Warum die Zentralisierung von Eigentümern einen Unterschied macht
Die Verwaltung mehrerer Eigentümer in einer Agentur ist keine leichte Aufgabe. Alle Informationen an einem Ort zu bündeln, ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit: So behalten Sie die Kontrolle, erleichtern die Kommunikation und verwalten Verträge sowie Zahlungen ohne Überraschungen. In diesem Artikel wird klar und systematisch erklärt, wie Sie einen neuen Eigentümer im System anlegen, welche Vorteile das bietet und wie Sie die verfügbaren Tools optimal nutzen.
Wichtige Begriffe
Eigentümer-Intranet: Eine Online-Plattform, die Eigentümern einen sicheren und personalisierten Zugang zur Verwaltung ihrer Unterkunft bietet – mit Funktionen für Buchungsanfragen und Aktualisierungen sowie verschiedenen Zugriffs- und Berechtigungsstufen.
Tags: Schlagwörter, mit denen Sie E-Mails gezielt an bestimmte Gruppen von Kunden, Unterkünften, Eigentümern oder Portalen versenden können.
Einen Eigentümer anlegen
Das Ziel beim Anlegen eines Eigentümers im System ist es, die Informationen der Person oder Firma, die Unterkünfte über die Agentur verwalten lässt, zentral und organisiert zu erfassen. Durch die Registrierung eines Eigentümers können Sie:
Dessen Kontakt- und Steuerdaten an einem Ort speichern.
Zugriffsrechte für das Eigentümer-Intranet festlegen.
Die Verwaltung von Verträgen, Abrechnungen und Rechnungsstellung erleichtern.
Jeden Eigentümer mit Tags klassifizieren, um die Verwaltung effizienter zu gestalten.
Kurz gesagt: Einen Eigentümer anzulegen bedeutet, eine zentrale Steuerungsstelle zu schaffen, die Daten, Verträge, Zahlungen und Kommunikation im System miteinander verbindet.
Das richtet sich an:
Agenturen für Ferienvermietung mit mehreren Eigentümern.
Verwalter, die Daten zentralisieren müssen.
Verwaltungsteams, die für Rechnungsstellung und Kommunikation zuständig sind.
So legen Sie einen neuen Eigentümer an
Folgen Sie diesen Schritten, um einen vollständigen Datensatz zu erstellen:
1. Öffnen Sie im VRMS-Seitenmenü einen der folgenden Pfade:
Gehen Sie zu
Eigentümer → Eigentümerliste. Klicken Sie in der Oberfläche auf „Erstellen“.Gehen Sie zu Unterkünfte → Unterkunftsliste. Wählen Sie die gewünschte Unterkunft aus, um den Unterkunftsdatensatz zu öffnen. Klicken Sie dann auf „Bearbeiten“ und wählen Sie im Feld Eigentümer „Neu“ aus.
Mit beiden Optionen (a oder b) öffnet sich der Eigentümerdatensatz in einem neuen Fenster.
2. Füllen Sie die Pflichtfelder mit den Daten des Eigentümers aus. Achten Sie besonders auf folgende Angaben:
Vor- und Nachname.
Sprache (diese bestimmt die Sprache der Kommunikation mit dem Eigentümer, z. B. beim Versand von Vorlagen).
Gültige E-Mail-Adresse (für den Empfang und Versand von Mitteilungen).
Telefonnummer.
Buchhaltungsdaten (diese werden bei der Rechnungsstellung berücksichtigt).
3. Wenn Sie das Eigentümer-Intranet nutzen oder nutzen möchten, richten Sie den Zugang ein und vergeben Sie die entsprechenden Berechtigungen.
4. Optional können Sie Tags vergeben, um den Eigentümer zu kategorisieren, z. B. „VIP“, „Problematisch“ oder „Spezial“.
Eigentümerliste
Die Eigentümerliste bündelt die Kontakt- und Steuerdaten aller Eigentümer, die mit Ihrer Agentur zusammenarbeiten.
Wofür ist sie gedacht?
Verträge, Abrechnungen und Rechnungsstellung verwalten.
Zugang zum Intranet mit spezifischen Berechtigungen gewähren.
Zugriff
Pfad: Startseite → Eigentümer → Eigentümerliste
Was kann man dort tun?
Einen neuen Eigentümer anlegen.
Die Liste als Excel oder CSV exportieren.
Eigentümer mit Tags filtern.
Export der Liste
Das System ermöglicht es Ihnen, die Informationen zu exportieren, um außerhalb der Plattform damit zu arbeiten:
Excel: Daten in Spalten, ideal für Pivot-Tabellen.
CSV: Einfaches Format zum Importieren in andere Systeme.
Das ist praktisch, um Informationen mit der Verwaltung oder Buchhaltung zu teilen, individuelle Berichte zu erstellen und Daten in externen Tabellen zu analysieren.
Mit dieser Anleitung können Sie Eigentümer in Avantio vollständig und übersichtlich anlegen und Kontakt- sowie Steuerdaten zentralisieren.
Außerdem können Sie Berechtigungen vergeben, mit Tags klassifizieren und Listen exportieren – für eine zentrale, sichere und effiziente Verwaltung Ihrer Agentur.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich mehrere Eigentümer gleichzeitig anlegen?
Kann ich mehrere Eigentümer gleichzeitig anlegen?
Nein, jeder Eigentümer muss einzeln angelegt werden, um die Richtigkeit der Daten und Berechtigungen zu gewährleisten.
Was passiert, wenn ich keinen Tag vergebe?
Was passiert, wenn ich keinen Tag vergebe?
Sie können den Eigentümer nicht segmentieren oder bestimmte automatische Aktionen und Filter nutzen.
Wie aktualisiere ich die Berechtigungen eines bereits angelegten Eigentümers?
Wie aktualisiere ich die Berechtigungen eines bereits angelegten Eigentümers?
Öffnen Sie die Eigentümerliste, wählen Sie den Datensatz aus und passen Sie die Berechtigungen im Intranet an.
Kann ich nur bestimmte Eigentümer exportieren?
Kann ich nur bestimmte Eigentümer exportieren?
Ja, nutzen Sie Tags oder Statusfilter, um die gewünschten Datensätze vor dem Export auszuwählen.
Ist es verpflichtend, Zugang zum Intranet zu gewähren?
Ist es verpflichtend, Zugang zum Intranet zu gewähren?
Es ist nicht verpflichtend; ohne Zugang kann der Eigentümer jedoch keine wichtigen Informationen wie Buchungen, Rechnungen oder Statistiken einsehen. Die Aktivierung dieses Tools reduziert direkte Rückfragen und optimiert Verwaltung und Kommunikation.