Zentralisiere die Kommunikation, vermeide Missverständnisse und halte deine Anbieter in Echtzeit auf dem Laufenden
Die Koordination externer Unternehmen kann eine Herausforderung sein: verpasste Anrufe, unbeantwortete Nachrichten, Verwirrung bei den Zeiten.
Mit dem Anbieter-Intranet von Avantio ändert sich das. Deine Anbieter erhalten ihren eigenen Zugang zum VRMS, sehen ihre Aufgaben sofort und können direkt mit dir kommunizieren. Du gewinnst an Kontrolle, sie an Eigenständigkeit – und alle gemeinsam an Effizienz.
Schauen wir uns an, was dieses Tool bietet und wie es deine Zusammenarbeit mit Anbietern verändern kann.
Was ist das Anbieter-Intranet?
Es handelt sich um ein im VRMS integriertes Tool, das deinen Anbietern einen sicheren und aktuellen Zugriff auf Informationen zu ihren Dienstleistungen (Reinigung, Bettwäsche, Kinderbetten, Willkommenspakete, Zustellbetten usw.) ermöglicht.
Eine Lösung, die deinen externen Partnern denselben Informationsstand und dieselbe Flexibilität bietet, wie du sie im VRMS hast.
Über ihr eigenes Intranet können sie offene Aufgaben einsehen, erledigte markieren und direkt mit dir chatten – ganz ohne Umwege.
Hauptvorteile
Mehr als nur ein Kommunikationstool: Das Anbieter-Intranet spart Zeit, reduziert Fehler und gibt dir die operative Kontrolle.
Volle Kontrolle: Sieh auf einen Blick, welche Services noch offen und welche bereits erledigt sind.
Direkte Kommunikation: Ein integrierter Chat verhindert Missverständnisse.
Flexibilität: Anbieter, Status oder Termine jederzeit ändern.
Mobiler Zugriff: Als Web-App auf Smartphones und Tablets verfügbar.
Wie aktiviere ich das Anbieter-Intranet?
Die Einrichtung ist einfach: Du musst nur den Zugang in der Anbieter-Karte aktivieren und die passenden Berechtigungen vergeben.
Schritt für Schritt: So gibst du deinen Anbietern Zugang
Schritt für Schritt: So gibst du deinen Anbietern Zugang
Gehe ins VRMS-Modul und wähle im linken Menü „Anbieter“. Klicke dann auf „Liste“.
Wähle den Anbieter aus, dem du Zugang geben möchtest, oder lege einen neuen an.
Füge eine gültige E-Mail-Adresse hinzu.
Setze das Häkchen bei „Zugangsdaten an die E-Mail des Anbieters senden“, damit er sein Passwort festlegen kann.
Berechtigungen und Zugriffslevel für Anbieter
Berechtigungen und Zugriffslevel für Anbieter
Standardmäßig sehen Anbieter keine Gäste-Daten. Falls nötig, kannst du ihnen Zugriff auf Folgendes geben:
Basis-Anbieter: Zuweisungen sehen, Aufgabenstatus ändern und Nachrichten senden.
Unterkunftsadresse sehen: Adresse der Unterkunft einsehen, in der der Gast wohnt.
Gästezeiten sehen: An- und Abreisezeiten des Gastes sowie den Status des Online Check-in einsehen.
Gästeinformationen sehen: Wichtige Gastdaten einsehen (Name, E-Mail, Sprache usw.)
Zusätzliche Notizen sehen: Zusätzliche Notizen zur Unterkunft einsehen.
Das sehen deine Anbieter im Intranet
Die Oberfläche ist so gestaltet, dass jeder Anbieter seine Arbeit in Echtzeit verwalten kann.
Hauptübersicht
Schnellfilter: Aufgaben für heute, morgen und die nächsten 7 Tage.
Erweiterte Filter: Für detailliertere Suchen.
Service-Liste: Mit Datum, Uhrzeit, Aufgabe, Unterkunft und direktem Link zu Google Maps.
Chat-Spalte: Gelesene/ungelesene Nachrichten und neue Unterhaltungen mit dir.
Service-Status: Offen oder erledigt (mit nur einem Klick markierbar).
Erweiterte Informationen
Mit einem Klick auf eine Servicezeile kann der Anbieter Folgendes einsehen:
Buchungsstatus (Anreise ausstehend, laufend, Abreise erledigt).
Ungelesene Nachrichten.
Buchungsdaten: An- und Abreisedatum, Buchungs-Nr., Status, Nächte und Gästeanzahl.
Informationen zur vorherigen und nächsten Buchung.
Unterkunftsinformationen: Name, Adresse mit Google Maps-Link, Aufteilung der Schlafzimmer und Bäder.
Schnellaktionen
Über die drei Punkte rechts können sie:
Den Service als offen oder erledigt markieren.
Details zur Aufgabe einsehen.
Eine Nachricht an die Agentur senden (auch mit Foto).
Praxisbeispiel
Der Kühlschrank funktioniert nicht mehr und es steht Wasser in der Küche. Es ist dringend, dass ein Techniker kommt, da heute Nachmittag ein Gast anreist.
Best Practices
Mit diesen einfachen Gewohnheiten holst du das Beste aus dem Intranet heraus und verbesserst die Kommunikation mit deinen Partnern.
Überprüfe regelmäßig die Berechtigungen jedes Anbieters.
Ermutige deine Anbieter, die Schnellfilter zu nutzen, um Zeit zu sparen.
Nutze den integrierten Chat statt WhatsApp oder verstreuter Anrufe – so bleibt alles an einem Ort dokumentiert.
Das Anbieter-Intranet gibt dir mehr Kontrolle, direkte Kommunikation und Flexibilität bei der Koordination der Services deiner Agentur.
Jetzt, wo du weißt, wie du es aktivierst und wie es funktioniert, ist der nächste Schritt, deine Anbieter zu motivieren, die Web-App auf ihrem Smartphone oder Tablet zu installieren, um noch effizienter zu arbeiten.
Häufig gestellte Fragen
Welche Anbieter können das Intranet nutzen?
Welche Anbieter können das Intranet nutzen?
Jeder externe Dienstleister, wie Reinigungsfirmen, Bettwäsche-Service, Kinderbetten, Willkommenspakete oder Zustellbetten, dem Zugang gewährt wurde.
Muss jeder Anbieter eine E-Mail-Adresse haben?
Muss jeder Anbieter eine E-Mail-Adresse haben?
Ja, eine gültige E-Mail-Adresse ist erforderlich, um die Zugangsdaten zu versenden.
Können Anbieter die Daten meiner Kunden sehen?
Können Anbieter die Daten meiner Kunden sehen?
Standardmäßig nicht. Nur wenn du ihnen spezielle Berechtigungen gibst, können sie Kontakte, Adressen oder Ankunfts-/Abfahrtszeiten sehen.
Können die Servicedaten exportiert werden?
Können die Servicedaten exportiert werden?
Ja, im Verwaltungsbereich kannst du die Informationen als Excel- oder CSV-Datei exportieren.