Zentralisieren, vereinfachen und Vertrauen gewinnen
Die Verwaltung von Unterkünften bedeutet, Eigentümer auf dem Laufenden zu halten und ihnen Zugang zu wichtigen Daten zu geben. Mit der Eigentümer-Intranet reduzierst du nicht nur Rückfragen und wiederkehrende Aufgaben, sondern baust auch Beziehungen auf, die auf Transparenz, Kontrolle und Sicherheit basieren.
Was ist die Eigentümer-Intranet und warum ist sie so nützlich?
Die Eigentümer-Intranet ist eine Plattform, die speziell dafür entwickelt wurde, dass deine Eigentümer alle relevanten Informationen zu den von dir verwalteten Unterkünften einsehen und verwalten können. Ein zentraler Ort, der alles Notwendige bündelt und deiner Agentur Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben spart – mit dem Vorteil einer flexiblen Transparenz. Denn du entscheidest, welches Informationsniveau du mit welchem Eigentümer teilst und kannst dies jederzeit anpassen. Gleichzeitig genießen die Eigentümer die Sicherheit, jederzeit Zugriff auf ihre Informationen zu haben.
Auf einen Blick kann der Eigentümer auf Folgendes zugreifen:
Seine Unterkünfte: Details und Merkmale jeder Immobilie.
Buchungen: Übersichtliche Nachverfolgung der Belegungen.
Abrechnungen: Aktuelle Informationen zu Zahlungen.
Managementberichte: Leistungsdaten und wichtige Kennzahlen.
Hauptvorteile
Zeitersparnis für die Agentur: Durch die Bündelung der Informationen werden Rückfragen und manuelle Aufgaben reduziert.
Volle Kontrolle über die Transparenz: Die Agentur legt von Anfang an fest, welche Informationen jeder Eigentümer sehen darf und kann dieses Zugriffslevel jederzeit anpassen.
Direkte Verwaltung durch den Eigentümer: Überwachung und Selbstverwaltung bestimmter Schlüsselaspekte, innerhalb der von der Agentur festgelegten Parameter.
Zentralisierte Informationen: Alles an einem Ort, jederzeit zugänglich.
Bessere Kommunikation: Optimiert die Interaktion zwischen deiner Agentur und den Eigentümern.
Schritt für Schritt: So gibst du Eigentümern Zugang zur Intranet
Den Zugang zur Intranet für deine Eigentümer einzurichten ist einfach und funktioniert so:
Öffne das Eigentümerprofil (falls noch nicht vorhanden, siehe diesen Artikel).
Klicke auf „Bearbeiten“.
Gehe zum Bereich „Intranet für Eigentümer“.
Aktiviere die Option „Intranet aktivieren“.
Gib die einzigartige E-Mail-Adresse des Eigentümers im Benutzerfeld ein.
Weise die gewünschten Zugriffsrechte zu.
Auf Details achten
Jeder Eigentümer muss sich mit einer exklusiven E-Mail-Adresse registrieren, da in Avantio jede E-Mail nur einmal im gesamten System verwendet werden kann.
Diese E-Mail darf nicht bereits mit einem anderen Unternehmen, das Avantio nutzt, verknüpft sein.
Ist die E-Mail bereits im System registriert, fordert das System eine andere Adresse an.
In solchen Fällen empfiehlt es sich, eine andere E-Mail-Adresse zu verwenden oder die Agentur, bei der die E-Mail ursprünglich genutzt wurde, zu bitten, diese aus ihrem Konto zu entfernen.
Kontosicherheit – 2FA-Einrichtung für Eigentümer
Es ist möglich, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) auch für Eigentümerprofile über das Unternehmen-Einstellungsmodul zu aktivieren.
Bei Aktivierung dieser Option kannst du zwischen zwei Einstellungen wählen:
Verpflichtend (empfohlen): Alle Eigentümer müssen 2FA für den Zugang nutzen.
