automatisieren, was die Effizienz steigert und das Vertrauen Ihrer Kunden stärkt.
Wo wird die Kaution konfiguriert?
Je nach Ihren betrieblichen Anforderungen können Sie die Kaution auf zwei Ebenen definieren:
Globale Konfiguration (für alle Unterkünfte)
Globale Konfiguration (für alle Unterkünfte)
Pfad: Tarif → Extra → Kaution (erstattungsfähig)
Verwenden Sie diese Option, wenn Betrag und Verfahren für alle Ihre Immobilien identisch sind.
Individuelle Konfiguration (pro Unterkunft)
Individuelle Konfiguration (pro Unterkunft)
Pfad: Objekt-Datensatz → Extra
Ideal, wenn Sie je nach Unterkunft unterschiedliche Beträge, Zahlungsmethoden oder Fristen anwenden möchten.
Wie wird die Kaution bezahlt?
Zahlungszeitpunkt
Pfad: Objekt-Datensatz → Wann zu zahlen
Veefügbare Optionen:
Bei der Buchung.
Bei der Ankunft.
Mit der letzten Zahlung vor der Ankunft.
Nützlicher Tipp
Es wird empfohlen, die Kautionszahlung auf «bei der Ankunft» einzustellen, um eine bessere Gästeerfahrung zu gewährleisten.
Zahlungsmethode
Pfad: Objekt-Datensatz → Zahlungsmethode
Verfügbare Optionen:
Banküberweisung
Scheck
Urlaubscheck (Chèque vacances)
Barzahlung
Karte (physisches oder virtuelles POS-Terminal)
Kartensperrung
PayPal (nur für die erste Zahlung über die Website)
Wichtige Hinweise
Wenn Sie mit Kartenabbuchung oder Kartensperrung arbeiten, muss die Rückerstattung ebenfalls per Karte erfolgen.
Wenn Sie Avantio Payments verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie immer eine einzige Zahlungsmethode für Abbuchung und Rückerstattung verwenden:
Abbuchung und Rückerstattung per Karte
Sperrung und Freigabe per Karte
Abbuchung oder Sperrung der Kaution per Karte
Bei der Verwendung von Kredit- oder Debitkarten bietet das System zwei Verwaltungsoptionen:
Kartenabbuchung: Der Betrag wird wie jede andere Zahlung direkt von der Karte des Gastes abgebucht.
Kartensperrung (Vorautorisierung): Der Betrag wird vorübergehend blockiert, ohne abgebucht zu werden. Das Geld wird nicht überwiesen; es wird lediglich einbehalten, bis es freigegeben oder eingezogen wird.
Wie funktioniert die Kartensperrung?
Die Vorautorisierung hat folgende Eigenschaften:
Der Betrag wird nicht abgebucht, nur gesperrt.
Die Frist ist begrenzt (zwischen 5 und 30 Tagen, je nach Bank oder Plattform).
Wenn der Betrag nicht eingezogen wird, gibt die Bank ihn automatisch frei.
Wichtige Hinweise
Die Frist wird hauptsächlich von der kartenausgebenden Bank bestimmt;
Fehlt eine spezifische Konfiguration, gilt die Frist der akquirierenden Plattform;
Bei VISA- und MasterCard-Karten beträgt sie in der Regel 7 bis 14 Tage;
Es kann nur der Gesamtbetrag freigegeben oder eingezogen werden — eine teilweise Freigabe oder Einziehung ist nicht möglich.
Nützlicher Tipp
Legen Sie das Rückgabedatum innerhalb des von der Zahlungsplattform erlaubten Limits fest, um Probleme zu vermeiden.
Wann wird die Kaution zurückerstattet?
Sie können die Rückgabefrist basierend auf dem Abreisedatum des Gastes festlegen:
am selben Abreisetag,
zwischen 1 und 6 Tagen danach,
zwischen 1 und 2 Wochen danach.
Pfad: Extra → Erstattungsfähige Kaution → Rückgabemethode
Bei einer Sperrung wird sie automatisch gemäß der von der Bank oder Zahlungsplattform erlaubten Frist freigegeben:
Der Betrag wird je nach Zahlungsplattform oder Bank zwischen 5 und 30 Tagen einbehalten.
Wird die Transaktion nicht eingezogen (autorisiert), gibt die Bank den Betrag automatisch frei.
Die Frist wird hauptsächlich von der kartenausgebenden Bank (des Gastes) bestimmt.
Fehlt eine spezifische Konfiguration, gilt die Frist des Acquirers (z. B. Zahlungsplattform oder Bank).
Bei VISA- und MasterCard-Karten beträgt sie in der Regel 7 bis 14 Tage.
Wichtige Hinweise
Es kann nur der Gesamtbetrag der vorautorisierte Kaution freigegeben oder eingezogen werden. Eine teilweise Freigabe oder Einziehung ist nicht möglich.
Nützlicher Tipp
Wenn Sie mit Kartensperrungen arbeiten, stellen Sie sicher, dass die Rückgabefrist das von der Zahlungsplattform erlaubte Limit nicht überschreitet.
Anpassung der Vorautorisierungsfrist
Passen Sie das Verhalten der Sperrungen an Ihre Zahlungsplattform an und verbessern Sie die Kautionsverwaltung.
Das System verfügt über eine erweiterte Funktion zur Anpassung der Sperrfrist der Kaution, die je nach Zahlungsplattform konfiguriert werden kann.
Voraussetzungen
Das Extra für die erstattungsfähige Kaution muss konfiguriert sein;
Wählen Sie zwischen zwei möglichen Verhaltensweisen:
Kombinierte Logik
die im Extra konfigurierte Einstellung wird als Minimum angewendet;
der von der Plattform erlaubte Höchstwert wird als Obergrenze angewendet.
Wenn die Extra-Frist eingehalten wird → gilt die Extra-Konfiguration.
Wenn sie nicht eingehalten wird → gilt das Maximum der Plattform.
Beispiel:
Plattform: Vorautorisierung bis zu 30 Tagen;
Kautions-Extra: Rückgabe 14 Tage nach dem Check-out;
Buchung:
Check-in: 01.10.2025
Check-out: 22.10.2025
Sperrdatum: 01.10.2025
Verfügbarkeit der Vorautorisierung gemäß Plattform: bis 30.10.2025
Freigabedatum gemäß Extra: 05.11.2025
Da das Freigabedatum der Kaution in diesem Fall das von der Plattform erlaubte Limit überschreitet, wird die benutzerdefinierte Konfiguration angewendet.
Standardlogik
Es wird immer die von der Zahlungsplattform festgelegte Frist angewendet, unabhängig von der im Extra definierten Konfiguration.
Dies ist die ideale Option für Administratoren, die eine standardisierte und automatische Verwaltung ohne objektspezifische Anpassungen anstreben.
Die Verwaltung der Kaution im VRMS ermöglicht es Ihnen, operative Kontrolle und Flexibilität zu kombinieren, sei es durch globale oder individuelle Konfiguration, die Definition verschiedener Zahlungsmethoden oder die Automatisierung der Rückgabe.
Mit den Optionen für Abbuchung, Sperrung und Fristanpassung gewinnt Ihre Agentur an Effizienz, Sicherheit und Transparenz und bietet Ihren Gästen gleichzeitig eine klarere und zuverlässigere Erfahrung.