Zentralisiere Ausgaben, organisiere Zahlungsbedingungen und erhalte einen klaren Überblick über die tatsächliche Marge deiner Buchungen
Die Verwaltung von Zahlungen an Anbieter kann kompliziert erscheinen, aber mit diesem Tool in Avantio wird der Prozess vereinfacht und übersichtlicher.
Vom Erfassen der Ausgaben bis zur Kontrolle der Zahlungsbedingungen kannst du alle Informationen an einem Ort organisieren.
So erhältst du einen genauen Überblick über die tatsächliche Marge deiner Buchungen und vermeidest Verwirrung in der Buchhaltung.
Was sind Zahlungen an Anbieter und warum sollte man sie konfigurieren?
Dieses Modul funktioniert wie ein Assistent, der wiederkehrende Aufgaben automatisiert: Es berechnet Kosten, erfasst Zahlungen und bündelt alle Informationen im VRMS.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
Den Gewinn jeder Buchung genau einsehen.
Einfach vergleichen, was die Gäste zahlen und welche tatsächlichen Ausgaben anfallen.
Zugriff auf übersichtliche Listen offener und bereits getätigter Zahlungen.
Einzelne Zahlungen je nach Service anlegen oder bearbeiten.
Gerade für Agenturen, die mit mehreren Anbietern arbeiten, ist das eine besonders hilfreiche Lösung, da alle Informationen in einer Umgebung gebündelt werden.
Wichtige Details
Die Liste der Zahlungen an Anbieter dient als interne Übersicht. Es können keine Zahlungen direkt ausgeführt, sondern nur erfasst und verwaltet werden.
Wie erstelle ich eine Zahlungsregel?
Schritt 1. Gehe zu den Zahlungseinstellungen
Schritt 1. Gehe zu den Zahlungseinstellungen
Öffne das VRMS-Modul, gehe zum Bereich „Anbieter“ und öffne den Abschnitt „Liste“.
Öffne das Profil eines bereits angelegten Anbieters.
Wähle unter „Einstellungen der Services“ den Bereich „Zahlungen“.
Klicke auf „Konfigurieren“ neben dem zugehörigen Extra.
Schritt 2. Lege die Basisdaten fest
Schritt 2. Lege die Basisdaten fest
Vergib einen Namen für die Regel.
Wähle die Zahlungsart: Prozentsatz oder fester Betrag.
Wähle die Zahlungsmethode im Dropdown-Menü.
Wende die entsprechende Mehrwertsteuer an.
Gib das Zahlungsdatum an.
Lege die Bedingung für die automatische Zahlungserstellung fest.
Verknüpfe die Unterkünfte
Entscheide, ob alle Unterkünfte des Anbieters oder nur bestimmte einbezogen werden sollen.
Nutze Filter (Klasse, Tags, Standort oder Gebäude) für eine gezielte Auswahl.
Überprüfe die Zusammenfassung
Kontrolliere alle Einstellungen in der Vorschau.
Nimm bei Bedarf Anpassungen vor, bevor du speicherst.
Schritt 3. Lege den Geltungsbereich der Regel fest
Schritt 3. Lege den Geltungsbereich der Regel fest
Entscheide, ob die Regel nur für zukünftige Buchungen gilt oder auch rückwirkend Zahlungen für bereits erfasste Buchungen erstellt werden sollen.
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Regel erstellen → Zahlungen werden nur für Buchungen generiert, die ab dem Erstellungsdatum der Regel eingehen.
Regel und Zahlungen erstellen → Zahlungen werden rückwirkend generiert, sowohl für neue als auch für bereits vor Erstellung der Regel erfasste zukünftige Buchungen.
Wichtige Details
Nutzer benötigen die Berechtigung „Verwaltung von Zahlungen an Anbieter“.
Praxistipp
Verwende klare und aussagekräftige Namen für die Regeln, z. B. „Reinigung – Fester Prozentsatz“. So findest du sie später leichter wieder.
Wie bearbeite ich eine bestehende Regel?
Gehe im Anbieterprofil zu
Einstellungen der Services → Zahlungen.Klicke direkt auf den Service, den du ändern möchtest, oder nutze das Symbol mit den drei vertikalen Punkten
.
Nach der Änderung erscheinen zwei Optionen:
Nur die Regel ändern: Offene Zahlungen behalten die alte Einstellung und werden individuell. Neue Zahlungen werden mit der aktualisierten Regel erstellt.
Regel und Zahlungen ändern: Offene Zahlungen werden mit der neuen Einstellung aktualisiert, auch für zukünftige Buchungen, die vor der Änderung erfasst wurden.
Wichtige Details
Zahlungen, die bereits als „Bezahlt“ markiert sind, können nicht bearbeitet werden.
Wie lösche ich eine Regel oder einen Anbieter?
Beim Löschen zeigt das System einen Hinweis zu den zugehörigen Zahlungen an:
Nur die Regel löschen: Offene Zahlungen werden individuell und können in der Zahlungsliste bearbeitet werden.
Regel und Zahlungen löschen: Offene Zahlungen werden vollständig entfernt.
Wenn das Profil eines Anbieters gelöscht wird:
Nur den Anbieter löschen: Aufgaben werden entkoppelt und offene Zahlungen werden individuell.
Anbieter und Zahlungen löschen: Offene Zahlungen werden vollständig entfernt.
Häufige Fehler
Vergessen, offene Zahlungen vor dem Löschen einer Regel oder eines Anbieters zu prüfen. Um Datenverlust zu vermeiden, wähle im Zweifel immer die Option, die den Verlauf erhält.
Die Konfiguration von Zahlungen an Anbieter in Avantio ermöglicht es dir, die Verwaltung zu zentralisieren, Fehler zu reduzieren und die finanzielle Kontrolle deiner Agentur zu vereinfachen.
Mit klaren Regeln, passenden Berechtigungen und regelmäßigen Überprüfungen hast du immer einen genauen Überblick über die Kosten und mehr Kontrolle über jede Transaktion.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn ich eine rückwirkende Regel erstelle?
Was passiert, wenn ich eine rückwirkende Regel erstelle?
Es werden Zahlungen für zukünftige Buchungen generiert, auch für solche, die vor Erstellung der Regel erfasst wurden. Vergangene Buchungen sind nicht betroffen.
Kann ich einzelne Zahlungen nach dem Einrichten einer Regel bearbeiten?
Kann ich einzelne Zahlungen nach dem Einrichten einer Regel bearbeiten?
Ja, solange sie nicht als „Bezahlt“ markiert sind.
Was passiert mit Aufgaben, wenn ich einen Anbieter lösche?
Was passiert mit Aufgaben, wenn ich einen Anbieter lösche?
Sie werden automatisch entkoppelt. Offene Zahlungen werden je nach gewählter Option bearbeitbar oder gelöscht.
Brauche ich spezielle Berechtigungen dafür?
Brauche ich spezielle Berechtigungen dafür?
Ja, die Berechtigung „Verwaltung von Zahlungen an Anbieter“ muss aktiviert sein, um Regeln zu erstellen oder zu bearbeiten.
Wie filtere ich Unterkünfte, wenn ich sie einer Regel zuordne?
Wie filtere ich Unterkünfte, wenn ich sie einer Regel zuordne?
Du kannst Filter wie Klasse, Tags, Standort oder Gebäude verwenden.