So nutzt du die Liste der Buchhaltungsdokumente
Die Buchhaltung deines Unternehmens besteht nicht nur aus dem Ausstellen von Rechnungen: Du musst auch Gutschriften, Quittungen, Proformas und Zahlungsbelege im Blick behalten. Bisher wurden diese Dokumente verstreut in der alten „Rechnungsliste“ verwaltet. Mit der neuen Liste der Buchhaltungsdokumente hast du alle finanziellen Aufzeichnungen deiner Vorgänge an einem Ort. So findest du Informationen schneller, kannst den Status der Zahlungen und offiziellen Datenexporte prüfen und gewinnst Sicherheit im Tagesgeschäft.
Schritt 1. Zugriff auf die Liste
Gehe zu Buchhaltung → Rechnungsstellung → Liste der Buchhaltungsdokumente.
Du siehst eine Tabelle, die alle Dokumente deines Unternehmens zusammenfasst.
Schritt 2. Dokumenttypen verstehen
In der Liste findest du verschiedene Dokumenttypen, die jeweils eine bestimmte Funktion haben:
Rechnung: Belegt den Verkauf einer Dienstleistung oder Buchung.
Gutschrift: Korrigiert eine ausgestellte Rechnung.
Quittung: Bestätigt den Erhalt einer (Teil-)Zahlung zu einer Rechnung.
Proforma: Vorab-Dokument ohne steuerliche Gültigkeit, dient als Kostenvoranschlag.
Zahlungsbeleg: Bestätigt, dass der Gast eine Zahlung geleistet hat.
Schritt 3. Wichtige Informationen verstehen
Jede Zeile der Liste zeigt relevante Daten:
Empfänger: Wer das Dokument erhält (Gast oder Eigentümer).
Ausstellungsdatum: Wann das Dokument erstellt wurde.
Firmenname und Nummer: Die ausstellende Einheit (Name des Unternehmens oder Eigentümers) und die Seriennummer.
Zahlungsstatus: Offen, teilweise bezahlt oder bezahlt.
Versandstatus: Per E-Mail versendet oder nicht versendet.
Offizielle Datenexporte: Erfüllung von Vorgaben wie Veri*factu oder Ticketbai (exportiert, mit Fehlern, in Bearbeitung, nicht erforderlich).
Die Farben helfen dir, den Status zu erkennen:
Orange → Fehler beim Datenexport.
Grau → Versand nicht erforderlich.
Grün → Dokument versendet oder Fehler bereits behoben.
Schritt 4. Filter und Suche nutzen
Um die Verwaltung zu erleichtern, kannst du filtern nach:
Dokumenttyp (Rechnungen, Quittungen usw.).
Inhalt (Zusatzleistungen, Buchungen, Ausgaben).
Status von Zahlung, Versand oder Datenexport.
Datum (Ausstellung oder Vorgang).
Unterkunft, Buchungsnummer oder Herkunftsportal.
So sparst du dir manuelle Suchen und hast die wirklich wichtigen Informationen sofort im Blick.
Schritt 5. Aktionen für Dokumente
Für jedes Dokument stehen dir verschiedene Aktionen zur Verfügung:
Als PDF herunterladen.
Per E-Mail versenden.
Quittung erstellen (nur bei Rechnungen).
Gutschrift/Abrechnung erstellen (wenn nötig).
Du kannst außerdem die gesamte Liste als Excel- oder CSV-Datei exportieren und extern auswerten.
Die neue Liste der Buchhaltungsdokumente zentralisiert und vereinfacht deine Finanzverwaltung. Dank erweiterter Filter, klarer Statusanzeigen und Exportfunktionen arbeitest du sicherer und effizienter.
Diese Änderung vereint nicht nur alles an einem Ort, sondern optimiert auch die Kontrolle über dein Geschäft – für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei jedem Vorgang.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn ein Dokument beim Datenexport den Status „Mit Fehlern“ hat?
Was passiert, wenn ein Dokument beim Datenexport den Status „Mit Fehlern“ hat?
Das bedeutet, dass es nicht korrekt an die Steuerbehörde übermittelt werden konnte. In der Spalte für den Datenexport kannst du die Fehlerdetails einsehen und beheben, bevor du das Dokument erneut versendest.
Warum erscheinen manche Dokumente grau und ohne Versandoption?
Warum erscheinen manche Dokumente grau und ohne Versandoption?
Nicht alle Dokumente müssen offiziell exportiert oder versendet werden. Zum Beispiel kann ein Zahlungsbeleg als „nicht erforderlich“ markiert sein.
Kann ich die Liste auch am Handy einsehen?
Kann ich die Liste auch am Handy einsehen?
Ja. Die Oberfläche wurde responsiv gestaltet, sodass du Dokumente von jedem Gerät aus prüfen kannst.
Wie unterscheide ich zwischen einer Quittung und einem Zahlungsbeleg?
Wie unterscheide ich zwischen einer Quittung und einem Zahlungsbeleg?
Die Quittung wird von deinem Verwaltungssystem beim Erfassen einer Zahlung erstellt. Der Zahlungsbeleg stammt meist von der Bank oder dem Zahlungsdienstleister als Bestätigung der Transaktion.