Optional: Jeder Eigentümer entscheidet selbst, ob er die sichere Verbindung aktiviert.
Was passiert, wenn die Einstellung optional ist?
In diesem Fall muss jeder Eigentümer bei jedem Zugriff von einer anderen IP-Adresse eine sichere Verbindung bestätigen.
Der Ablauf ist wie folgt:
Der Eigentümer gibt seine Zugangsdaten ein.
Es erscheint ein Hinweis auf dem Bildschirm, dass eine E-Mail zur Bestätigung des sicheren Zugangs gesendet wurde.
Der Eigentümer erhält die E-Mail und muss auf „Confirm secure connection“ klicken.
4. Nach Bestätigung der Verbindung ist der Zugang freigeschaltet und der Eigentümer kann wie gewohnt auf sein Konto zugreifen.
Diese Maßnahme bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und schützt das Konto vor unbefugtem Zugriff.
Vergabe von Zugriffsrechten
Du entscheidest, was jeder Eigentümer in seiner Intranet sehen oder tun darf. Nur Buchungen einsehen? Oder auch Daten bearbeiten?
Für detaillierte Informationen zur Rechtevergabe empfehlen wir diesen Artikel.
Nützlicher Tipp
Starte mit grundlegenden Rechten und erweitere sie nur bei Bedarf.
Best Practices
Richte anfangs mit Einschränkungen ein und lockere diese später je nach Vertrauen oder Vereinbarung.
Einen Eigentümer in der Intranet anzulegen bedeutet mehr Kontrolle, mehr Transparenz und weniger Aufwand. Mit dieser Konfiguration zentralisierst du Informationen, erleichterst die Kommunikation und optimierst deinen Arbeitsalltag.
Jetzt, da deine Eigentümer Zugang haben, wirst du sehen, wie sich die Zusammenarbeit verbessert und die Verwaltung deiner Agentur einfacher wird.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich dieselbe E-Mail-Adresse für mehrere Eigentümer verwenden?
Kann ich dieselbe E-Mail-Adresse für mehrere Eigentümer verwenden?
Nein, jeder Eigentümer benötigt eine eigene, eindeutige E-Mail-Adresse, die als Zugang zur Intranet dient. Das gewährleistet Sicherheit und eine eindeutige Zuordnung jedes Kontos.
Was mache ich, wenn die E-Mail eines Eigentümers bereits von einer anderen Agentur in Avantio registriert ist?
Was mache ich, wenn die E-Mail eines Eigentümers bereits von einer anderen Agentur in Avantio registriert ist?
Bitte den Eigentümer, eine andere E-Mail-Adresse anzugeben, oder fordere die vorherige Agentur auf, das mit dieser E-Mail verknüpfte Konto zu löschen. Avantio kann keine Nutzer anderer Agenturen löschen; die Verwaltung muss direkt zwischen Eigentümer und der Agentur erfolgen, bei der die E-Mail registriert ist.
Kann ich für jeden Eigentümer unterschiedliche Rechte vergeben?
Kann ich für jeden Eigentümer unterschiedliche Rechte vergeben?
Ja, nach der Einrichtung des Zugangs kannst du individuell festlegen, welche Informationen jeder Eigentümer in seiner Intranet einsehen oder bearbeiten darf – ganz nach deinen Bedürfnissen und den Vereinbarungen mit den Eigentümern.
Kann eine Unterkunft mehrere Eigentümer im System haben?
Kann eine Unterkunft mehrere Eigentümer im System haben?
Ja, im System kann ein Miteigentümer im Unterkunftsprofil hinzugefügt werden. Diese Angabe dient jedoch nur zur Information: Der Miteigentümer wird nicht in die Abrechnungs- oder Rechnungsstellungsprozesse (auch nicht in die Selbstabrechnung) einbezogen, die ausschließlich mit dem Haupteigentümer abgewickelt werden. Ein Zugang zur Eigentümer-Intranet für den Miteigentümer einer Unterkunft ist ebenfalls nicht möglich.